Adiantamento de viagem x reembolso de despesas: o que é melhor?

Em um cenário de negócios cada vez mais dinâmico, em que equipes precisam se deslocar com agilidade e eficiência, a gestão financeira de viagens corporativas se torna um ponto-chave. 

Além de cuidar da logística, é essencial que as empresas tenham controle sobre os custos, evitando imprevistos e fortalecendo a confiança entre gestor e colaborador.

É nesse ponto que surge uma dúvida frequente nas áreas de finanças e RH: é melhor oferecer adiantamento de viagem ou trabalhar com o reembolso de despesas? Cada modelo tem suas particularidades, vantagens e desafios. 

E mais do que escolher o mais comum, é preciso entender qual estratégia se adapta melhor à realidade da empresa e garante uma gestão eficiente dos recursos.

Neste artigo, vamos comparar de forma direta e objetiva esses dois formatos, explicando como funcionam na prática, e apresentando como a gestão de despesas da Onfly pode facilitar a tomada de decisão e transformar a forma como sua empresa lida com as viagens corporativas.

Como funciona o adiantamento de viagem corporativa?

O adiantamento de viagem é o modelo em que a empresa antecipa valores ao colaborador (por exemplo, um cartão pré-pago) para que ele possa arcar com os custos da viagem — como passagens, hospedagem, alimentação e transporte local. 

Essa quantia é liberada com base em estimativas, e o colaborador precisa prestar contas ao fim da viagem, devolvendo eventuais sobras e apresentando comprovantes dos gastos.

O grande benefício aqui é a previsibilidade. O colaborador não precisa usar recursos próprios e a empresa tem maior controle dos valores que serão utilizados. No entanto, isso exige um processo interno bem definido, desde a solicitação até a prestação de contas, o que pode ser trabalhoso quando feito manualmente.

Leia mais sobre esse modelo em: adiantamento de despesas

Como funciona o reembolso de despesas em viagens a trabalho?

No reembolso de despesas, a dinâmica é inversa: o colaborador utiliza seus próprios recursos para custear a viagem e, posteriormente, envia os comprovantes para que a empresa devolva os valores gastos. 

Esse formato pode ser visto como mais flexível, especialmente em empresas que ainda não possuem um processo de adiantamento estruturado.

No entanto, esse modelo transfere ao colaborador uma carga financeira que pode impactar negativamente a experiência de viagem — e, por consequência, os resultados. 

Além disso, o processo de reembolso manual pode gerar inconsistências, atrasos e até conflitos se não houver políticas claras e comunicação assertiva.

Saiba mais em: como reduzir fraudes em reembolso

Como escolher o melhor meio de gerenciar as viagens corporativas?

Ao comparar adiantamento de viagem x reembolso de despesas, o ideal não é apenas escolher um lado, mas sim pensar em como tornar o processo de gestão de despesas mais inteligente, fluido e integrado ao dia a dia da empresa.

A Onfly oferece uma plataforma completa de gestão de despesas que automatiza aprovações, organiza recibos digitais, centraliza políticas e fornece relatórios em tempo real. 

Assim, tanto o adiantamento quanto o reembolso se tornam mais seguros e menos burocráticos, reduzindo falhas e melhorando a experiência de todos os envolvidos.

No fim das contas, o que é melhor: adiantamento de viagem ou reembolso de despesas? A resposta depende das particularidades da sua operação, mas uma coisa é certa: processos manuais, descentralizados e desorganizados já não têm mais espaço em empresas que querem escalar.

O ideal é investir em soluções que garantam transparência, segurança e praticidade. Com a Onfly, sua empresa consegue unir o melhor dos dois mundos — oferecendo tanto adiantamentos bem planejados quanto reembolsos rápidos, sempre com controle total dos gastos e integração com as políticas internas.

Seja qual for a sua escolha, uma coisa é certa: com uma boa gestão de despesas, as viagens corporativas deixam de ser uma dor de cabeça e passam a ser um diferencial estratégico para o crescimento da empresa.