Sou obrigado a usar meu cartão na viagem a trabalho?

Se você vai viajar a trabalho pela primeira vez ou até mesmo se já está “calejado” com os desafios de viajar pela empresa, já deve ter se perguntado se você é obrigado a usar seu cartão na viagem a trabalho.

O colaborador que viaja pode se perguntar se precisa pagar as despesas da viagem com o seu próprio dinheiro (débito) ou comprometendo sua fatura com crédito.

Na verdade, esse é um questionamento bastante comum, principalmente para aqueles viajantes que precisam lidar com processos demorados de reembolso. Afinal, é bastante desagradável para o colaborador tirar dinheiro do próprio bolso, comprometendo a fatura do cartão e até mesmo o seu orçamento pessoal.

Por isso, preparamos esse artigo para explicar o que a legislação diz sobre usar o cartão pessoal nas viagens a trabalhos. 

Usar ou não usar cartão pessoal na viagem a trabalho?

O ideal é que a empresa ofereça outras formas — além do pagamento com cartão pessoal e reembolso — para o pagamento das despesas de viagem de sua responsabilidade. Porém, não existe nenhuma restrição na legislação que obrigue as empresas a eliminarem o processo de reembolso. 

A Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) faz entender que as despesas de viagens são de responsabilidade da empresa, como alimentação, transporte e hospedagem, mas não exige que a empresa arque com esses custos com adiantamento de valores, por exemplo. 

Por isso, cabe a cada negócio estabelecer sua própria política de viagens e definir como será feito o pagamento das despesas. 

Dessa forma, aquelas empresas mais modernas e alinhadas com a sua reputação como marca empregadora (chamado também de employer branding) buscam soluções que sejam mais confortáveis para o colaborador. 

Isso porque o processo de reembolso gera muita insatisfação para os viajantes, inclusive sendo considerado danoso aos negócios por muitos especialistas.

Afinal, o colaborador está viajando para representar a empresa e ainda precisa pagar a despesa com seu próprio recurso, comprometendo seu orçamento pessoal. No final das contas, ele precisa aguardar o prazo de reembolso — que pode ser bastante lento — para receber o valor de volta. 

A fim de melhorar a experiência dos colaboradores, eles não devem precisar comprometer seu dinheiro ou cartão de crédito pessoal com as despesas para depois solicitar o reembolso. 

Mas, como vimos, nem sempre as empresas oferecem outras formas de pagamento das despesas em suas políticas de viagens. 

A seguir vamos conhecer as formas mais comuns de pagamento desses gastos:

Como pagar as despesas de viagens a trabalho? 

Dentre as despesas mais comuns nas viagens, temos alimentação, deslocamento e hospedagem. Esses gastos são de responsabilidade da empresa, já que a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) entende que os gastos devem ser custeados pelo empregador. 

De forma geral, essas despesas de responsabilidade da empresa podem ser pagas das seguintes maneiras:

Adiantamento

Nessa forma, a empresa faz um adiantamento dos valores previstos a serem gastos na viagem a trabalho, como transporte até o aeroporto, almoço e jantar, por exemplo. 

Depois, cabe ao viajante comprovar os gastos através das notas fiscais para garantir que estão em conformidade com o permitido. 

Reembolso 

Outro meio de pagamento acontece por reembolso. 

O colaborador paga suas despesas, seja com cartão de crédito pessoal ou com dinheiro, depois comprova suas despesas, aguarda a empresa validar que as despesas estão alinhadas com a política de viagens e, posteriormente, recebe os valores de volta. 

Diária de viagem

Assim como no adiantamento, esse é o pagamento feito antes da viagem. A diferença é que a diária de viagem envolve todos os gastos por meio de um valor recorrente, geralmente para profissionais em viagens constantes. 

As diárias incluem alimentação, telefone, internet, transporte rodoviário e/ou aéreo, hotel, entre outros itens conforme a política.

Cartão Corporativo 

Com o cartão corporativo, a empresa define qual é o limite de gestos na despesa de viagem e permite que os colaboradores paguem sem comprometer o seu orçamento. Essa é como se fosse uma versão mais moderna e tecnológica dos adiantamentos. 

A grande vantagem é que o cartão corporativo permite ajustar os limites conforme o cálculo  da demanda da viagem, bem como verificar os gastos em tempo real. Então, mesmo que o valor necessário precise ser reajustado, o processo fica mais simples do que com adiantamentos. 

Pix 

Por meio do Cartão Corporativo, as empresas podem permitir o pagamento com Pix — inclusive, essa é uma funcionalidade da ferramenta oferecida pela Onfly.

Dessa forma, o processo de pagamento é ajustado conforme os limites definidos por gestores, similar ao cartão corporativo. O diferencial é que permite o pagamento a qualquer hora em dezenas de estabelecimentos, inclusive naqueles que não aceitam cartões, por exemplo. 

Sou obrigado a usar meu cartão na viagem a trabalho?

Não existe nenhuma obrigação legal de que o colaborador utilize seu cartão pessoal na viagem a trabalho. 

Porém, cabe verificar como o processo de pagamento das despesas de viagens é estruturado na sua empresa. Se a política de viagens define que o pagamento será feito pelo viajante e reembolsado posteriormente, pode ser necessário usar seu cartão de crédito na viagem a trabalho.

Essa pode ser uma situação delicada para o viajante que precisa comprometer seu limite e fatura do cartão pessoal para arcar com despesas de trabalho. Portanto, se houver alguma dificuldade nesse processo, o ideal é uma conversa franca com a liderança ou com o gestor de viagens para encontrar uma solução melhor. 

Como vimos, existem alternativas muito melhores do que o reembolso para que as empresas façam a gestão das despesas da viagem a trabalho.

E você, já precisou utilizar seu cartão de crédito pessoal nas despesas de viagens? Assine nossa newsletter e acompanhe outros conteúdos como esse.