Frigobar na viagem corporativa: a empresa paga?

Você está em uma viagem a trabalho e, após um dia intenso de reuniões, chega ao hotel cansado e com sede. Abre o frigobar do quarto e encontra aquela água gelada que parece perfeita para o momento.

Mas, antes de consumir, talvez surja aquela dúvida: “A empresa vai pagar por esse item? Ou essa despesa sairá do meu próprio bolso?”

Essa é uma questão que gera muita incerteza entre colaboradores que viajam a trabalho. A resposta não é simples e depende de diversos fatores, desde a política interna da empresa até o tipo de despesa em questão.

Entender essas nuances é fundamental para evitar constrangimentos e problemas futuros com o departamento financeiro.

O que é considerado despesa reembolsável em uma viagem corporativa?

Antes de abordar especificamente o frigobar, é importante compreender quais despesas geralmente são cobertas pelas empresas durante viagens corporativas.

Lembre-se de que as organizações costumam estabelecer políticas claras sobre o que pode ser reembolsado, visando manter o controle dos custos e garantir que os gastos estejam alinhados com os objetivos da viagem.

As despesas tradicionalmente reembolsáveis incluem:

• transporte (passagens aéreas, terrestres ou combustível);
• hospedagem;
• alimentação dentro de limites estabelecidos;
• transporte local (táxi, aplicativos de transporte, aluguel de carro); e
• materiais necessários para o trabalho.

Essas categorias são consideradas essenciais para o cumprimento dos objetivos profissionais da viagem.

No entanto, existe uma zona cinzenta que engloba itens que podem ou não ser considerados necessários. É nessa categoria que se enquadram muitos produtos do frigobar, gerando dúvidas sobre sua elegibilidade para reembolso.

A classificação dessas despesas varia significativamente entre as empresas, dependendo de suas políticas internas e da cultura organizacional.

Algumas empresas são mais liberais e permitem reembolsos de despesas que contribuam para o bem-estar do colaborador durante a viagem.

Outras mantêm políticas mais restritivas, focando exclusivamente nos gastos diretamente relacionados às atividades profissionais. Conhecer a política da sua empresa é fundamental para tomar decisões adequadas.

O consumo do frigobar é reembolsável pela empresa?

A resposta para essa pergunta não é única e depende de vários fatores.

Em muitos casos, o consumo do frigobar não é automaticamente reembolsável, especialmente quando se trata de itens considerados supérfluos ou de luxo, como bebidas alcoólicas, chocolates premium ou snacks gourmet.

Entretanto, alguns itens do frigobar podem ser considerados necessários e, portanto, reembolsáveis.

Água, por exemplo, é frequentemente aceita como despesa válida, especialmente em locais onde a água da torneira não é potável ou quando o colaborador precisa se manter hidratado após longas jornadas de trabalho.

Refrigerantes e sucos também podem ser aceitos em algumas empresas, principalmente se consumidos durante as refeições.

A questão torna-se mais complexa quando consideramos o contexto da viagem.

Se o colaborador está em uma região com poucos restaurantes próximos ao hotel e precisa fazer uma refeição rápida no quarto, alguns itens do frigobar podem ser justificados como alternativa necessária para a alimentação.

Nesse caso, a empresa pode considerar o reembolso como parte das despesas de alimentação e você não precisará utilizar seu vale-refeição ou alimentação.

Outro fator relevante é o horário do consumo. Itens consumidos durante horários de refeição ou em situações onde o colaborador não tem outras opções viáveis podem ter maior chance de aprovação.

Por outro lado, consumos feitos por conveniência ou preferência pessoal tendem a ser rejeitados nos processos de reembolso.

O valor também é um critério importante.

Mesmo que um item seja considerado necessário, se o preço for exorbitante comparado ao valor de mercado, a empresa pode questionar a despesa ou estabelecer um limite para reembolso.

Os preços do frigobar são notoriamente elevados, o que pode ser um obstáculo para a aprovação.

Como saber se posso consumir o frigobar durante a viagem a trabalho?

Para evitar surpresas desagradáveis, consulte sempre a política de viagens da sua empresa antes mesmo de partir.

Esse documento deve especificar claramente quais tipos de despesas são reembolsáveis e estabelecer limites de valores para diferentes categorias.

Se a política não for clara sobre itens específicos do frigobar, não hesite em buscar esclarecimentos junto aos recursos humanos ou financeiro.

Uma boa prática é verificar se existe um limite diário para alimentação e se os itens do frigobar podem ser incluídos nessa categoria.

Algumas empresas estabelecem uma verba fixa para alimentação, permitindo que o colaborador gerencie esse valor como preferir, incluindo eventualmente o consumo de itens do frigobar dentro do limite estabelecido.

Se você tem dúvidas sobre um item específico, considere perguntar antecipadamente. É melhor esclarecer antes do consumo do que descobrir depois que a despesa não será reembolsada.

Documente sempre suas despesas com notas fiscais e mantenha um registro detalhado dos motivos pelos quais consumiu determinados itens.

Outra estratégia é avaliar alternativas antes de recorrer ao frigobar. Existe um mercado ou farmácia próxima onde você possa comprar os mesmos itens por um preço mais razoável? 

Se sim, essa pode ser uma opção mais econômica e com maior chance de passar pelo sistema de aprovação para reembolso. Priorize sempre a racionalidade econômica nas suas decisões.

Em caso de necessidade real, como sede intensa após um dia de trabalho em clima quente ou falta de opções de alimentação no entorno do hotel, anote essas circunstâncias. 

Justificativas bem documentadas aumentam as chances de aprovação das despesas durante o processo de reembolso.

Como evitar problemas com despesas não autorizadas?

A prevenção é sempre a melhor estratégia quando se trata de despesas em viagens corporativas.

Estabeleça comunicação clara com sua empresa sobre as políticas de reembolso e mantenha-se sempre atualizado sobre possíveis mudanças nessas diretrizes.

Crie o hábito de guardar todos os comprovantes de despesas, incluindo os do frigobar, e organize-os de forma sistemática.

Utilize aplicativos de gestão de despesas ou planilhas para manter um controle rigoroso dos gastos durante a viagem. Essa organização facilitará o processo de prestação de contas posterior.

Seja transparente sobre seus gastos e evite tentar “disfarçar” despesas pessoais como profissionais. A honestidade nas prestações de conta fortalece a confiança entre colaborador e empresa, além de evitar problemas futuros que podem afetar sua carreira.

Quando houver dúvidas sobre uma despesa específica, comunique-se proativamente com o responsável pela aprovação de reembolsos. Um telefonema ou e-mail pode esclarecer se determinado gasto será aceito, evitando surpresas desagradáveis posteriormente.

Considere também estabelecer um orçamento pessoal para gastos que você sabe que não serão reembolsados. Separar despesas pessoais das profissionais ajuda a manter o controle financeiro e evita confusões na hora de prestar contas.

Por fim, mantenha-se sempre atualizado sobre as mudanças nas políticas corporativas de viagem. Empresas podem alterar suas diretrizes, e estar informado sobre essas mudanças é essencial para que você tome decisões adequadas em viagens futuras.

Chega de dúvidas sobre reembolsos: automatize sua gestão de viagens

Como vimos, a questão do frigobar em viagens corporativas não tem uma resposta definitiva, mas o conhecimento das políticas da empresa e a comunicação transparente são as chaves para navegar essa situação sem problemas.

Lembre-se sempre de que a responsabilidade e o bom senso devem guiar suas decisões durante as viagens a trabalho.

E se você não quer ter dor de cabeça com nada disso, simplifique a gestão das viagens corporativas da sua empresa com a Onfly!

Nossa plataforma automatiza processos de reembolso, oferece controle total sobre despesas e políticas de viagem, e garante mais transparência para colaboradores e gestores.

Conheça nossas soluções e transforme a forma como sua empresa gerencia viagens corporativas. Fale com nossos especialistas e descubra como podemos ajudar seu negócio a ter mais eficiência e controle nos processos de viagem.