Como medir a economia em gestão de viagens? Veja indicadores!
Controlar custos é uma prioridade para empresas de todos os tamanhos, e isso inclui um dos centros de despesa que mais cresce nas organizações: as viagens corporativas. Uma gestão eficiente dessas viagens não se resume apenas à compra de passagens ou reservas de hotel.
Trata-se de um processo estratégico que envolve planejamento, acompanhamento em tempo real e análise de indicadores que realmente demonstrem o impacto financeiro e produtivo das viagens realizadas.
Neste conteúdo, vamos apresentar os principais gastos associados às viagens corporativas, as variáveis que influenciam esses custos e, principalmente, os indicadores mais relevantes para medir a economia e a eficiência da gestão de viagens.
Se você quer aplicar boas práticas e busca dicas de economia em viagens, este blog é para você!
Por que medir a economia em viagens corporativas?
Empresas que desejam crescer de forma sustentável precisam olhar para as viagens com o mesmo cuidado que olham para folha de pagamento ou custos fixos.
Deixar de analisar os dados de viagens corporativas é desperdiçar oportunidades de economia e melhorias operacionais.
Além disso, a falta de controle pode gerar:
- Reservas fora da política interna;
- Pagamento de tarifas mais altas por falta de planejamento;
- Dificuldade em identificar excessos;
- Desalinhamento entre os objetivos da viagem e o retorno obtido.
Ou seja, medir a economia é essencial não apenas para cortar custos, mas para tomar decisões estratégicas sobre deslocamentos, produtividade e retorno sobre o investimento em viagens.
Quais são os principais custos envolvidos em uma viagem corporativa?
Vamos detalhar os componentes que normalmente compõem o orçamento de uma viagem de negócios.
1. Passagens e deslocamentos
As passagens (aéreas ou rodoviárias) representam uma parte significativa do custo. Fatores como a antecedência da compra, época do ano e rotas mais movimentadas influenciam diretamente no preço.
Empresas que não têm uma política clara ou um fluxo de aprovação eficiente tendem a pagar mais caro e, nesse sentido, implementar um PCP (Política de Controle de Passagens) é essencial para garantir maior previsibilidade, controle e economia nesse processo.
2. Transporte local
Táxis, apps de mobilidade, aluguel de carros e até mesmo o uso de veículos próprios geram despesas. E quando não há centralização ou padronização, esses gastos escapam facilmente do controle.
Por isso, é fundamental definir limites e preferências de fornecedores para deslocamentos urbanos.
3. Hospedagem
Hotéis localizados próximos ao local do compromisso ou com tarifas corporativas são ideais. No entanto, a ausência de uma lista pré-aprovada ou de critérios claros pode gerar reservas em locais inadequados, mais caros ou com estrutura deficiente.
Leia também: 5 motivos para reservar hotel pela Onfly!
4. Alimentação e diárias
A alimentação do colaborador durante a viagem é outro ponto importante. Algumas empresas oferecem um valor fixo diário, enquanto outras trabalham com reembolso. Em ambos os casos, é essencial ter transparência, políticas claras e monitoramento.
5. Multas e taxas administrativas
Cancelamentos, alterações e reservas de última hora podem gerar multas e taxas extras. Além disso, empresas que usam múltiplos sistemas ou planilhas manuais perdem eficiência e acumulam taxas de intermediação que poderiam ser evitadas com automação.
Quais indicadores monitorar em uma gestão de viagens corporativas?
Agora que você já conhece os principais gastos, vamos aos KPIs (Key Performance Indicators) que ajudam a medir a economia real e a eficiência da sua gestão de viagens.
1. Nível de satisfação do viajante
Um colaborador satisfeito tende a ser mais produtivo e seguir com mais facilidade as regras da empresa. Medir a experiência do viajante por meio de pesquisas pós-viagem ou avaliações de etapas do processo ajuda a identificar gargalos, desde a reserva até o retorno.
Exemplo de ação: se muitos colaboradores reclamam de voos com escalas desnecessárias ou longas esperas, isso pode impactar a performance e justificar ajustes na política.
2. Valor médio por passagem aérea
Este indicador mostra quanto a empresa está, de fato, gastando por bilhete emitido. Para ser útil, é preciso considerar:
- Trechos mais frequentes;
- Tarifa média por destino;
- Tempo de antecedência da compra.
Empresas com boa organização e ferramentas integradas, como as soluções da Onfly, conseguem emitir passagens com mais antecedência e pagar até 30% menos do que a média do mercado.
3. Cumprimento do orçamento
Monitorar o desvio entre o planejado e o executado por viagem, centro de custo ou colaborador é essencial. Exceder o orçamento de forma recorrente pode indicar falhas no planejamento ou desrespeito às regras.
Esse indicador também ajuda a avaliar o grau de previsibilidade das viagens, algo importante para áreas como financeiro e controladoria.
4. Índice de compras fora da política
Quantas reservas são feitas sem passar pelos canais oficiais? Esse índice mostra o nível de aderência dos colaboradores à política de viagens.
Quanto menor o índice, melhor. Ele demonstra que os colaboradores estão respeitando os limites de valores, prazos e fornecedores recomendados. Um índice alto sugere a necessidade de revisar as regras, treinar o time ou tornar os processos mais simples.
5. Custo total por viagem
Esse KPI considera o valor completo da viagem: transporte, hospedagem, alimentação, reembolsos e outros custos indiretos. É útil para entender o custo por colaborador, por departamento ou por tipo de compromisso (reuniões, eventos, visitas técnicas, etc.).
Esse indicador também é essencial para calcular o retorno sobre investimento (ROI) de determinadas viagens, especialmente aquelas com objetivo comercial.
6. Economia obtida com negociações
Muitas empresas conseguem descontos relevantes por meio de acordos diretos com companhias aéreas, redes de hotel e locadoras. É importante medir o quanto foi economizado com essas parcerias e, assim, justificar a manutenção ou renegociação desses contratos.
Como colocar tudo isso em prática?
A melhor maneira de monitorar os indicadores é centralizar a gestão de viagens em uma plataforma que integre reservas, controle de gastos, reembolsos e relatórios. Isso permite:
- Evitar retrabalho;
- Garantir reservas dentro da política;
- Monitorar os principais KPIs em tempo real;
- Identificar oportunidades de economia de forma ágil.
Na Onfly, oferecemos uma plataforma completa de gestão de viagens corporativas com reservas integradas, emissão de relatórios inteligentes e suporte humanizado.
Além disso, disponibilizamos materiais gratuitos para gestores que desejam estruturar ou otimizar seus processos.
5 dicas extras para gerar economia real em viagens corporativas
Para fechar, separamos dicas de economia em viagens que você pode aplicar desde já:
- Compre com antecedência: voos reservados com 15 dias ou mais de antecedência chegam a ser 40% mais baratos.
- Defina uma política clara e simples: quanto mais objetiva, maior a chance de adesão dos colaboradores.
- Tenha um sistema de aprovação eficiente: automatize o fluxo de aprovação para evitar gargalos e reservas emergenciais.
- Negocie com fornecedores recorrentes: use seu volume de viagens como argumento para obter tarifas melhores.
- Use tecnologia para monitorar: ferramentas que integram todas as etapas da viagem otimizam tempo e reduzem falhas.
Medir a economia em viagens corporativas é um desafio que exige visão estratégica, uso de dados e ferramentas modernas. Ao acompanhar os indicadores certos, a sua empresa ganha controle sobre os gastos, melhora a experiência do colaborador e aumenta a eficiência operacional.
Mais do que cortar custos, trata-se de viajar melhor, com mais propósito e resultados mensuráveis.
Se você quer transformar a gestão de viagens da sua empresa, fale com a Onfly e veja como a tecnologia pode ser sua aliada nessa missão. Descubra agora por que contratar uma travel tech pode ser o próximo passo inteligente para o seu negócio!
