Centralizar ou descentralizar os gastos corporativos? A Onfly responde com dados!
A discussão é antiga, mas nunca esteve tão atual. Com a digitalização dos processos financeiros e a autonomia crescente das equipes, muitas empresas se perguntam: vale mais a pena centralizar ou descentralizar os gastos corporativos?
Enquanto alguns gestores defendem o controle total nas mãos do financeiro, outros acreditam que dar autonomia aos times acelera decisões e reduz gargalos.
Mas a verdade é que nenhum dos extremos funciona bem sozinho.
A Onfly analisou o comportamento de centenas de empresas em sua base e identificou um padrão claro: o equilíbrio entre controle central e autonomia descentralizada é o modelo mais eficiente — e os dados confirmam isso.
O dilema da gestão de gastos nas empresas
Toda empresa, em algum momento, enfrenta o mesmo dilema: como manter controle financeiro sem engessar a operação?
Quando falamos de viagens corporativas e despesas do dia a dia, esse equilíbrio se torna ainda mais desafiador.
De um lado, há a pressão por redução de custos e compliance; de outro, a necessidade de agilidade e confiança nos colaboradores que estão em campo.
Historicamente, o modelo centralizado — com o financeiro controlando cada despesa — era o padrão. Mas com o avanço da tecnologia e a popularização dos cartões corporativos digitais, surgiram novas possibilidades de gestão.
A questão agora não é mais “quem paga a conta”, e sim como garantir visibilidade total dos gastos sem criar burocracia desnecessária.
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O que significa centralizar ou descentralizar os gastos corporativos
Antes de entender o impacto de cada modelo, é importante definir o que cada um representa na prática.
Centralizar os gastos corporativos
Significa concentrar todas as decisões e pagamentos no departamento financeiro.
Nesse modelo, apenas um grupo restrito — geralmente formado por gestores e controllers — tem acesso direto às contas, cartões e autorizações de despesas.
Vantagem: controle total sobre os fluxos financeiros, com baixo risco de inconsistência nos relatórios.
Desvantagem: processos lentos e alto volume de aprovações manuais.
Descentralizar os gastos corporativos
É o modelo em que as áreas e colaboradores têm autonomia para realizar pagamentos dentro de limites pré-definidos, geralmente por meio de cartões corporativos, budgets de projeto ou centros de custo.
Vantagem: agilidade operacional e empoderamento das equipes.
Desvantagem: sem uma plataforma de controle, o risco de perda de visibilidade e gastos duplicados aumenta.
Em resumo, centralizar é controlar, descentralizar é confiar. E o desafio do gestor moderno é encontrar o ponto de equilíbrio entre os dois.
Vantagens e desvantagens da centralização
O modelo centralizado é tradicional e seguro — mas pode se tornar um obstáculo ao crescimento quando não evolui junto com a tecnologia.
| Vantages | Desvantagens |
| Controle absoluto dos gastos: o financeiro valida cada transação antes da execução. | Baixa agilidade: processos de aprovação demorados afetam a produtividade. |
| Menor risco de fraudes: por haver menos pontos de acesso ao orçamento. | Desalinhamento com times operacionais: gestores de campo e viajantes ficam dependentes de autorizações. |
| Relatórios financeiros padronizados: facilitam auditorias e fechamentos contábeis. | Desmotivação e gargalos: equipes perdem tempo com burocracias e não conseguem resolver imprevistos em tempo real. |
| Conformidade garantida: ideal para empresas com políticas rígidas e alta exigência de compliance. |
Esse modelo funciona bem em empresas com estrutura hierárquica tradicional — mas tende a ser ineficiente em organizações que operam com alto volume de viagens, projetos simultâneos ou times distribuídos.
Vantagens e desvantagens da descentralização
A descentralização surgiu como resposta à rigidez do modelo centralizado. Com o uso de cartões corporativos digitais e sistemas automatizados, tornou-se possível dar autonomia sem abrir mão do controle.
| Vantagens | Desvantagens |
| Agilidade operacional: colaboradores resolvem despesas sem depender de longas aprovações. | Risco de descontrole: sem uma política clara e ferramenta adequada, os gastos podem fugir do orçamento. |
| Decisões mais rápidas: áreas podem ajustar gastos conforme necessidades do projeto. | Dificuldade de consolidação: diferentes fontes de pagamento dificultam a conciliação contábil. |
| Melhor experiência do colaborador: especialmente em viagens corporativas, em que imprevistos são comuns. | Possibilidade de inconsistências fiscais: especialmente quando notas e comprovantes não são centralizados. |
| Inovação e flexibilidade: o time financeiro deixa de ser um gargalo e passa a atuar como parceiro estratégico. |
Por isso, a descentralização só é eficiente quando vem acompanhada de tecnologia e governança. Sem esses elementos, o risco é trocar o excesso de burocracia por caos financeiro.
O que mostram os dados da Onfly
Com base na análise de mais de mil empresas clientes, a Onfly identificou três tendências claras na gestão de gastos corporativos:
1. Modelos híbridos têm 42% mais eficiência
Empresas que combinam autonomia local com controle centralizado via plataforma registram até 42% menos inconsistências em seus relatórios e 30% mais agilidade nos fechamentos financeiros.
Esse modelo híbrido permite que gestores de área aprovem despesas menores, enquanto o financeiro mantém visibilidade total e poder de auditoria sobre as transações.
2. A automação é o divisor de águas
Organizações que utilizam plataformas integradas de gestão de despesas, como a Onfly, conseguem reduzir o tempo de conciliação em até 60% e diminuir erros humanos de registro e categorização de gastos.
A tecnologia elimina planilhas, centraliza reembolsos e cria trilhas digitais de aprovação — garantindo rastreabilidade e transparência em cada etapa.
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3. Cartões corporativos inteligentes aumentam o controle
Empresas que adotam cartões corporativos integrados à política de gastos conseguem equilibrar autonomia e segurança.
Na base da Onfly, essas organizações registram uma queda média de 25% nas despesas fora de política.
Os limites personalizados, a categorização automática e os alertas em tempo real permitem descentralizar sem perder controle — uma das maiores demandas dos CFOs atuais.
Existe um modelo ideal?
Sim: o modelo que combina centralização estratégica com descentralização operacional.
Em outras palavras, o controle continua nas mãos do financeiro, mas as decisões do dia a dia são feitas pelas áreas, dentro de regras automatizadas e monitoradas.
Essa abordagem permite:
- autonomia com responsabilidade;
- transparência com eficiência;
- e dados centralizados com fluxos descentralizados.
É o modelo que mais cresce entre as empresas de médio e grande porte — especialmente as que adotam plataformas como a Onfly, capazes de integrar gestão de viagens, despesas e cartões corporativos em um mesmo ecossistema.
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O papel da tecnologia nesse novo equilíbrio
Antes, o dilema era binário: ou centralizava-se tudo, ou perdia-se o controle.
Agora, com a digitalização financeira, o gestor pode ter visibilidade total dos gastos em tempo real, sem restringir a autonomia das áreas.
A Onfly foi projetada justamente para resolver esse desafio. Com recursos como:
- integração com ERPs e cartões corporativos;
- regras automáticas de aprovação e alertas de política;
- dashboards inteligentes e relatórios por centro de custo;
- e gestão unificada de viagens e despesas,
a plataforma oferece controle centralizado com descentralização inteligente — o melhor dos dois mundos.
FAQ – Centralização e descentralização de gastos corporativos
Continua em dúvidas? Não saia daqui sem saná-las. Confira algumas perguntas frequentes sobre esse assunto.
1. O que significa centralizar os gastos corporativos?
Centralizar é concentrar decisões e pagamentos no setor financeiro, garantindo controle e compliance. Esse modelo é ideal para empresas com alta regulação ou que buscam padronização total dos relatórios.
2. Quais os riscos da descentralização dos gastos?
Sem tecnologia e política clara, a descentralização pode gerar perda de visibilidade, duplicidade de despesas e inconsistências fiscais. Por isso, é fundamental adotar plataformas que automatizem o controle.
3. Existe um modelo ideal de gestão de gastos?
O modelo mais eficiente é o híbrido, que une controle central com autonomia operacional. Ele oferece agilidade para as equipes e segurança para o financeiro.
4. Como a Onfly ajuda na gestão de gastos corporativos?
A Onfly centraliza dados de viagens, despesas e cartões corporativos, automatizando aprovações, relatórios e reembolsos. Isso permite transparência total, redução de custos e compliance garantido.
5. A centralização reduz custos?
Sim, mas pode gerar lentidão operacional. A redução de custos é mais eficiente quando aliada à automação e descentralização inteligente, que eliminam gargalos e evitam erros manuais.
6. A descentralização é compatível com compliance?
Sim, desde que acompanhada de tecnologia. A Onfly permite criar regras automáticas de gasto, limites por categoria e trilhas de auditoria, garantindo compliance sem burocracia.
Controle e autonomia não são opostos
Centralizar ou descentralizar não é mais uma escolha excludente.
Com dados, tecnologia e políticas bem definidas, é possível ter os dois ao mesmo tempo: controle para o financeiro e autonomia para quem faz a empresa acontecer.
Na Onfly, essa filosofia já é realidade.
Cada empresa pode definir seus próprios fluxos, aprovações e limites, sem perder o controle central sobre orçamentos, relatórios e políticas de compliance.Porque, no fim das contas, gestão de gastos inteligente é aquela que serve à estratégia do negócio — não o contrário.
