Case de Sucesso

Como a Cartão de Todos integrou a Onfly
em suas rotinas financeiras e ERP

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Índice

Introdução

Aumentar competitividade, reduzir custos e melhorar produto/serviço são metas de qualquer empresa. Nasce então o desafio de compreender todos os fluxos existentes e fazer com que cada métrica e sistema conversem entre si, principalmente quando falamos do departamento financeiro.

A ideia das organizações, neste ponto, é de não apenas visualizar a empresa separadamente, cada um com seu setor, mas contemplar o todo e como estas engrenagens podem se tornar mais eficientes e que dê respostas para outras máquinas ou departamentos. Por isso, as empresas vêm adotando os ERP’s para melhorar os processos internos, de diferentes setores, como vendas, finanças, estoque e recursos humanos.

cartão de todos

Esse sistema processa e centraliza as informações de modo prático e orientativo, interpretando todas as movimentações ou fluxos dos departamentos agregados e gerando relatórios com indicadores de desempenho do negócio. Tudo em tempo real. 

Mas como funciona quando é preciso integrar uma nova plataforma dentro de uma empresa e os resultados gerados por essa nova tecnologia precisa passar pelo ERP? Como criar este fluxo? É possível? 

Então, respondemos, para você, que é super viável realizar este tipo de integração de modo descomplicado. E este foi um dos motivos que a Cartão de Todos um dos maiores cartões de benefícios do Brasil, decidiu adotar a Onfly como sua plataforma oficial de viagens e despesas corporativas. 

Quando incorporamos novas soluções em uma empresa com um certo poder de gastos é normal pensar e se debruçar sobre os desafios de unificar todas as informações para não gerar atritos e comprometer fluxos. No momento em que existe um ERP rodando, todo outro sistema incorporado deve ser tido como parte desta engrenagem.

Com a Onfly, as empresas, como a Cartão de Todos,  podem vislumbrar um aumento da produtividade e otimizar o tempo de sua equipe, já que nossa plataforma é integrada com os principais ERPs do mercado para trazer maior conforto em suas viagens corporativas. 

Quer saber como foi este processo? Conversamos com o Rafael Almeida, coordenador Administrativo/Financeiro no setor de Recursos da Todos Empreendimentos, para nos ajudar a contar sobre esta história. 

Se liga nesse material e saiba como inspirar sua empresa a adotar nossa solução como o maior cartão de descontos do Brasil!

 

cartão de todos
Rafael Almeida - Coordenador Administrativo/Financeiro no setor de Recursos​​ da Todos Empreendimentos

Mas antes bora conhecer um pouco sobre a nossa cliente?

Conheça a Cartão de Todos

Criado em 2001 pelo empresário Altair Vilar, o Cartão de Todos surgiu com a intenção de facilitar e baratear o acesso a serviços privados de saúde. É uma plataforma de serviços que oferece consultas médicas, serviços em educação, lazer e muito mais, a preços populares, com uma ampla rede de parceiros presentes em todo o Brasil.
Em 21 anos de existência já ajudou mais de 4 milhões de famílias brasileiras por meio do cartão de descontos em mais de 400 unidades em todo o Brasil  Segundo Rafael Almeida, o objetivo da empresa é suprir uma necessidade social e o lucro é consequência. 

“Então, essa visão humanística está muito enraizada na nossa cultura. A Todos foi fundada em uma época em que poucas empresas investiam em ofertas de serviços para as classes socioeconômicas C e D. Pautada pelos princípios da Administração Solidária, que aproxima a empresa de seu foco mercadológico, mas, principalmente, da comunidade onde está inserida e das áreas de sua abrangência”, contou.

todos

TODOS Empreendimentos é a franqueadora do Cartão de TODOS. Ela é a principal empresa do Grupo Cartão de Todos Internacional e agrega 6 outras empresas de diferentes setores: Cartão de TODOS, AmorSaúde, MaisTODOS, TODOS Empreendimentos, Refuturiza e Alô TODOS.

Mas como o Cartão de Todos chegou até a Onfly? Vem que te contamos.

Desafios a frente

Em qualquer decisão estratégica para uma organização é preciso pensar nas contribuições que uma nova aquisição ou sistema já estabelecido trará para todo o ciclo comercial. Quando falamos em viagens corporativas, cada ferramenta e ou plataforma conta para o sucesso da sua gestão e vida financeira.

Em conversa com o Rafael, da Cartão de Todos, ele contou que anteriormente à Onfly eles eram atendidos por uma agência tradicional de viagens que os atendiam muito bem, mas com o crescimento e desenvolvimento das atividades externas, a antiga agência não estava atendendo a franqueada em todos os níveis.

Segundo ele, tudo partiu deste constante crescimento da Franqueadora e do Cartão de TODOS. “Somando isso ao modelo descentralizado de trabalho, fez com que tenhamos que crescer os nossos setores internos e a autonomia para trabalharmos um setor que cuide de nossos colaboradores e parceiros em suas viagens”.

Imagine que sua empresa cresceu, começou a ter um fluxo de viagens e eventos maiores, começou a ter problemas em conciliar pagamentos de hotéis, aéreo e veículos e com isso não sabe quem está viajando, para onde e para qual projeto. Foi, mais ou menos, isso que aconteceu nos bastidores do Cartão de Todos.

“Por trabalhar com uma agência tradicional, não tínhamos controle próximo em nossa gestão sobre as viagens. A verdade é que fomos tomando uma proporção muito grande, crescendo rápido, e nosso processo de reservas de viagens precisava acompanhar trazendo de forma centralizada para dentro do grupo ”, contou o coordenador financeiro.

Encontrando o
x da questão

O que faltava nesta altura do campeonato para o Cartão de Todos era autonomia e ter as rédeas do planejamento de viagem, que não fosse algo dependente de uma agência. E por aqui, acreditamos muito no poder de dar transparência e independência para os clientes.

“Estávamos querendo ter autonomia neste processo, principalmente em criar uma política de viagens que fosse satisfatória em todos os níveis. Estávamos decididos em ir ao mercado para encontrar uma solução mais inovadora, simples e prática. Que nos proporcionasse um relatório completo com todos os dados para análise do nosso setor financeiro”, disse Almeida.

E é aí que entra um ponto a ser observado. O ambiente corporativo precisa de algumas especificidades que os sites de turismo online e agências tradicionais não oferecem ou possuem:

Agência Tradicional

  • Configuração de uma política de viagens
  • Validação compliance e adesão a política de viagens
  • Personalização do processo de viagens
  • Relatórios de viagens para tomada de ação baseado em informações
  • Alçadas de aprovação entre os colaboradores
  • Descentralização de viagens, com relatórios e pagamentos unificados
  • Redução de tempo na solicitação de reservas
  • Gestão de reembolsos e prestação de contas
  • Atendimento exclusivo e personalizado; 24h 7 dias da semana

Onfly

  • Configuração de uma política de viagens
  • Validação compliance e adesão a política de viagens
  • Personalização do processo de viagens
  • Relatórios de viagens para tomada de ação baseado em informações
  • Alçadas de aprovação entre os colaboradores
  • Descentralização de viagens, com relatórios e pagamentos unificados
  • Redução de tempo na solicitação de reservas
  • Gestão de reembolsos e prestação de contas
  • Atendimento exclusivo e personalizado; 24h 7 dias da semana

Cada um desses tópicos acima representa uma fatia importante para a condução plena de uma gestão de viagens e despesas eficiente. E, no caso do Cartão de Todos, ao perceberem o crescimento exponencial das viagens, alguns desses tópicos não estavam sendo preenchidos e com isso era preciso ir atrás de uma solução all-in-one para suprir todas as carências pré-existentes.

“Na pesquisa de mercado a Onfly apresentou bons pontos, tais como: Módulos aéreo, hotéis, seguro viagem; painéis de gestão e relatório de performance de viagens e o pagamento mensal e não por transação”, contou o coordenador.

Sempre tem
‘algo a mais’

cartão de todos

Pois é. A empresa de benefícios precisava de um outro tópico:

“Precisávamos de uma plataforma inteligente que conta também com um módulo de reembolso de despesas de viagens e possibilidade de integração com demais sistemas financeiros, como a OMIE no nosso caso”, apontou Rafael durante a conversa.

E foi por conta deste tópico, que a Onfly saiu na dianteira do processo de acerto com o Cartão de Todos.

Integração de Processos

A necessidade da integração da nossa plataforma com ERP’s, a customização de processos, otimização de recursos e a redução de atrasos e erros são apontamentos constantes nas reuniões entre closers, nosso time tech e as empresas.

Desde 2020, lançamos o módulo de integração com o ERP Omie, no qual é utilizado pela Todos Empreendimentos, dentro da Onfly, como uma forma de potencializar os processos de reembolsos de despesas diretamente com o ERP do nosso cliente. Tudo isso com um sistema ideal que controla toda a empresa, do estoque para as finanças mais complexas, e que processa cada fato novo na grande engrenagem corporativa e distribui informações de maneira clara, verdadeira e segura, em tempo real.

Rafael contou que anteriormente eles possuíam um processo muito manual e que, com o aumento exponencial das demandas, o formato utilizado não estava atendendo a real necessidade e entregando os resultados esperados. Cada setor usava uma plataforma diferente para controle interno e essas ferramentas não conversavam entre si, o que dificultava o fluxo e organização dos processos e informações.

“A Onfly trouxe uma oportunidade ímpar de diminuir custos com outros sistemas, unificando processos em uma única plataforma”, disse.

cartão de todos

Segundo ele, funcionava mais ou menos assim. “No nosso caso, o processo de aprovação de reembolso de despesas e também o pagamento era feito pelo time financeiro, que não tinha conexão com a questão das viagens em si, que eram feitas por uma empresa terceirizada e auxiliada pelo time administrativo”, informou.

Transformando a visualização
de informações

Com a possibilidade de integração da Onfly com o ERP deles, conseguiram descentralizar todas as decisões envolvendo viagens e reembolso de despesas com o time administrativo que uma vez aprovado dentro da Onfly, caia automaticamente na plataforma OMIE.

Ferramentas, como os ERPs, buscam melhorar o gerenciamento de informações por meio da automação de processos operacionais e que tragam resultados positivos ao longo do tempo de maneira linear e conjunta. A integração da Onfly com os principais ERPs do mercado eleva o patamar da sua empresa em maturidade de gestão, colocando todo o processo de reembolso de despesas automaticamente dentro da Omie. 

Entre as vantagens podemos citar:

Bom. Sistema integrado? Ok. Mas qual o próximo passo para o Cartão de Todos?

Resultados e a efetivação de uma política de viagens eficiente

O Cartão de Todos se viu na necessidade de otimizar seus processos, trazer inovação e reduzir custos em relação às despesas de viagens. Como comentado, a empresa estava numa exponencial crescente, como resultado precisou reavaliar e atualizar a política de viagens que não mais abrangia todos os aspectos necessários para a empresa.

A empresa possui atualmente cerca de 50 que viajam constantemente, entre colaboradores e parceiros, que fazem da viagem a trabalho como parte das atividades, número que dobra quando há eventos do grupo. “Para isso, buscamos uma pessoa que pudesse estar à frente da parte operacional, cuidando e garantindo que nossos colaboradores e parceiros possam ter uma ótima experiência de viagem”, contou Almeida.

Com plataformas inteligentes de viagens, como a Onfly, todo o processo é feito de forma digital e ágil, desde planejamento de solicitação, aprovação, reembolso e relatório para tomada de decisão pelos gestores.

“Temos um fluxo que chega em média em torno de 270k, envolvendo Aéreo, Hotel, Carro. Além de um número expressivo em valores, temos também um número alto de colaboradores e parceiros que dependem de nós para ter a melhor experiência viajando, e a Onfly tem nos auxiliado muito na busca de uma melhoria contínua de nossos processos”, informou o coordenador financeiro.

Usuários
1
Média de Fluxo transacionado
R$ 1 K

Com isso, hoje, a Cartão de Todos consegue saber exatamente quanto custou uma viagem de um colaborador, por meio do dashboard da plataforma, em tempo real, sem ter que acionar planilhas gigantescas. Anteriormente, não era possível ter, em fácil alcance, a gestão de colaboradores, conciliação simplificada das viagens, gestão da política por centro de custos, projetos ou grupos, ou até mesmo relatórios para qualquer tipo de tomada de decisão.

“Os resultados podemos resumir em dois: financeiro, uma vez que deixamos de investir em um formato por transação e sim mensal, e em principal a organização dos processos e tendo acesso à informação de forma rápida, através de uma plataforma completa e customizada de acordo com nossa necessidade e políticas definidas”, finalizou Rafael Almeida.

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