Viagem a trabalho: Guia prático sobre como reduzir os custos de viagem da sua empresa!

Você já se questionou sobre o alto custo das viagens de negócios dentro da sua empresa? Já teve dificuldades sobre como fazer a gestão de todo o processo e estabelecer diretrizes de compliance?

Neste post iremos discutir e apresentar técnicas e estratégias para reduzir custos de viagem a trabalho da sua empresa , sem comprometer a experiência do ativo mais valioso da sua empresa: o colaborador.

Tenha uma política de viagens

Ter uma política de viagens interna transparente e detalhada é fundamental para que seus funcionários tenham uma melhoria significativa em suas experiências ao viajar a trabalho, ao mesmo tempo em que a sua companhia consegue reduzir e controlar os custos, estabelecer regras e normas que possam subsidiar os colaboradores definindo o comportamento que eles devem seguir nas viagens a negócios.

As companhias modernas não enxergam as despesas de viagem a trabalho como gastos, mas sim como investimento, pois a motivação daquela viagem tem um objetivo de trazer algum retorno econômico futuro para a empresa, seja prospecção de um novo cliente, uma implementação de serviço contratado, ou até mesmo para evitar o churn do cliente na carteira.

Para reduzir os custos e os riscos de fraudes na prestação de contas das viagens, é importante estabelecer regras detalhadas para os relatórios de despesas da sua empresa.

Um exemplo:

1. Defina e especifique quais despesas a sua empresa irá cobrir durante a viagem;
2. Crie um planejamento minucioso antes de viajar a trabalho, que seja capaz de antecipar riscos e imprevistos.
3. Por meio de uma plataforma de gestão de viagens, estabeleça uma antecedência mínima de compra de viagens nacionais e internacionais para uma economia visível nos seus gastos com passagens aéreas e reservas de hospedagem. De acordo com um estudo feito em 2018 pela American Express Global Commercial Services, em 80% das reservas feitas pelos respondentes da pesquisa, os maiores índices de economia ocorreram entre oito a 14 dias de antecedência da viagem.
4. Realidades diferentes, normas diferentes: Tenha conhecimento do seu público que viaja a trabalho, crie especificações para cada tipo de viajante dentro da sua empresa para oferecer a melhor experiência de viagem para cada perfil de forma personalizada. Um executivo de vendas tem uma possibilidade muito maior de ter que cancelar uma viagem do que um operador técnico por exemplo.
5. Divulgue a norma de viagens e difunda a cultura de sua empresa aos colaboradores definindo o comportamento que eles devem seguir nas viagens corporativas. Utilize os principais canais de comunicação e caso necessário use e abuse de recursos de vídeo e treinamentos presenciais.

Uma forma de fazer seus funcionários aderirem aos critérios de redução de custos é oferecer alguma espécie de bonificação a eles, como acumular pontos que possam ser trocados por uma viagem de férias, ou diárias de aluguel de um carro, por exemplo. Com esse tipo de incentivo, você estará criando uma cultura de viagens economicamente consciente para os funcionários de sua empresa, sem causar qualquer desconforto entre os membros da equipe.

Viagem é uma despesa ou investimento?

Mas como saber quando uma viagem a trabalho é um gasto e quando é investimento? Para que o ROI (Return Over Investment) seja positivo, junto a política de viagens , é recomendável que os gestores responsáveis pelas viagens a negócios da empresa tenham uma plataforma de controle de viagens e despesas, façam uma análise dos dados e discutam entre si se aquele deslocamento é viável ou não.

Lembre-se, viagem não é só a compra da passagem aérea ou do hotel, inclui descolamento com táxi/uber, café da manhã, almoço, jantar, e principalmente custo de oportunidade do colaborador, pois o tempo dedicado no deslocamento da viagem poderia estar sendo usado para outras atividades produtivas dentro da empresa.

Se beneficie do que a economia compartilhada tem a oferecer

A economia colaborativa já deixou de ser uma tendência mundial vem se tornando cada vez mais uma realidade nas viagens a trabalho. Os principais pilares desse fenômeno é o compartilhamento de serviços e produtos.

Um estudo publicado pela Chrome River revela que cerca de 75% das empresas englobadas na pesquisa, utilizam serviços como já utilizam serviços de grandes empresas do segmento como Airbnb e Uber durante as viagens de trabalho.

Outra dica valiosa para conseguir economizar é englobar na sua política de viagens a possibilidade de compartilhamento de quartos e corridas em aplicativos com funcionários que viajam para o mesmo destino.

Outras dicas rápidas e práticas para reduzir os custos das viagens a trabalho de sua empresa

• Escolha com atenção os seus meios de hospedagem de seus colaboradores, tendo em mente que nem sempre o hotel ou local mais barato será a ideal para sua empresa. Se o hotel de menor tarifa é distante do seu local de compromisso, dê preferência a um que seja mais próximo ao seu destino, mesmo que seja mais caro mas que, por outro lado, atenda bem às necessidades de seus funcionários e garanta o conforto de que eles precisam. Além do mais, você gasta um pouco a mais na diária, porém economiza muito no transporte.
• Evite a qualquer custo as famosas “reservas de última hora” (a não ser em casos de extrema urgência), pois elas sempre saem muito mais caras do que o habitual;
• Desfrute dos benefícios dos programas de milhagem e fidelidade das cias aéreas e redes hoteleiras que seus funcionários possuem cadastro. è uma excelente maneira de conseguir descontos, upgrades, marcação de assento e as vezes, até mesmo cancelamentos sem custos.
• Utilize os cartões de crédito da sua empresa que lhe forneçam descontos, acúmulo de pontos e até mesmo cashback.
• Tenha uma plataforma de viagens corporativas que seja de fácil uso, que forneça recursos para uma prestação de contas e reembolsos das despesas da viagem de trabalho da sua empresa de maneira automatizada e online, sem aquele tanto de papel e burocracia desnecessários. Isso ajudará você a identificar itens que não são cobertos pela política de viagens da empresa, além de uma economia de tempo, você não corre o risco de se perder em meio a tantas notinhas fiscais bagunçadas na sua mesa ou em um envelope.
• Para reduzir ainda mais os custos, a empresa pode oferecer alternativas de transportes coletivos mais baratos e acessíveis aos seus colaboradores, como ônibus e vans (já viu por exemplo o Buser?);
• Determine valores para refeições e diárias, pois assim você pode deixar o colaborador decidir, dentro desse limite, o que é melhor para ele;
• Contrate um seguro que cubra acidentes e doenças de seus colaboradores quando estiverem em viagem a negócios, para não ter sustos ou prejuízos quando houver algum imprevisto, como um acidente de táxi na ida para o aeroporto ou a necessidade de uma internação hospitalar;
• Trace um cronograma de visitas, de forma que, em uma mesma viagem a trabalho, sejam realizadas diversas visitas a clientes que se encontrem na mesma localização ou em perímetro acessível pelo mesmo funcionário. Dessa maneira, os custos com passagens, hospedagem, deslocamentos e refeições será menor;
• Ao contratar uma empresa especializada em viagem a trabalho, prefira escolher uma que seja responsável por cuidar das viagens corporativas de todos os departamentos da sua empresa, a fim de centralizar as informações e ter maior controle sobre as operações.

Conclusão

Existe um enorme desafio para as empresas, em equilibrar redução de custos e entregar a melhor experiência de viagem ao colaborador.

Ter disciplina, uma boa gestão e utilizar plataformas de apoio para gestão de viagens são elementos fundamentais para ter sucesso na jornada.