Valor do km rodado 2021 – Como calcular!

Saiba como calcular o valor do km rodado em 2021, o que deve ser considerado neste cálculo e dicas importantes!

6 minutos de leitura

Saber o valor do km rodado é essencial para o processo de reembolso de despesas de viagens corporativas. Muitos colaboradores utilizam carro para viajar ou se locomover em algum momento da viagem, sendo necessário ressarcir o valor gasto com o combustível e, quando o veículo é do próprio viajante, cobrir os gastos com a mecânica do veículo. 

Se você ainda não sabe como realizar esse cálculo, veja a seguir tudo sobre o reembolso do valor do km rodado em 2021. 

O que considerar no cálculo de reembolso do km rodado?

O primeiro passo para calcular o valor do km rodado é definir o que deve ser considerado. Mais do que calcular o valor gasto em combustível, é importante que a empresa considere outros custos relacionados ao uso do veículo do colaborador. Por exemplo, correção anual do IPVA, mecânica do veículo, inflação, entre outras coisas.

Quando se fala em valor do km rodado em 2021, é importante considerar que neste ano, o mundo inteiro está vivenciando uma crise econômica. No Brasil, o preço dos combustíveis está cada vez maior e a inflação continua subindo. Por isso, é importante que esse cálculo chegue a um valor de reembolso justo para todos os envolvidos. 

Sendo assim, há 4 pilares fundamentais para realizar o cálculo do reembolso referente ao valor do km rodado. Veja a seguir quais são eles:

1. Tenha um carro como padrão

Primeiro, é preciso definir um carro padrão para estimar uma média de consumo de combustível. Tendo o veículo como padrão, a empresa pode especificar para o colaborador que o reembolso foi feito considerando a média de consumo  por litro do veículo.

Por exemplo, um Gol UP novo tem consumo médio de 14,75 km/l, como orienta o próprio fabricante. Supondo que o custo do combustível seja de R$ 5,00/l, o custo médio por km rodado é de R$ 0,33.

Lembre-se de atualizar esse valor periodicamente devido a oscilações no preço do combustível!

2. Defina o que será incluso no reembolso

Como já mencionamos, os custos de um veículo vão além do combustível. Para que seja justo para o colaborador, é importante definir quais itens serão incluídos no reembolso, como limpeza do veículo, seguro, depreciação, estacionamento e pedágio, por exemplo. 

Essa é uma questão interna que a empresa deverá decidir e conversar com os colaboradores. O ideal é que isso já seja um item mencionado na política de viagens (que já ensinamos a fazer aqui no blog), para que ambos estejam de acordo com seus direitos e deveres desde o início.

3. Estime a quilometragem anual dos veículos

Outro fator importante que deve ser considerado é a quilometragem anual dos veículos. É fundamental saber quanto os veículos rodam em média dentro de um ano, caso os colaboradores utilizem o veículo para viajar com frequência. Isso permitirá saber os custos totais dentro de um período maior e acompanhar os indicadores para auxiliar na tomada de decisão.

4. Faça o pagamento parcial

Quando o carro é da empresa e o colaborador utiliza tanto para o trabalho quanto para fins particulares, é importante que o reembolso seja parcial. Sendo assim, a empresa deve se comprometer em pagar os gastos parciais do veículo, como IPVA, seguro, combustível, manutenção, entre outros.

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Quais são as despesas corporativas reembolsáveis?

Também é importante definir quais situações e despesas poderão ser reembolsadas. Lembrando que há várias situações diferentes que exigem a utilização de um veículo, seja alugado, próprio do funcionário ou de propriedade da empresa. Em todo caso, veja algumas situações que são comuns no dia a dia do colaborador:

  • Transações comerciais que exigem deslocamento com veículo;
  • Atendimento a clientes em domicílio ou local em específico;
  • Viagem para compra de equipamentos ou materiais para a empresa;
  • Viagem de negócios, desde que o veículo seja usado em algum momento pelo colaborador.

Perceba que todas as situações acima são passíveis de reembolso, já que o colaborador está em função da empresa, seja em uma viagem corporativa ou realizando um trabalho com o veículo.  No entanto, o reembolso não se aplica a trajetos da casa até o trabalho, trajetos no horário de almoço e toda atividade que não tenha nenhuma ligação com a empresa. 

Considere os seguintes itens: combustível, revisões, depreciação, manutenção, seguro, impostos, estacionamento, pedágio, e outros, e defina com a empresa quais farão parte do reembolso na política de viagens e quais serão arcados pelo colaborador.

Como calcular o valor do km rodado?

O cálculo do km rodado é algo muito particular de cada empresa, pois é necessário considerar cada situação e a política de viagens corporativas de cada companhia. Além disso, é importante ter bem definido de antemão todos os itens que serão reembolsados. 

Agora é importante saber o consumo médio de combustível do veículo em questão e quantos km foram rodados para a viagem a trabalho (para isso, pode-se verificar o odômetro do veículo ou utilizar um GPS). Sabendo esses valores, basta dividir a kilometragem percorrida por quanto o carro faz por litro e multiplicar pelo valor do litro da gasolina. Por exemplo: 40 km percorridos dividido por 14,75 km por litro que o carro consome = 2,71 litros. Com o litro custando 5 reais, tem-se um total de R$ 13,55 a serem reembolsados. 

Aí entra a opção de ter-se um carro base para valor fixo de consumo. Se considerarmos os R$ 0,33 por km, precisamos apenas multiplicar pela distância percorrida. Isso economiza tempo, mas não é um valor muito preciso, visto que cada carro possui um consumo diferente de gasolina por km.

Com esse valor base, é hora de adicionar os valores extras definidos como reembolsáveis anteriormente. Para despesas únicas de cada viagem, como pedágios, é só somar para encontrar o valor do reembolso. Para despesas periódicas, como limpeza (mensalmente) ou IPVA e licenciamento (anualmente), defina se será reembolsado o valor cheio de tempos em tempos, ou se será dividido para incluir no cálculo do km rodado.

Dicas

  • Planejar rotas mais eficientes até o destino para que o km rodado seja menor. É importante informar na política de viagens que a empresa planejará a rota para a viagem, assim o colaborador ficará ciente com antecedência.
  • Considerar outras formas de deslocamento. Caso o valor final de km rodado seja maior do que outras modalidades, vale a pena procurar outras alternativas, como passagens aéreas e transporte por aplicativos.
  • Ter números e cálculos reais para tomar boas decisões, tanto no planejamento quanto no reembolso da viagem corporativa. O ideal é optar pela opção mais eficiente para a empresa, desde que a esteja dentro da política de viagens.
  • Na plataforma da Onfly, é só cadastrar o valor por km rodado da sua política de viagens! O colaborador consegue adicionar a rota percorrida pelo mapa e o valor reembolsável é gerado automaticamente para inclusão no RDV.

Considere que em uma viagem corporativa com veículo do colaborador, negligência e acidentes de trânsito podem resultar em custos maiores para a empresa. Por isso, tenha todas as informações documentadas e aprovadas antes da viagem acontecer para que não haja nenhum imprevisto.

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Jared Belfort
Autor: Jared Belfort

Jared Belfort é especialista em viagens da Onfly, nos últimos meses tem se dedicado a entender como funciona o mercado de viagens e como pode otimizar os custos de viagens das empresas, para falar com ele, basta enviar um e-mail para jared@onfly.com.br

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