Cartão corporativo: 4 sinais que indicam que sua empresa precisa de um

Ainda existe uma neblina dentro de muitas organizações que se sentem presas a processos antigos de analisar e dinamizar processos. O uso de um cartão corporativo tem se tornando uma alternativa para diversas empresas que sofrem com a gestão de despesas. 

Quem trabalha nesta área sabe o quanto é difícil manter um controle sobre os gastos e, consequentemente, reduzir o número de possíveis fraudes e erros administrativos, que podem acontecer. 

Rotineiramente ouvimos em nas apresentações de produto aqui da Onfly que falta das agências de gestão de viagens a oferta de uma solução para a prática de reembolsos que seja confiável e integrada. Por isso, a Onfly projetou o cartão corporativo Azulzinho especificamente para auxiliar empresas com controle de gastos e eficiência financeira por meio da customização e automatização do processo de reembolsos e de despesas em geral. 

Se você já debruçou sobre a mesa do seu escritório sem saber o que fazer para um melhor controle dos gastos internos, separamos 4 principais causas que afetam negativamente a eficiência de uma política de despesas. Junto disso, algumas das soluções para um processo mais transparente, como a adesão de um cartão corporativo, por exemplo. Para saber mais, confira abaixo.

O processo na sua empresa de gestão de despesas é descentralizado e provoca confusão entre colaboradores?

Quando há um descompasso no processo de gestão de despesas é natural que erros e conflitos aconteçam. O que pode causar certas dores de cabeças, principalmente quando há grande fluxo de aprovação sem um canal de apoio definido. 

Quando não há uma centralização, a tendência é que os colaboradores atuem sem uma organização aparente. 

Desta forma, o processo de gestão de despesas descentralizado e sem uma automatização de todo o processo de prestação de contas das despesas de viagens da sua empresa, incluindo recibos, reembolsos e relatórios pode se tornar uma grande confusão.

Se o número de questionamentos que chegam até você sobre o fluxo de aprovação se encontra num nível crescente, pode ser uma oportunidade de repensar a rota. Com um processo integrado é possível normatizar e organizar fluxos de trabalho a fim de aumentar a produtividade e efetivar as relações com seus colaboradores.

Você desconfia de fraudes ou erros na prestação de contas de um reembolso, por exemplo?

Quando não há informações claras sobre a política de despesas da empresa e a comunicação entre os colaboradores não acontece da forma correta, é possível existirem fraudes, prejuízos e diversos perrengues nos seus processos de reembolso.

Um terror para quem cuida dessas questões financeiras. Há estudos que apontam que de 8% a 10% das despesas corporativas que são reembolsadas aos funcionários, são, na verdade, oriundas de fraudes. 

Existem diversos sinais para abrir o olho em relação a fraudes. Já percebeu se os gastos estão sempre no limite orçamentário? Se há uma falta excessiva ou um excesso na comprovação desses gastos? Bom, estes são motivos de alerta.

Por isso, ter as ferramentas certas para um sistema de reembolso é muito importante. Com, softwares e plataformas especializadas em gestão de viagens corporativas, como é o caso da Onfly, é possível simplificar todo esse processo e torná-lo muito mais transparente.

Percebe uma bagunça na separação das despesas pessoais e da empresa? E que, por isso, há um aumento do número de pedidos de reembolso?

Este é um problema gigantesco para os funcionários de uma empresa. Quando não há adiantamento de despesas ou um cartão corporativo, o funcionário precisa arcar com os custos das despesas da viagem do seu próprio bolso, para receber depois o reembolso. E isso causa uma bagunça danada nas finanças pessoais do colaborador.

Essa situação pode desencadear uma série de desgastes na relação do colaborador para com a empresa. Além disso, pode fazer com que o número de pedido de reembolso aumente e cause um certo conflito com o seu financeiro.

Falta controle dos valores oferecidos e gastos pelos colaboradores? Entenda como o cartão corporativo pode auxiliar

Já ficou perdido nas incalculáveis planilhas de gastos ou anda confuso por ser novo na área? Ter controle sobre esses números é primordial para a saúde financeira da sua empresa. 

Com o Azulzinho, sua empresa concede limites e gerencia budgets de forma simples, rápida e eficiente para todos os colaboradores. Nosso cartão corporativo também otimiza o tempo de toda a sua equipe, já que ele centraliza todas as despesas em um só lugar.

“Um dos principais atrativos foi a possibilidade de fazer a solicitação do saldo que você necessita de uma maneira rápida e organizada. Sem falar na visibilidade dos gastos que o colaborador tem acesso, em uma estrutura ao nível de centro de custo, facilitando no sistema de aprovação”. Kenney Liberato, assistente administrativo de Supply Chain da Rofe Distribuidora sobre o uso do Azulzinho

O cartão corporativo da Onfly permite maior controle das despesas de viagens corporativas, com visualização em tempo real dos pagamentos efetuados. Mesmo no caso de cartões que são pré-pagos, em que o colaborador tem maior independência, a empresa mantém o controle dos gastos.

É uma opção viável para todas as empresas que desejam simplificar processos e valorizar seus funcionários que realizam viagens corporativas. Alguns desses sinais se enquadra na sua realidade? Quer ter essas e outras dicas? Siga a Onfly no LinkedIn e assine nossa newsletter.