O que são Viagens corporativas e a importância de planejar bem

Afinal, o que são viagens corporativas? Qual a importância de viagens corporativas para uma organização? Entenda como um bom planejamento de viagens pode ajudar na otimização dos processos e finalmente dar maior retorno sobre investimento para a empresa.


Afinal, o que são viagens corporativas? Qual a importância de viagens corporativas para uma organização? Entenda como um bom planejamento de viagens pode ajudar na otimização dos processos e finalmente dar maior retorno sobre investimento para a empresa.

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O que são viagens corporativas

Viagens corporativas são, basicamente, aquelas viagens realizadas pelos funcionários de uma organização, em nome da empresa. Cada vez mais, a empresa tem que ir até os potenciais clientes para vender seus produtos e serviços, e essa função geralmente é delegada a um funcionário que conheça bem os potenciais da marca. O deslocamento desse funcionário ou mesmo de um grupo de colaboradores acontece, por exemplo, quando a empresa se inscreve num curso presencial, em congressos, feiras ou até mesmo quando é necessário visitar clientes-chave e que demandam um contato pessoal, para fechamento de negócios.

Nesse sentido, uma viagem corporativa não deve ser encarada como mera despesa, mas sim como uma espécie de investimento. Através dessa interação "in loco" com os clientes, são fechados diversos negócios, é possível em uma reunião presencial entender melhor o perfil e as dores dos clientes, ou mesmo estreitar as relações entre fornecedores e consumidores. Assim, o fator organização e planejamento pode, de fato, gerar maior lucratividade e uma visão mais ampla de negócio para a empresa.

Planejamento

Dessa forma, é importante planejar bem a viagem corporativa, a fim de que o funcionário ou o grupo destacado para fazê-la tire dela o máximo de proveito, e a empresa possa maximiar os lucros com isso.

Viagem corporativa deve ser entendido como um investimento, e tal como todos os outros investimentos da companhia devem ser orientados a ter payback positivo, ou seja, o dinheiro investido é recuperado ao longo dos próximos meses, seja com receita de aquisição de um novo cliente, um upselling de um cliente que já está na base, ou até mesmo uma manutenção de um cliente que eventualmente poderia cancelar o contrato.

Ao gerenciar e controlar os gastos e atividades das viagens corporativas, se cria um método centralizado que monitora as despesas de seus viajantes, de forma eficaz, pautado na política de viagens previamente acordada entre empresa e colaboradores.

Esse gerenciamento é, além de imprescindível, uma função importante no mundo corporativo, pois através dele se pode alinhar as necessidades de viagem do funcionário com os objetivos da empresa.

A primeira questão a se considerar no plano de uma viagem corporativa é a gestão de viagens e o acompanhamento criterioso dos custos. Trata-se de estipular e organizar os gastos com hospedagem, transporte, passagens aéreas, alimentação, entre outros valores a pagar, que fazem parte da rotina de viagens. Uma boa gestão de viagens serve exatamente para que a organização possa efetuar acordos proveitosos com companhias aéreas, hotéis bem localizados e pontuados, empresas de transporte terrestre etc., a fim de otimizar e tornar mais eficiente a viagem.

É importante, ainda, ter acesso a todos os dados pessoais e contatos dos viajantes, para o caso de comunicação direta. Deve-se, também, incluir no planejamento da viagem corporativa alguns procedimentos básicos de segurança (por exemplo, colocar seguro de viagens para os colaboradores), além de fazer uma relação de despesas diárias ou reembolsos. Todos esses cuidados farão com que as viagens realizadas em nome da empresa ocorram de forma tranquila, dentro dos custos e prazos do planejamento inicial. E, mesmo que algo fuja do plano inicial, isso não será capaz de desestabilizar o andamento dos processos, uma vez que uma boa gestão de viagens pode contornar facilmente situações não previstas.

O gestor de viagens: peça-chave para o sucesso das viagens corporativas

Para empresas de médio e grande porte (que possuem um número considerável de funcionários), cada vez mais, torna-se necessário, a contratação de um profissional específico para planejamento e gestão de viagens corporativas. Mesmo no caso de empresas de pequeno porte, é preciso investir na capacitação de um profissional, que acumulará esta função com outras funções inerentes ao seu cargo. Na prática, o gestor de viagens vai centralizar as informações de todas as viagens corporativas, estabelecendo critérios claros de controle sobre as atividades nesta área e gerindo o andamento e o controle das viagens de sua empresa.

E quais são as responsabilidades específicas dos gestores de viagens corporativas?

Suas atribuições são as mais diversas:

  • garantem o controle e acompanhamento de custos;
  • ajudam a desenvolver e a definir políticas de viagem;
  • Negociam reservas de hotel, transporte aéreo e terrestre do(s) funcionário(s);
  • controlam o orçamento dos gastos das viagens;
  • sugerem roteiros turísticos como parte recreativa da viagem (conheça o conceito de bleisure aqui);
  • reservam passagens e hotéis por meio de plataformas self-booking ou simplesmente aprovam emissões realizadas pelos colaboradores;
  • fornecem toda a assessoria de que o(s) funcionário(s) precisa durante a viagem;
  • elaboram relatórios e planilhas de gastos para os diretores e acionistas, com foco em redução e melhoría contínua.

Em empresas de menor porte, normalmente o papel do gestor de viagens corporativas fica compartilhado entre alguns destes cargos:

  • Secretárias;
  • Analista Financeiro;
  • Analista Administrativo;
  • Analista de Suprimentos;
  • Analista de RH;
  • Coordenador Financeiro/Administrativo;

Não existe uma regra, o papel e a função em determinada empresa varia da maturidade de cada organização, o mais importante é que o profissional responsável pelas viagens corporativas utilize de plataformas que automatize o máximo possível o volume de trabalho para poder dar agilidade e economia no processo de compra e organização de viagens.

Para a qualidade total da gestão das viagens corporativas, também é de fundamental importância que nestas plataformas, também conhecidas como plataformas self-booking a empresa disponha de relatórios gerenciais de aderência às suas políticas de viagens.

Tais relatórios são instrumentos essenciais para a administração dos cadastros e informações, a fim de que o gestor de viagens possa tomar decisões de negócio e definir o que pode ou não ser feito para otimização dos custos e investimentos na viagem corporativa.

De posse desses dados, é possível estabelecer um fluxograma claro e preciso, além de formulários de solicitação/reserva de passagens, entre outros processos. É muito importante que esse tipo de funcionalidade esteja disponível para o gestor de viagens da empresa, que terá o escopo necessário para permitir ou bloquear determinadas ações de funcionários, tendo, assim, o total controle dos processos e atividades em viagens corporativas.

Existem variadas ferramentas de gestão corporativa de viagens disponíveis, mas o que importa de fato é que o programa ofereça acesso rápido, transparente e seguro a todas as suas funções e dados, dispondo de uma interface preferencialmente de fácil manuseio. Isso certamente permitirá o aumento da produtividade dos funcionários envolvidos na viagem corporativa da sua empresa.

O pós-viagem: avaliação e melhoria contínua no processo

A partir da experiência adquirida com as viagens corporativas, o profissional de gestão de viagens pode planejar com maior eficácia as próximas saídas de funcionários em nome da empresa, compartilhando os resultados obtidos e realinhando estratégias para novas viagens.

É possível, a partir dos dados sistematizados internamente, rediscutir todo o roteiro da viagem, caso ela venha a se repetir, além de introduzir ou subtrair procedimentos. Na prática, o gestor de viagens vai funcionar como um “professor” para os funcionários, verificando a real necessidade da viagem e se o roteiro está de acordo com os objetivos da empresa, a fim de validá-lo para futuras investidas.

Nesta etapa, é verificado por exemplo a qualidade do hotel, ou se o aeroporto escolhido era o mais adequado, em São Paulo por exemplo, fica sempre aquela dúvida, melhor ir para Congonhas ou Guarulhos? Ou até mesmo para o aeroporto de Viracopos, dependendo da economia. O hotel atendeu bem? Ou tinha nível de atendimento abaixo da média?

Enfim, a gestão dos processos de viagens corporativas facilita sobremaneira o trabalho das equipes, fazendo com que a dinâmica de viagens da empresa se estabeleça de forma cada vez mais inteligente para a organização, seus executivos e seus funcionários.


AUTOR: Jared Belfort

PUBLICADO EM:29 Jul 2019

BIO: Jared Belfort é especialista em viagens da Onfly, nos últimos meses tem se dedicado a entender como funciona o mercado de viagens e como pode otimizar os custos de viagens das empresas, para falar com ele, basta enviar um e-mail para jared@onfly.com.br


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