Como a Rofe Distribuidora gasta apenas 12 minutos para reservar suas viagens corporativas? — Case de Sucesso Onfly

Leia aqui

Introdução

Rofe Distribuidora: Um negócio que está em acelerado crescimento demandava uma gestão estruturada de viagens e de despesas.

Esse foi o desafio da empresa líder em material de construção no Norte e Nordeste do Brasil. Com a sua expansão acontecendo a todo vapor, o fluxo de viagens e de despesas corporativas exigiu uma plataforma eficaz para consolidar o processo e trazer clareza nos dados, além de um cartão corporativo com controle em tempo real.

Conversamos com Kenney Liberato, assistente administrativo de Supply Chain na RoFe Distribuidora, para entender como a Onfly transformou a sua rotina de gestão.

A Rofe Distribuidora

A Rofe Distribuidora foi fundada em 20 de abril de 1988, em São Luís, no Maranhão. Além da sede, atualmente, duas filiais somam mais de 23 mil m² de centro de distribuição: no Pará e no Tocantins, com distribuição também para o sul do Piauí.

Hoje, a Rofe Distribuidora é a empresa líder em material de construção do Norte e Nordeste do Brasil, além de ser a 8ª maior distribuidora de material de construção do Brasil, segundo a Associação Nacional Comerciantes Material Construção (Anamaco).

Alinhando viagens e despesas

Na Rofe Distribuidora, as viagens corporativas são feitas, principalmente, pelo time comercial para contato com clientes.

Geralmente, gestores de viagens podem gastar até mais de 4 horas durante vários dias para reservar suas viagens em agências tradicionais. Com a tecnologia da Onfly, a Rofe Distribuidora otimizou o processo, reduzindo o tempo gasto para uma média de apenas 12 minutos.

Por isso, o setor de suprimentos percebeu que o processo manual não atendia a necessidade e fez uma pesquisa de mercado para encontrar a ferramenta mais completa e com melhor custo benefício: a Onfly.

“O processo de gestão de viagem era muito arcaico. A solicitação era feita via e-mail: a pessoa acessava as ferramentas de busca de passagem de hotel, trazia o valor para o gestor aprovar e depois era preciso reservar em cada companhia ou em cada plataforma. Depois ainda havia o retrabalho para cada colaborador fazer a prestação de contas manualmente”, explica Kenney, da Rofe Distribuidora.

Além de trabalhoso, o processo não oferecia uma visão clara do que efetivamente estava sendo gasto com viagem.

Estruturando a política de viagens

Com a Onfly, a Rofe Distribuidora estruturou sua política de viagens e parametrizou as suas normas na plataforma, com todo o apoio do suporte. “Hoje, o sistema já avalia se está na política e corta essa reserva ou manda para a análise do gestor, dependendo do valor. Tudo dentro da plataforma da Onfly”, relata Kenney.

No começo, a plataforma end-to-end foi uma grande novidade na Rofe. Como o processo ainda não era estabelecido, foi uma mudança para todos os envolvidos, desde os viajantes até o time de financeiro.

“A implementação foi muito trabalhosa da nossa parte, porque era novidade para todo mundo. Por isso, o suporte ao cliente foi muito importante. Mas, os colaboradores foram usando e percebendo ser uma ferramenta intuitiva para facilitar a solicitação, aprovação e organização… Então, essa resistência foi se quebrando”, conta.

Além das normas de viagens, a Onfly incorporou os acordos com as redes hoteleiras que a Rofe já tinha, tornando o processo ainda mais simples, rentável e econômico.

“Para não fugir da nossa cultura do uso da ferramenta, algumas cartas-acordo que temos com hotéis de itinerários mais frequentes estão com a Onfly e, caso seja preciso, o atendimento faz o processo de requisição offline e, dessa maneira, tem funcionado muito bem”.

O fluxo totalmente alinhado e incorporado na solução de ponta a ponta da Onfly refletiu também na redução de custos, principalmente nas passagens aéreas.

Prestação de contas mais fácil

Além das viagens, a gestão de despesas da Rofe também passou por uma transformação.

Com a plataforma, a empresa tem controle total do que está sendo gasto e exige os comprovantes digitalmente, garantindo mais compliance e transparência.

Isso reduz drasticamento a chance de fraudes. Afinal, conforme a Certified Fraud Examiner (ACFE), viagens podem representar até 15% do total de fraudes de uma empresa quando não dá uma auditoria eficiente.

“Temos uma experiência ótima, porque antes não havia controle. Hoje, a nossa prestação de contas é controlada. Antes, fazíamos tudo pelo Excel e isso ia para financeiro conferir ‘na mão’. Agora, é tudo online com as autorizações e com os comprovantes dentro de cada alçada de aprovação”.

A mudança é sinônimo de muito mais facilidade no processo, além de garantir que as decisões possam ser totalmente baseadas em dados, políticas de viagens e números consolidados.

O Travel BI da Onfly também garante que todos os resultados sejam apresentados precisamente, como comenta Kenney:

“Temos o sistema completo e temos números para verificar quanto gastamos de reembolso, de adiantamento ou de cartão corporativo. Antes da Onfly não tínhamos essa visibilidade.”

Cartão corporativo como aliado

E a revolução na Rofe não parou na gestão de viagens e de despesas! Com o cartão corporativo da Onfly, o fluxo de viagens e de despesas foi simplificado ainda mais.

O cartão não é nominal, pode passar de um colaborador para o outro e ainda permite o ajuste de limite na plataforma de maneira bem fácil e ágil.

“Um dos principais atrativos foi a possibilidade de fazer a solicitação do saldo que você necessita de uma maneira rápida e organizada. Sem falar na visibilidade dos gastos que o colaborador tem acesso, em uma estrutura ao nível de centro de custo, facilitando no sistema de aprovação”.

Com o cartão pré-pago corporativo da Onfly, as chances de fraudes são reduzidas drasticamente. Isso porque há um controle total sobre os limites individuais de cada cartão em um sistema totalmente auditável.

A plataforma permite também configurar múltiplos cartões de crédito, por usuário e por centro de custos, armazenados no padrão PCI compliance com toda a segurança que a Rofe precisa nas suas finanças.

Mesmo com todo o cuidado com a segurança, é possível criar cartões virtuais ilimitados, acompanhando o crescimento do negócio e do número de viajantes corporativos.

Gestão eficiente e moderna: tudo azul na Rofe

Com as viagens e despesas em uma gestão moderna e descomplicada, tudo ficou mais simples na Rofe. A empresa líder em material de construção do Norte e Nordeste do Brasil não fica para trás na reserva de passagens e hotéis, no aluguel de carros, no cartão corporativo e na prestação de contas de tudo isso!

Comece a transformar sua gestão hoje mesmo. Fale com um de nossos especialistas e deixe tudo azul com a Onfly.

A Onfly

A Onfly é uma plataforma de gestão de viagens e de despesas corporativas completa. Desde 2018, nossa missão é desburocratizar processos e ampliar o acesso a serviços em uma plataforma “all in one” completa: desde a reserva de aéreo, transporte ou hotel até a gestão de despesas e prestação de contas. Tudo isso de forma simples, sem estresse e com um atendimento humanizado, utilizando a tecnologia para facilitar processos, em nossa Travel Tech.