Tudo o que você precisa saber para acabar com sua dificuldade no reembolso de despesa de viagens

A viagem a trabalho se tornou um ponto central estratégico das organizações por todo o mundo. Por meio delas, é possível fechar novos negócios, aumentar os resultados de vendas da sua empresa, expandir fronteiras e realizar treinamentos dos funcionários.

Neste artigo, iremos abordar

• Os problemas com Perda de tempo e dinheiro na prestação de contas;
• O impacto com Perda de relatórios, faturas e notas fiscais;
• Falhas de Informação com formulários preenchidos de forma incorreta;
• O risco para o acionista, com Falta de controle, transparência e riscos de fraudes;

Uma viagem de trabalho exige um planejamento profundo e minucioso por parte dos colaboradores e gestores alinhada à política de viagem de cada empresa, muito mais que a compra de uma passagem aérea ou uma reserva de hotel, viajar a trabalho traz consigo um aspecto obscuro e temido para muitos executivos, secretárias e viajantes corporativos assíduos: a prestação de contas da viagem de trabalho, com reembolso de despesas  e a criação de RDVs (Relatório de Despesas de Viagens).

A prestação de contas é fundamental para a construção de uma base de dados sólida para análises futuras das despesas, cálculo do ROI ( Return Over Investment), isenção de impostos dos gastos de viagem a trabalho dos colaboradores, viabilização de novos projetos e serviços, assim como a redução de custos inerentes às viagens corporativas da empresa.

Mas quais são os maiores problemas enfrentados hoje pelas empresas na prestação de contas da viagem a trabalho?

1. Perda de tempo e dinheiro na prestação de contas

Uma gestão do tempo eficiente e a boa produtividade nas tarefas diárias do trabalho são objetivos da maior parte dos profissionais e empresas atualmente. Encontrar, agrupar todas a notas fiscais, preencher, alocar cada despesa de forma correta no relatório da sua viagem a trabalho pode ser complicado, custoso e dar dor de cabeça pra muita gente em meio a tantas atividades do dia a dia.

Após ser enviado, o relatório passa por uma série de processos administrativos burocráticos de análise e verificação, aprovação pelo gestor responsável e processamento do setor de finanças para o pagamento das faturas e reembolsos.

Processo que caso seja engessado e muito rígido, demanda muito tempo e pode levar seus funcionários a buscarem alternativas fora das regras.

2. Perda de relatórios, faturas e notas fiscais

A comprovação de despesas das viagens corporativas é fundamental e de extrema importância, porém alguns fatores podem prejudicar os processos administrativos de pagamento e reembolsos e despesas, muitas empresas ainda utilizam um modelo arcaico de prestação de contas via papel e formulários físicos. A maioria dos comprovantes fiscais utilizam papéis termossensíveis que se desgastam facilmente ao longo do tempo por conta do atrito, umidade ou exposição à luz.

Muitos colaboradores que viajam a trabalho, podem acabar se esquecendo de pegar um cupom ou até mesmo perder os documentos fiscais, algo que pode lhe causar problemas durante a prestação de contas futuramente junto à sua organização, e que inevitavelmente irá causar prejuízo ao funcionário, pois a despesa realizada que não tenha um comprovante, na grande maioria das vezes, não é reembolsado pela empresa.

3. Informação e formulários preenchidos de forma incorreta

Caso a empresa não possua fluxos de reembolso e “accountability” bem definidos, ainda existe o risco do relatório ser enviado pelo funcionário viajante e conter erros que às vezes podem passar despercebidos.

De acordo com um estudo realizado pela GBTA em parceira com a HRS, cerca de três mil horas de trabalho e $500.000,00 são gastos por ano pelas empresas somente para corrigir relatórios preenchidos de maneira incorreta. Além do mais, de acordo com a mesma pesquisa, 1 em cada 5 relatórios de viagem não são preenchidos de maneira adequada pelos viajantes.

4. Falta de controle, transparência e riscos de fraudes

O controle e uma boa gestão das viagens a trabalho são um dos pilares mais importantes das viagens corporativas. Empresas que não possuem uma política de viagens e um sistema de gerenciamento bem estruturados podem sofrer com dificuldades ao definir para seus colaboradores quais são os gastos permitidos pela organização e quais não são permitidos. Quais são as consequências disso? despesas desnecessárias e fora das normas da empresa, fraudes e até mesmo passivos trabalhistas.

Quais as soluções que podem ser viáveis para otimizar os processos prestação de contas das viagens em sua empresa?

4.1. Crie uma política clara de reembolso de viagens

Ter uma política de reembolsos de despesas é de suma importância para que seus colaboradores tenham conhecimento de quais despesas são autorizadas pela empresa e quais não são, qual é o limite e valor permitido para deslocamentos, passagens aéreas e hospedagens, qual é o método/fluxo padrão da prestação de contas utilizado e quais serão os prazos.

Além do mais, não basta criá-la, é necessário que a norma de prestação de contas seja amplamente difundida entre os viajantes dentro da sua organização. Para isso utilize treinamentos online e presenciais, abuse de vídeos e dos principais canais de comunicação da sua organização.

Lembre-se, políticas de reembolso demoradas e excessivamente burocráticas espantam talentos na sua empresa, portanto, não demore para reembolsar os seus colaboradores.

Tente colocar períodos não superiores a 5 dias após a aprovação do relatório, para reembolsar o funcionário. Períodos maiores podem causar constrangimento financeiro ao colaborador, pois é possível que ele não tenha a disponibilidade financeira, nestas situações uma boa prática é trabalhar com adiantamento financeiro ou cartão de crédito corporativo.

4.2. Utilize a tecnologia como sua aliada

Antigamente, para que o colaborador conseguisse fazer a prestação de contas da sua viagem a trabalho, era necessário esperar o seu retorno a empresa após o seu deslocamento.

Hoje em dia existem diversas plataformas totalmente automatizadas e integradas à nuvem que permitem a conciliação e preenchimento de formulários das despesas de maneira rápida, até mesmo durante a viagem, sem que o uso e desperdício de dezenas folhas de papel seja necessário. Além de economizar tempo, você economiza dinheiro e ajuda o meio ambiente com uma opção mais sustentável.

Essas tecnologias que vem revolucionando o mercado de viagens corporativas, conseguem democratizar o que antes era acessível somente as grande corporações, a possibilidade de controle de dos processos gerenciais e gastos das viagens a trabalho à um preço justo e acessível já uma realidade até mesmo para pequenas empresas.

4.3. Estabeleça um padrão de relatório de despesas de viagem a trabalho

Imagine que todos os viajantes a trabalho de sua empresa ao fazerem a prestação de contas, preencham de maneira diferente, sem qualquer padrão, com informações a mais ou a menos? Já imaginou o tempo que iria demandar auditar todos esses relatórios? Uma loucura né..

Para que situações assim não aconteçam, crie um modelo padrão de relatório ideal que contenha informações essenciais, como o nome do viajante, a data da viagem, origem e destino, nome do gestor responsável, despesas descritas e alocadas junto aos valores, e por final os comprovantes fiscais anexados.

Outra dica valiosa é mapear os processos para ter um workflow de solicitação e aprovação bem definido e adequado para cada setor da empresa. Treine todos os funcionários e instrua-os para que além de preencherem os formulários de maneira correta, saibam dos prazos de entrega, fluxos de aprovação de relatórios e como proceder em caso de dúvidas.

4.4. Defina um prazo para solicitação do reembolso

Não esqueça de definir um prazo para que o reembolso seja realizado, prazos muito longos podem complicar toda questão fiscal e tributária da empresa, por exemplo, imagina um colaborador que pede reembolso de uma viagem realizada em março, no mês de julho.

Agora imagina que esta empresa tenha capital aberto e já tenha divulgado o balanço para o mercado, estas despesas deveriam estar contempladas no primeiro trimestre, e acaba entrando erroneamente no terceiro trimestre (julho, agosto e setembro).

Ok, talvez um funcionário prestando conta com este atraso não tenha tanto impacto, agora multiplica isto por 200, 300 ou 1000? Não é justo com os acionistas e com a empresa.

Portanto, defina prazos para que os reembolsos de despesas sejam solicitados, existem algumas sugestões como por exemplo:

• 10 dias após a viagem ser concluída;
• Todo dia 10 do mês subsequente;

Neste cenário, é importante criar uma cultura de disciplina junto aos colaboradores, sob a pena por exemplo do colaborador não ter o reembolso realizado.

Sim, é difícil e até mesmo doloroso, mas o colaborador tem que entender a responsabilidade de prestar contas corretamente.

4.5. Tenha uma empresa especializada em viagens a trabalho ao seu lado

Como citamos anteriormente, é extremamente recomendável o uso de plataforma específicas para gestão dos processos de reembolso e prestação de contas das viagens de trabalho. As vezes uma simples planilha de Excel com fórmulas pode dar conta do recado e já diminuir aquele tanto de papel com assinaturas que era necessário.

O problema do Excel é a perda de rastreabilidade, e a demora no processo de aprovação, pois a planilha fica sendo transacionada por vários e-mails, e facilmente se perde no meio de tanta informação, seja no gestor para aprovar, seja no financeiro para pagar.

Portanto, em situações mais complexas, em que a empresa deseja ter todas as suas despesas metrificadas, de forma online, armazenadas na nuvem, é recomendável que utilizem empresas especializadas em viagens a trabalho como principais aliadas na economia de gastos e que forneçam ferramentas que facilitem o processo de gestão das viagens a negócios de sua organização.

Redução de custos x Experiência do viajante

Por último, mas não menos importante, é fundamental que os responsáveis pela gestão de viagens corporativas estejam sempre atentos a fornecer a melhor experiência ao viajante com o melhor custo benefício para sua empresa.

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