Cartão empresarial: boas práticas para usá-lo com inteligência (e sem dor de cabeça)

Se sua empresa já utiliza ou está pensando em contratar um cartão empresarial, é bem provável que o objetivo vá além da praticidade.

Provavelmente, a ideia é ganhar eficiência na gestão de despesas, ter mais controle sobre os gastos dos colaboradores e integrar tudo isso com o financeiro — certo?

Mas aqui vai a verdade que poucos contam: o cartão, por si só, não faz milagre. Sem estratégia, sem regras claras e sem uma boa integração com a operação da empresa, o que era para facilitar pode virar um ralo de dinheiro (e paciência).

Por isso, neste artigo, você vai descobrir as melhores práticas para usar o cartão empresarial com inteligência. São dicas práticas, validadas por empresas que já evoluíram no uso do recurso e que querem transformar a gestão financeira em uma vantagem competitiva.

Continue lendo para entender como aplicar cada uma delas e evitar os erros mais comuns.

7 dicas práticas para usar o cartão empresarial com eficiência

Confira nossas dicas para um uso mais consciente e inteligente do cartão empresarial:

1. Estabeleça limites por centro de custo

Uma das maiores vantagens do cartão empresarial é a possibilidade de organizar os gastos por centro de custo. Isso permite que você saiba exatamente onde está sendo investido o dinheiro da empresa — seja em viagens, tecnologia, marketing ou operação.

Mas para isso funcionar na prática, é essencial:

• Definir limites mensais por área ou projeto;
• Atribuir cartões a usuários ou equipes específicas; e
• Integrar os lançamentos com o plano de contas ou sistema ERP da empresa.

Empresas que trabalham com centros de custo bem definidos conseguem identificar rapidamente onde há excessos, onde cortar e onde investir mais.

Quer entender melhor como essa estrutura pode ajudar no dia a dia? Veja nosso conteúdo sobre como melhorar a gestão de despesas com centro de custos.

2. Crie regras claras de uso para a equipe

Ter um cartão empresarial sem uma política de uso é como entregar as chaves da empresa sem manual de instruções. Não adianta só distribuir os cartões — é preciso que cada colaborador saiba quando, onde e como usá-los.

Inclua em sua política:

• Tipos de despesas permitidas;
• Limites individuais por tipo de gasto;
• Prazos para prestação de contas; e
• Consequências para uso indevido.

Se possível, deixe tudo documentado e faça um onboarding com os colaboradores sempre que houver mudanças. Isso evita mal-entendidos e garante mais responsabilidade no uso.

3. Use plataformas que permitam visibilidade em tempo real

A era dos extratos mensais acabou. Hoje, é essencial que a empresa tenha visibilidade em tempo real dos gastos feitos com o cartão empresarial. Isso evita surpresas desagradáveis no fim do mês e permite ajustes rápidos na rota.

Ao escolher uma solução de cartão corporativo, priorize plataformas que ofereçam:

• Dashboard com gastos atualizados em tempo real;
• Notificações instantâneas a cada transação;
• Integração com ERP ou sistema financeiro; e
• Permissões configuráveis por usuário ou time.

É exatamente nesse ponto que a Onfly se diferencia: além de oferecermos cartão corporativo com controle de gastos, nossa plataforma permite acompanhar tudo de forma integrada, com rastreabilidade e segurança para sua empresa.

4. Faça conciliações periódicas

Não caia na armadilha de deixar a conciliação dos cartões para o final do mês — ou pior, do trimestre. Essa prática pode gerar acúmulo de erros, prejuízos e até fraudes internas difíceis de rastrear.

Adote uma rotina de conciliação:

• Semanal (ou diária, se houver grande volume de transações);
• Com confronto entre recibos, notas fiscais e lançamentos; e
• Integrada ao sistema contábil da empresa.

Com a automatização desse processo, é possível garantir mais precisão nos relatórios e evitar retrabalho. Vale lembrar: relatórios de despesas corporativas só são úteis se estiverem corretos e atualizados.

5. Controle vencimentos e datas de corte

Essa dica é ouro: conhecer bem o calendário financeiro do cartão empresarial evita acúmulo de despesas fora do planejamento.

A data de corte determina o fechamento do ciclo e, consequentemente, o vencimento da fatura. Se você alinhar compras maiores para logo após o fechamento, ganha até 40 dias de prazo para pagamento — o que é ótimo para o fluxo de caixa.

Para isso:

• Mapeie o calendário do cartão;
• Alinhe com a equipe quais datas são mais vantajosas para compras; e
• Configure alertas para evitar atrasos ou pagamentos duplicados.

Parece detalhe, mas empresas que dominam esse ponto conseguem reduzir atrasos, juros e até renegociações desnecessárias.

6. Evite saques e uso pessoal do cartão

Por mais tentador que seja permitir saques ou cobrir uma emergência com o cartão empresarial, essa prática pode gerar sérios problemas de controle e compliance.

O ideal é:

• Bloquear saques na função crédito e débito, sempre que possível;
• Impedir transferências entre contas; e
• Utilizar o cartão apenas para transações corporativas documentadas.

Em caso de urgência, defina um processo claro e monitorado para exceções. Isso ajuda a evitar desvio de verba, fraudes e má interpretação da Receita Federal em auditorias fiscais.

7. Avalie benefícios e taxas com frequência

O mercado de cartões corporativos evolui rápido. O que era vantajoso há um ano pode não ser mais a melhor opção hoje. Por isso, revise periodicamente:

• Taxas de manutenção e anuidade;
• Ofertas de cashback e pontos;
• Parcerias com fornecedores; e
• Custos de emissão de segunda via e cartões adicionais.

E mais importante: avalie o quanto a solução está realmente integrada com os processos da sua empresa. Não adianta pagar por um cartão cheio de recursos se ele não conversa com seu ERP, por exemplo.

Neste ponto, a Onfly se destaca com uma solução que integra o cartão empresarial à plataforma de gestão de viagens e despesas, unificando tudo em um só lugar. Confira também nosso conteúdo sobre cartão para empresas para entender melhor.

Perguntas frequentes sobre cartão empresarial

Se todos esses pontos ainda não responderam a todas as suas dúvidas, confira algumas possíveis respostas a elas.

1. Qual a diferença entre cartão empresarial e cartão corporativo?

Na prática, os dois termos são sinônimos, mas algumas instituições fazem distinções sutis. O cartão empresarial costuma ser voltado para micro e pequenas empresas, como controle interno. Já o cartão corporativo é mais comum em grandes organizações, com políticas mais rígidas e recursos avançados de gestão.

2. O que é preciso para solicitar um cartão empresarial?

Geralmente, é necessário ter CNPJ ativo, conta bancária PJ e comprovação de faturamento. Algumas instituições exigem também contrato social e balanço patrimonial.

3. Como funciona o limite do cartão empresarial?

O limite é definido com base na análise de crédito da empresa, considerando o histórico financeiro, o faturamento e o relacionamento com a instituição. Algumas plataformas permitem configurar limites personalizados por colaborador ou centro de custo, o que dá mais controle e reduz riscos de extrapolação.

4. É possível ter um cartão empresarial sem anuidade?

Sim. Hoje existem diversas opções de cartão empresarial sem anuidade, principalmente entre fintechs e plataformas digitais. No entanto, é importante olhar além da taxa zero: veja se a solução oferece controle de gastos, conciliação automática, integração com ERP e outros recursos que realmente fazem diferença no dia a dia.

5. O cartão empresarial pode ser usado para compras pessoais?

Não. O uso pessoal do cartão empresarial é uma prática altamente desaconselhada — inclusive pode configurar desvio de recursos, gerar problemas contábeis e até questões legais. O ideal é que o cartão seja usado exclusivamente para despesas corporativas.

6. Qual é o melhor cartão empresarial para controlar despesas de viagens?

O ideal é optar por uma solução que vá além do cartão e inclua uma plataforma completa de gestão de viagens corporativas.

A Onfly, por exemplo, permite reservar voos, hotéis e transporte em um só lugar, com conciliação automática e controle por departamento — tudo integrado ao cartão empresarial, facilitando a prestação de contas e a análise de ROI das viagens.

O segredo para transformar o cartão empresarial em um aliado da estratégia

A maioria das empresas já entendeu que não dá mais para fazer gestão financeira com planilha e recibo solto.

Mas o que poucas sabem é como transformar o cartão empresarial em um verdadeiro aliado estratégico — aquele que ajuda a tomar decisões melhores, controlar gastos com precisão e acelerar o crescimento com segurança.

O segredo está em ir além do básico:

• Definir políticas claras;
• Usar tecnologia para controle em tempo real;
• Integrar tudo ao sistema da empresa; e
• Criar uma cultura de responsabilidade financeira.

Se você quer dar esse próximo passo, a Onfly está aqui para te ajudar!

Nossa plataforma oferece tudo o que sua empresa precisa para gerenciar despesas com inteligência, desde o cartão corporativo até a automatização de reembolsos, relatórios e integrações com ERP.

Chega de perder tempo e dinheiro com processos manuais. Fale com a gente e transforme a forma como sua empresa lida com gastos corporativos.