Entendo a Defis: o que é e quem deve entregar
A gestão financeira de uma empresa envolve diversas obrigações acessórias, e entre elas está a Defis — Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.
Apesar de ser um documento essencial para empresas optantes pelo Simples Nacional, ainda gera muitas dúvidas entre os gestores financeiros, profissionais de RH e tomadores de decisão.
Neste post, vamos explicar de forma clara e direta o que é a Defis, quem precisa entregá-la, como funciona o processo e por que ela importa para sua empresa. Vamos lá?
O que é a Defis?
A Defis é uma obrigação acessória exigida pela Receita Federal para empresas optantes pelo Simples Nacional.
Ela substitui a antiga Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), sendo um instrumento para prestar contas sobre:
- Informações econômicas e fiscais da empresa;
- Quantidade de empregados ao longo do ano;
- Rendimentos dos sócios;
- Ganhos de capital, lucros e dividendos distribuídos.
Em outras palavras, é uma radiografia contábil e fiscal da empresa ao longo do ano-calendário.
Embora não gere imposto a pagar diretamente, ela é crucial para o cruzamento de dados pela Receita Federal, garantindo a transparência financeira e a fiscalização das empresas de menor porte.
O que abarca a Defis?
As informações que devem constar na Defis são bastante abrangentes e incluem:
- Receita bruta total e por estado;
- Ganhos de capital;
- Quantidade de empregados no início e no fim do período;
- Lucros distribuídos aos sócios;
- Informações sobre pró-labore;
- Dados dos sócios (CPF, participação societária, rendimentos);
- Total de despesas;
- Saldo em caixa e em banco no início e no final do período;
- Total de aquisições, transferências e saída de mercadorias; e
- Detalhes sobre prestação de serviços de transporte de carga interestadual e comunicação, se aplicável.
A declaração deve ser feita por meio do PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório), disponível no site do Simples Nacional.
Quem é obrigado a declarar Defis?
Toda empresa enquadrada no regime do Simples Nacional precisa entregar a Defis anualmente, mesmo que não tenha tido faturamento.
Apenas o MEI (Microempreendedor Individual) está dispensado, pois cumpre essa obrigação por meio da DASN-SIMEI.
Assim, precisam declarar a DEFIS:
- Microempresas (ME);
- Empresas de Pequeno Porte (EPP);
- Empresas do Simples Nacional que estiveram ativas em qualquer período do ano-calendário;
- Empresas inativas (aquelas que não tiveram faturamento no ano de exercício, mas cujo CNPJ ainda está ativo);
- Empresas que encerraram suas atividades ou que migraram de regime durante o ano, devendo declarar o período em que estiveram no Simples Nacional.
Qual a diferença entre PGDAS e DEFIS?
Para empresas do Simples Nacional, o PGDAS-D e a DEFIS são duas obrigações distintas, mas complementares. A principal diferença entre elas reside na periodicidade e no propósito de cada uma.
PGDAS-D
O Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório é o sistema mensal que as empresas do Simples Nacional utilizam para:
- Calcular os impostos devidos: com base no faturamento mensal da empresa, o PGDAS-D faz o cálculo unificado de todos os tributos abrangidos pelo Simples Nacional (IRPJ, CSLL, PIS/Pasep, Cofins, IPI, ICMS, ISS e INSS Patronal, dependendo da atividade);
- Declarar o faturamento: a empresa informa sua receita bruta mensal e outras informações relevantes para a apuração dos impostos; e
- Gerar o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional): após o cálculo, o sistema emite a guia única de pagamento, que vence todo dia 20 do mês seguinte ao da apuração.
Ou seja, o PGDAS-D é a ferramenta de apuração e recolhimento dos impostos mensais. É um processo contínuo que garante que a empresa pague seus tributos em dia.
Defis
A Defis, por sua vez, é uma declaração anual que também é enviada por meio do PGDAS-D, mas tem um propósito diferente:
- Consolidar informações anuais: ela reúne um panorama mais completo da situação socioeconômica e fiscal da empresa durante todo o ano-calendário anterior;
- Substituir o IRPJ para o Simples Nacional: a Defis funciona como a Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica para as empresas enquadradas nesse regime; e
- Fornecer dados para fiscalização: as informações detalhadas da Defis (como distribuição de lucros, quantidade de funcionários, saldos em caixa e banco etc.) são usadas pela Receita Federal para cruzamento de dados e fiscalização.
A Defis é uma obrigação acessória anual, com prazo de entrega geralmente até 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere.
| Característica | PGDAS-D | Defis |
| Periodicidade | Mensal | Anual |
| Propósito | Calcular e declarar o faturamento para gerar o DAS (guia de pagamento dos impostos) | Informar dados socioeconômicos e fiscais anuais da empresa à Receita Federal |
| Função | Ferramenta de apuração e recolhimento de tributos | Declaração consolidada de informações, substituta do IRPJ |
| Consequência da não entrega | Impossibilidade de gerar o DAS, exclusão do Simples Nacional, CNPJ irregular | Não há multa financeira direta, mas pode impedir a geração do DAS e levar à exclusão do Simples Nacional |
Ambas são essenciais para a regularidade fiscal das empresas do Simples Nacional e são acessadas por meio do mesmo sistema no Portal do Simples Nacional.
A entrega da Defis, inclusive, é um pré-requisito para que as apurações mensais do PGDAS-D sejam liberadas no ano seguinte.
Qual o prazo de entrega?
A Defis deve ser entregue até 31 de março de cada ano, referente ao ano-calendário anterior. Por exemplo, a Defis de 2024 (referente ao exercício de 2023) teve como prazo final 31 de março de 2024. A entrega é feita por meio do PGDAS-D.
Tem multa se não entregar a Defis?
É importante ressaltar que, não há multa financeira direta por atraso na entrega da Defis. No entanto, o não envio ou o envio com dados inconsistentes pode gerar sérios problemas para a empresa, tais como:
- Impossibilidade de gerar o DAS mensal, o que impede o pagamento dos impostos;
- Exclusão do Simples Nacional;
- CNPJ bloqueado ou considerado irregular; e
- Dificuldades em operações de crédito e financiamentos.
Portanto, mesmo sem multa por atraso, a entrega correta e dentro do prazo é fundamental para manter a regularidade fiscal da empresa e evitar complicações futuras.
Por que a Defis é importante para a empresa?
- Regularidade fiscal: a não entrega da Defis pode impedir a geração do DAS e causar problemas com a Receita Federal;
- Transparência contábil: ajuda a manter os dados da empresa organizados e disponíveis para tomadas de decisão; e
- Evita penalidades: apesar de não haver multa automática pelo atraso, a omissão pode levar ao desenquadramento do Simples Nacional.
O papel do RH e do gestor financeiro na Defis
Embora a Defis seja tradicionalmente preenchida pela contabilidade, os dados inseridos dependem de informações vindas de diversas áreas — especialmente RH e financeiro. Exemplos:
- O RH precisa informar o número de funcionários ativos em cada mês;
- O financeiro fornece dados sobre receitas, despesas e distribuição de lucros.
Por isso, manter esses dados bem organizados ao longo do ano facilita (e muito!) a entrega da Defis.
Como a tecnologia pode ajudar
Ferramentas como a Onfly, que centralizam dados de despesas corporativas, viagens e reembolsos, ajudam a automatizar e organizar as informações financeiras da empresa.
Isso não só melhora o controle de gastos como também facilita a preparação da Defis, reduzindo erros e retrabalho.
Defis na prática: mais do que cumprir obrigações, uma estratégia de gestão
A Defis é mais do que uma simples obrigação fiscal — é um reflexo da saúde financeira e organizacional da empresa.
Para gestores financeiros, profissionais de RH e tomadores de decisão, entender seu funcionamento é essencial para manter a empresa em dia com o Fisco e otimizar os processos internos.
Se sua empresa está no Simples Nacional, converse com seu contador e garanta que a Defis esteja sendo entregue corretamente — e, claro, conte com soluções tecnológicas para tornar essa tarefa mais leve e segura.
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