Sete razões para automatizar a gestão de despesas na sua empresa

7 razões que explicam o porquê sua empresa precisa automatizar a gestão de despesas, gerando melhor experiência para os colaboradores, melhorando governança e compliance e entregando maior segurança para os acionistas.

Não é novidade para ninguém habituado com o mercado profissional que despesas fazem parte do cotidiano de uma empresa. Seja uma demanda inesperada que exigiu horas extras de um colaborador, um jantar com um cliente pago do próprio bolso ou até mesmo uma viagem a trabalho já planejada, não importa: as despesas estão sempre ali e, é claro, precisam ser bem geridas e controladas, inclusive o processo de reembolso de despesas.

Por isso, ter o detalhamento de todos esses gastos na palma da mão é fundamental para o bem-estar de uma empresa. As tão corriqueiras planilhas de Excel, que nos ajudam em diversas partes do dia a dia corporativo, já foram fundamentais para a gestão de despesas, mas, atualmente, é possível encontrar plataformas digitais que oferecem esse serviço de forma mais efetiva, prática e organizada, como a Onfly, especializado na gestão de despesas de viagens.  Através desse software, o controle de custos e as subsequentes atividades do ramo, como o planejamento de reembolsos a colaboradores, são facilitados, contribuindo para a automatização desses processos e, portanto, para uma empresa mais moderna e saudável.

Abaixo, listamos sete fatores que mostram a importância de automatizar a gestão de despesas e como a plataforma da Onfly pode ajudar a sua empresa.

Confira!

 

1 – GERENCIAMENTO DE ERROS E FRAUDES

 

Automatizar a gestão de despesas de uma empresa é, em outras palavras, ter processos que tornem esse serviço padronizado e preciso. Através de uma plataforma de tecnologia especializada na tarefa, o controle de custos corporativos é feito de forma automática e segura, a fim de que erros comuns, como a má-interpretação de uma planilha ou a perda de um recibo em papel, não aconteçam. Além disso, o software pode ajudar a identificar possíveis fraudes na hora do fechamento de contas. Na plataforma da Onfly por exemplo, é necessário alinhar a política de viagens da empresa ao serviço antes de começar a utilizar e, ainda, todos os processos, desde o lançamento da despesa até a aprovação de um gestor responsável, ficam registrados e salvos em um histórico.

Essas funcionalidades garantem mais segurança ao setor financeiro de sua empresa.

 

2 – ECONOMIA DE TEMPO E DINHEIRO

A automatização do controle de gastos é um investimento que pode gerar ótimos frutos, inclusive financeiramente, a uma empresa. Um software que cuide da gestão de despesas do seu negócio, desde o processo de reembolso de despesas  até reserva de passagens e hoteis é fundamental para a economia de dinheiro, evitando, como já destacamos, erros e fraudes, que podem gerar grande prejuízo a longo prazo. Não menos importante, uma plataforma especializada é também essencial para salvar tempo de sua companhia, já que esse serviço, que pode ser demorado e árduo, será feito de forma simples e automática, aliviando o setor financeiro e, consequentemente, gerando mais produtividade.

 

 

3 – CUMPRIMENTO E RESPEITO DAS POLÍTICAS DA EMPRESA


Mais importante que possuir política de viagem clara e efetiva em sua empresa é garantir que elas sejam cumpridas. Essa tarefa que não é simples, principalmente em companhias que possuem muitos colaboradores, pode ser facilitada com a ajuda de uma plataforma que cuide da gestão de despesas. Através de uma ferramenta automatizada, irregularidades ou ações que não estejam de acordo com as regras da empresa são identificadas de maneira mais simples, fazendo com que a política de gastos se mantenha em constante aplicação.

 

4 – FACILIDADE EM VIAGENS DE NEGÓCIO

 

Viagens corporativas são, provavelmente, a primeira coisa que pensamos quando falamos de gerenciamento de gastos em uma empresa. Como fazem parte da rotina de companhias modernas e exigem constante movimentação do setor financeiro, é essencial contar com um software que simplifique e torne mais efetivos todos esses processos. Com a plataforma da Onfly, especializado na gestão de despesas em viagens, a sua empresa tem mais tranquilidade e efetividade para planejar e executar deslocamentos, garantindo que sejam mais confortáveis e, principalmente, produtivos.

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5 – LUCIDEZ FINANCEIRA

Uma empresa com a gestão de despesas automatizada é uma empresa com lucidez financeira. Com os gastos detalhados, bem geridos e todo o serviço organizado em processos, é possível ver de maneira mais clara por onde está circulando o dinheiro de sua companhia, quais custos estão mais altos que o planejado e que setores podem receber maior investimento.

De forma resumida, uma plataforma que ajude no gerenciamento de gastos pode, além de ajudar sua empresa financeiramente, proporcionar melhores escolhas e tomadas de decisão profissionais.

 

6 – MODERNIDADE, PRATICIDADE E CONFORTO

Implementar um software que cuide da gestão de despesas da sua empresa é uma maneira de modernizar seus serviços e sua forma de trabalhar. Métodos muitas vezes confusos, como planilhas de Excel, e-mails com gastos listados ou recibos em papel, podem ser atualizados por uma simples plataforma de tecnologia que automatize toda essa tarefa. Isso garante que o controle de custos seja feito de maneira mais prática, além de proporcionar maior conforto a diversas áreas de sua empresa.

 

7 – BEM-ESTAR CORPORATIVO

 

Por fim, aliado a todas as razões já listadas, a automatização da gestão de despesas pode ser fator fundamental para uma ampla melhora do bem-estar geral de sua empresa. Ter o serviço feito de maneira mais rápida, efetiva e prática significa a satisfação de diversos setores da empresa, seja o colaborador com melhor experiência, seja os gerentes com facilidade de checagem, facilitando compliance, e consequentemente os acionistas, garantindo que o dinheiro está sendo bem empregado.

Automatizar o controle de custos certamente deixará o ambiente de sua empresa, acima de tudo, mais saudável.

 

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Jared Belfort
Autor: Jared Belfort

Jared Belfort é especialista em viagens da Onfly, nos últimos meses tem se dedicado a entender como funciona o mercado de viagens e como pode otimizar os custos de viagens das empresas, para falar com ele, basta enviar um e-mail para jared@onfly.com.br

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