Accrual-based travel accounting: conheça as vantagens para a gestão de despesas da sua empresa 

No controle financeiro de uma empresa, um erro comum é considerar que um gasto só existe quando o dinheiro sai do caixa. No caso das viagens corporativas, essa distorção pode causar impactos significativos no planejamento, na previsão de orçamento e na análise de desempenho por centro de custo.

O accrual-based travel accounting é uma abordagem que ajuda a corrigir isso. Com base no regime de competência, esse método contábil registra as despesas com viagens no momento em que elas acontecem, e não quando são pagas ou reembolsadas.

Neste post, você vai entender como esse modelo funciona, quais são seus principais benefícios, os desafios que ele impõe e como implementá-lo na sua empresa de forma simples e eficiente.

O que é accrual-based travel accounting?

O termo “accrual” vem do inglês e é uma forma de se referir à contabilidade por competência. Isso significa que as receitas e despesas são reconhecidas no momento em que ocorrem, e não quando o dinheiro entra ou sai do caixa.

Aplicando isso ao universo das viagens corporativas, o accrual-based travel accounting é o método de registrar gastos com deslocamentos, hospedagem, alimentação e outros custos relacionados na data em que a viagem é realizada, mesmo que o pagamento seja feito apenas no mês seguinte ou por meio de reembolso.

Por exemplo, se um colaborador viaja a trabalho em junho, mas apresenta as notas fiscais para reembolso em julho, a despesa é registrada em junho, quando a viagem ocorreu e o custo foi efetivamente gerado.

Como funciona o accrual-based travel accounting?

Esse modelo exige uma mudança na forma como a empresa coleta, categoriza e registra os dados financeiros relacionados a viagens. O foco passa a ser o momento da ocorrência da despesa, não o da liquidação financeira.

Na prática:

• os gastos devem ser lançados no mês da viagem, independentemente do pagamento;
• é necessário ter um sistema de gestão que permita classificar despesas por data de ocorrência;
• os reembolsos precisam ser conciliados retroativamente ao mês da viagem;
• o setor financeiro precisa trabalhar junto com a controladoria e o RH para alinhar fluxos e prazos.

No Brasil, essa abordagem está em conformidade com o regime de competência previsto pelas Normas Brasileiras de Contabilidade (NBCs) e pelos padrões do International Financial Reporting Standards (IFRS), adotados por empresas de médio e grande porte.

Mesmo para micro e pequenas empresas, a aplicação do regime de competência, incluindo nas despesas com viagens corporativas, é recomendada para aprimorar a visão financeira do negócio e aumentar a confiabilidade das informações contábeis.

Empresas que buscam maior previsibilidade, organização orçamentária e conformidade contábil tendem a aplicar esse tipo de controle com mais consistência, especialmente quando contam com o suporte de plataformas integradas de gestão de viagens e despesas.

Quais são os benefícios do accrual-based travel accounting?

1. Melhor visão do desempenho financeiro real

Ao reconhecer as despesas no mês em que foram geradas, a empresa consegue visualizar de forma mais precisa o impacto das viagens no resultado de cada período.

2. Planejamento orçamentário mais eficiente

Com os dados corretos no mês certo, a previsão de gastos futuros se torna mais confiável. Isso permite tomar decisões baseadas em dados reais e não apenas em movimentação de caixa.

3. Conformidade com normas contábeis e auditorias

Empresas auditadas ou com requisitos regulatórios mais rigorosos se beneficiam dessa abordagem por estarem mais alinhadas às boas práticas contábeis.

4. Gestão mais precisa por centro de custo

Se um time comercial viajou em julho, o impacto dessa viagem deve aparecer no orçamento de julho, não no de agosto (quando o reembolso foi feito). Isso evita distorções e aumenta a acurácia da análise financeira.

5. Alinhamento entre receita e despesa

Empresas que viajam para fechar vendas, prestar serviços ou fazer implantações em clientes conseguem relacionar melhor os custos da viagem com a receita gerada no mesmo mês, o que aumenta a inteligência financeira.

Quais são os desafios dessa abordagem?

Apesar das vantagens, implementar o accrual-based travel accounting traz alguns pontos de atenção.

• Dificuldade de registro em tempo real: como os gastos podem ser lançados apenas dias ou semanas após a viagem, existe o risco de atraso no reconhecimento da despesa.
• Dependência de informações corretas: para funcionar bem, é preciso que os colaboradores informem corretamente as datas de viagem, motivo da viagem, tipo de despesa e valores.
• Integração entre sistemas: muitas empresas ainda lidam com planilhas soltas, ERPs pouco amigáveis ou reembolsos manuais, o que dificulta a aplicação do regime de competência.
• Conciliação com cartões e notas fiscais: é comum haver diferenças entre a data da nota fiscal, da viagem e do pagamento no cartão corporativo, o que exige maior atenção da área financeira.

Como implementar o accrual-based travel accounting na sua empresa?

1. Revise sua política de viagens e reembolsos

A primeira etapa é garantir que a política interna da empresa esteja clara quanto à data correta de registro das despesas. Oriente os colaboradores a informarem quando a viagem ocorreu, não apenas quando houve o pagamento.

2. Use uma plataforma integrada, como a Onfly

A Onfly permite que você centralize todas as viagens corporativas em um único lugar, com registro automático de despesas, datas, centros de custo e integração com ERPs.

Com o módulo de gestão de despesas, você tem acesso a relatórios detalhados por data de ocorrência e pode aplicar o regime de competência com muito mais controle.

Aproveita para conhecer como funciona a gestão de viagens na Onfly.

3. Implemente uma ferramenta de gestão de despesas moderna

Automatizar o registro e a classificação das despesas garante agilidade, precisão e controle. Processos manuais, como planilhas e lançamentos descentralizados, aumentam os erros e comprometem a gestão financeira.

Com a automatização, as despesas são registradas no momento certo, integradas a sistemas de gestão e alinhadas ao regime de competência, permitindo uma visão mais fiel do orçamento.

Leia mais em: Ferramenta de gestão de despesas: como escolher a ideal.

4. Considere meios de pagamento rápidos e rastreáveis

Cartões corporativos e pagamentos via Pix ajudam a vincular a despesa à data da viagem com mais precisão. A Onfly já oferece a opção de Pix para despesas corporativas, uma solução ágil, segura e integrada à prestação de contas.

5. Alinhe a área financeira com TI e RH

O sucesso do accrual-based travel accounting depende da integração entre departamentos. Todos devem compreender a importância de registrar a data real das viagens e das despesas.

Adotar o accrual-based travel accounting pode parecer uma mudança complexa, mas é um passo fundamental para quem busca profissionalizar a gestão financeira de viagens corporativas.

Com o suporte de ferramentas modernas, como a Onfly, sua empresa ganha em previsão, controle e inteligência financeira, sem abrir mão da praticidade no dia a dia.

Registre a despesa certa, na hora certa, e viaje com tranquilidade!