Guia definitivo para construir a RFP para seu parceiro de viagens e despesas corporativas

Se a sua empresa faz muitas viagens e lida com muitos reembolsos, você já deve ter percebido que organizar tudo isso não é nada fácil.

É comum ver time financeiro perdido com planilhas, colaboradores insatisfeitos e dinheiro voando por falta de controle. E aí surge uma pergunta: como escolher a melhor empresa para cuidar disso tudo com eficiência?

A resposta está em algo chamado RFP. Calma, já vamos explicar de um jeito bem simples. Segue com a gente.

Sem complicação, o que é uma RFP?

RFP é uma sigla para Request for Proposal — em bom português, uma solicitação de proposta.

É basicamente um documento que a sua empresa cria para contar aos fornecedores o que está buscando. Você explica as suas necessidades e pede que eles apresentem propostas mostrando como podem resolver seus problemas.

Pense assim: você quer contratar alguém para cuidar das viagens e despesas da sua empresa. Em vez de sair pedindo preço por aí, você prepara uma lista com o que realmente precisa, envia para os possíveis parceiros e depois compara com calma o que cada um oferece.

Por que a RFP é essencial em altos volumes de viagens?

Se a sua empresa tem muita gente viajando a trabalho, reembolsos constantes e gastos altos, é muito fácil perder o controle. A RFP ajuda a evitar isso, porque:

• Organiza tudo o que sua empresa realmente precisa;
• Facilita a comparação entre os fornecedores; e
• Deixa claro quem pode entregar mais valor com menos risco.

Ou seja, ela serve para garantir que você escolha o parceiro ideal, e não aquele que só tem um preço bonito ou uma ótima propaganda.

O que deve ter na sua RFP de viagens corporativas?

Montar uma boa RFP não é copiar e colar uma planilha. É pensar em como melhorar a vida da empresa e dos colaboradores. Aqui estão os pontos essenciais para incluir:

1. Redução de custos (mas sem sacrificar a experiência)

A ideia não é só pagar menos. É gastar melhor. Um bom parceiro te ajuda a:

• Evitar multas em cancelamentos de voos e hotéis;
• Ajustar reservas de forma rápida e eficiente;
• Usar os acordos de preços que sua empresa já tem com hotéis, locadoras e companhias aéreas.

Na Onfly, a tecnologia trabalha a seu favor para encontrar sempre a melhor opção, sem estresse.

2. Produtividade com ajuda da tecnologia

Se seus colaboradores gastam horas resolvendo reembolsos, reservas ou aprovações, algo está errado.

A Onfly usa inteligência artificial e automação para agilizar cada etapa. Isso libera tempo para o que realmente importa: trabalhar bem e com foco.

3. Colaboradores felizes e bem cuidados

Quem viaja a trabalho precisa se sentir respeitado, seguro e confortável. Isso faz toda a diferença na experiência — e ajuda até a reter talentos na sua empresa.

Por isso, sua RFP precisa considerar experiência do colaborador como algo tão importante quanto economia. A Onfly tem isso no centro da estratégia.

4. Segurança e prevenção de fraudes

Mais de 15% das fraudes nas empresas estão ligadas a viagens e reembolsos. É um número alto demais para ignorar.

Com a Onfly, você tem controle total dos gastos com cartão corporativo inteligente, aprovações automatizadas e relatórios claros. Assim, fica fácil identificar e evitar fraudes — e deixar os acionistas tranquilos.

O que analisar ao escolher um parceiro com base na RFP

Aqui vai um checklist com tudo que você pode (e deve) incluir na sua RFP:

1. Informações básicas da empresa

Digamos que aqui temos o primeiro encontro entre a sua empresa e seu futuro parceiro de negócios, por isso, comece pelo básico:

• Nome, CNPJ e histórico;
• Onde atua (cidades, estados, países);
• Time de atendimento, cultura e valores;
• Redes sociais; e
• Clientes atuais (sim, você pode pedir referências!).

2. Plataforma e tecnologia

Para mantermos a analogia com o primeiro encontro, considere esta etapa como o segundo encontro. É aqui que você vai entender o serviços ou produtos que o fornecedor tem a oferecer pra você. Pergunte:

• A tecnologia é própria ou terceirizada?
• Dá para reservar pelo computador e celular?
• Tem política de viagem customizável?
• Dá para aprovar gastos por níveis e centros de custo?
• Tem relatórios automáticos e intuitivos?
• Funciona com aplicativo mobile?
• É possível cancelar ou remarcar sozinho?

Sobre a gestão de despesas, relatórios e indicadores, considere perguntar:

• Consigo escanear notas fiscais e lançar despesas?
• Tem adiantamento de valores?
• Integra com meu sistema (ERP)?
• Funciona com apps como Uber e 99?

• Posso personalizar relatórios?
• Integra com BI (Power BI, Tableau)?
• Mostra toda a jornada da viagem e despesa?
• Posso gerar os relatórios sozinho?

Caso ainda tenha dúvidas, é importante entender como essa plataforma se integra a seus programas e softwares legados:

• A plataforma se conecta com meu ERP e folha de pagamento?
• Consigo importar projetos e dados dos colaboradores?

3. Inventário (voos, hotéis, carros)

Quando falamos de viagens corporativas, é importante entender da negociação à prestação de contas:

• Consigo comparar os preços que já negociei?
• A plataforma tem bons acordos para voos internacionais?
• Tem locação de carros, ônibus, transfers e seguro?
• Consigo usar meu próprio acordo dentro da plataforma para manter o compliance?
• Tem uma política de controle de passagens?

4. Atendimento e suporte

Como em qualquer contratação, considere como os seus colaboradores serão atendidos pelo parceiro em potencial:

• Qual o tamanho do time de atendimento?
• Tem suporte 24h, inclusive em emergências?
• Posso avaliar o atendimento direto na plataforma?
• Os canais são acessíveis (WhatsApp, e-mail, chat)?

5. Modelo de cobrança e pagamentos

Lembre-se de perguntar como você será cobrado e, principalmente, como poderá pagar pelos serviços:

• Quanto custa por reserva, reembolso ou atendimento?
• Há cobrança por implantação?
• Cobram taxas extras por atendimento fora do sistema?

• Aceitam pagamento faturado?
• É possível pagar com cartões específicos de viagem (EBTA, WEX, CTA)?
• Fazem conciliação automática de pagamentos?

Todos esses itens podem te ajudar a elaborar um RFP ideal para as suas necessidades.

RFP não é só papel: é estratégia

Quando feita do jeito certo, a RFP:

• Traz clareza sobre o que a sua empresa precisa;
• Evita retrabalho e perda de tempo; e
• Dá segurança para tomar decisões que realmente impactam os resultados.

E o mais importante: permite escolher parceiros que tragam inovação, controle e uma experiência de verdade — como a Onfly.

A escolha certa começa com as perguntas certas

Não trate sua RFP como uma obrigação chata. Encare como uma oportunidade de reorganizar a casa, melhorar a gestão e garantir que seus colaboradores vão viajar com mais segurança, controle e conforto.

Na Onfly, a gente acredita que eficiência e experiência não precisam andar separadas. Com o uso inteligente de tecnologia, IA e automações, ajudamos empresas a transformar a forma como lidam com viagens, despesas e reembolsos corporativos.

Quer continuar aprendendo? Acesse o blog da Onfly e descubra como transformar a gestão de viagens da sua empresa em um exemplo de eficiência.

Perguntas frequentes (FAQ)

Qual é a diferença entre RFP, RFI e RFQ?

Essas siglas podem parecer confusas, mas aqui vai um jeito fácil de entender:

• RFI (Request for Information): é quando você está só pesquisando. Serve para conhecer o mercado e descobrir quais soluções existem;
• RFQ (Request for Quotation): é um pedido de orçamento. Você já sabe o que quer e só quer comparar preços de coisas padronizadas; e
• RFP (Request for Proposal): é quando você já tem uma ideia do que precisa, mas quer soluções completas e personalizadas.

Resumindo: a RFI é o começo da conversa. A RFQ é quando você quer saber o preço. E a RFP é quando está pronto para tomar uma decisão estratégica.