Como a Rota Oeste reduziu em 98% o tempo para fazer RDV?

O Grupo Rota Oeste reúne duas grandes empresas brasileiras. Com atuação em máquinas e veículos de grande marcas como Scania, John Deere Construction e Wirtgen, a Rota Oeste tem filiais estratégicas por todo o centro-oeste do país. 

Na área de máquinas, toda a operação da Rota Oeste atua em campo com mecânicos e especialistas. Já no setor de veículos, o time comercial viaja muito para atender as demandas do negócio.

Com esse fluxo de viagens intenso, neste Case de Sucesso, entenda como a Rota Oeste garantiu 100% de visibilidade nos gastos de viagens com o cartão corporativo da Onfly.

A Rota Oeste

A história do Grupo Rota Oeste começa na década de 50 com um empreendimento familiar no ramo de concessionária dos caminhões, pick-ups e automóveis. 

Em 1984, o grupo adquiriu a concessão Scania em Cuiabá, no Mato Grosso, e seguiu com a expansão na região, tornando-se a Rota Oeste Veículos. 

Já em 2014, inaugura-se a Rota Oeste Máquinas, com máquinas de construção, peças e serviços.

Hoje, com cerca de 600 colaboradores, o Grupo Rota Oeste precisa atuar em diversas cidades brasileiras. O negócio enfrentava um grande problema com adiantamentos de viagem, processos manuais e zero visibilidade de dados para decisões de orçamento e recursos. 

Para solucionar esse cenário, a Rota Oeste conta com a Onfly como plataforma completa, desde a reserva de viagens até as despesas com o cartão corporativo 100% integradas no ERP utilizado, que é o Protheus da TOTVS. 

Quem conta sobre essa transformação é Gabriel Mião, scrum master na Rota Oeste, e um dos responsáveis pela implantação da Onfly.

Onfly oferece transparência nas viagens e nas despesas 

Antes da Onfly, o departamento de compras contava com uma pessoa responsável exclusivamente pela cotação de aéreo, cotação de hotel e também da reserva.

E aí começava o prejuízo financeiro da Rota Oeste, com uma gestão de viagens e de despesas complicada. 

Primeiro, o tempo gasto para fazer uma compra de viagem era muito alto e isso, somado à flutuação de preços, principalmente de aéreo, causava perda financeira. Também gerava grande retrabalho desse analista de compras que precisava aprovar e reaprovar as cotações diversas vezes. 

Por fim, havia a falta de controle de fluxo de caixa, porque não havia nenhum registro do gasto real de viagem, nem dados para analisar métricas e o retorno desse investimento.

“Tínhamos zero informação de KPI [Key Performance Indicators, em português: indicadores-chave de desempenho], de indicadores e de informações para tomada de decisão e redução de custo. Não se sabia se essas viagens realmente estavam sendo compradas na melhor opção”, relata. 

A extração das informações era muito manual e sem velocidade.

“Um dos maiores ganhos que a Onfly trouxe nessa questão financeira é informação para decidirmos. Analisamos os dados e entendemos se estamos viajando dentro da política, conforme a realidade da cidade e se escolhemos a melhor opção que estava disponível no mercado”, conta.  

Tempo para fazer RDV reduz de 2 horas para 2 minutos

Antes de implementar o cartão corporativo da Onfly, o Grupo Rota Oeste fazia um adiantamento de viagem na conta do colaborador. No final da viagem, o viajante juntava todas as dezenas de notinhas para preencher uma planilha de RDV.

Ainda era necessário imprimir, assinar e escanear novamente esse documento para incluir no sistema digital. 

Hoje, esse processo é simples, rápido, eficiente e totalmente digital de ponta a ponta. 

“Cadastramos todos os colaboradores na Onfly. Nós criamos os fluxos e os parâmetros necessários. Então, o colaborador solicita o valor via aplicativo, o gestor aprova e o financeiro paga. O colaborador usa o cartão conforme a política e tira as fotos de todos os comprovantes. No final da viagem, basta enviar o relatório”. 

Isso reduziu drasticamente o tempo gasto em relatórios de despesas de viagens (RDV).

“Porque há um mecânico, por exemplo, que é uma pessoa que ganha e produz por hora. Eram duas horas parado fazendo RDV e agora ele gasta apenas dois minutos. A empresa tem duas horas a mais de produtividade na linha de frente”, explica.  

Colaboradores mais satisfeitos com atividades que geram mais valor 

Com a facilidade de uso, já que o cartão corporativo tem bandeira MasterCard e é aceito amplamente, os colaboradores ficaram mais satisfeitos.

“Todo mundo fala que Onfly foi uma das melhores coisas que aconteceu para eles lá na ponta, que resolveu bastante da nossa dor”, conta. 

Com o tempo livre, os colaboradores deixam de ter um trabalho repetitivo e manual para agregar mais valor para a Rota Oeste, como explica Gabriel.

“Nós não estamos tirando a função, estamos dando a oportunidade de usar todo o potencial em tarefas que dependem de você. O que é manual, que é repetitivo, os colaboradores podem deixar que a gente automatiza com a Onfly”. 

A Onfly

A Onfly é a travel tech B2B n.1 da América Latina, com mais de 1.600 clientes que utilizam a plataforma para uma completa gestão de viagens e despesas corporativas. Ajudamos empresas de todos os tamanhos a melhorar seus processos de viagens com uma plataforma tecnológica exclusiva que contribui para redução de custos e transparência dos gastos. 

Faça como a Rota Oeste! Fale com um especialista e entenda como a Onfly pode devolver tempo e oferecer qualidade para as viagens a trabalho dos colaboradores da sua empresa: