Principais problemas com custos de viagem em empresa de tecnologia

Saiba como solucionar os problemas que empresas de tecnologia enfrentam para gerenciar os custos de viagem.

As empresas de tecnologia lidam diariamente com o desenvolvimento de soluções em computação, telecomunicações e eletrônicos, além de outras propostas inovadoras que transformam e impulsionam o mercado

E é justamente para levar o seu produto ou serviço por todos os lugares que essas empresas precisam realizar viagens corporativas. Esses deslocamentos são vistos como investimentos e, por isso, gerenciar os custos de viagem, como alimentação, transporte e hospedagem é muito importante. 

Listamos a seguir 5 problemas comuns nos custos de viagem em empresas de tecnologia, e, além disso, demos soluções para melhorar esses processos

1. Processos arcaicos, lentos e burocráticos

Um dos principais problemas com custos de viagem em empresa de tecnologia são os processos arcaicos, lentos e burocráticos. Soluções manuais para gerenciamento de custos, como planilhas de Excel, são demoradas e demandam muitas horas de trabalho, além de serem bem mais suscetíveis a erros (seja de digitação ou de conferência de dados). 

Além de aumentar a chance de erros, esses processos vagarosos também são inimigos da satisfação dos colaboradores. Já ouviu falar naquele ditado: casa de ferreiro, o espeto é de pau? Sem automatização dos processos, as empresas de tecnologia entram em contradição: entregam tecnologia, mas não utilizam ferramentas para melhorar seus processos internos

Inclusive, a seguir detalhamos mais sobre o impacto da ineficiência da gestão de custos com a satisfação dos viajantes, gestores e setor financeiro.  

2. Falta de transparência nos custos de viagem

Outro grande problema que as empresas de tecnologia enfrentam quando não realizam uma gestão de despesas de viagens de forma eficiente é a falta de transparência. E esses processos “sinuosos” são grandes inimigos da escalada necessária para que uma empresa tech cresça cada vez mais. 

Isso porque quando os processos são mal definidos, ninguém sabe ao certo quais despesas são autorizadas, quais são proibidas, como enviar o comprovante de pagamento ou como receber um reembolso, utilizar cartão corporativo ou solicitar um adiantamento… 

Dessa forma, as empresas abrem margem para fraudes e inconsistências. Afinal, um colaborador que agiu de má-fé pode alegar que não há transparência no “como fazer” a prestação de contas das despesas — gerando prejuízos na cultura organizacional e, principalmente, perdas financeiras

3. Insatisfação dos colaboradores 

Já tratamos aqui no Blog sobre como os processos burocráticos e o reembolso de despesas demorados são desvantagens na hora de reter talentos. É que eles geram grande insatisfação para os colaboradores.

Imagine só: você fez uma viagem a trabalho, arcou com as despesas de alimentação e ainda precisa encarar pilhas de notinhas fiscais para comprovar seu gasto… Sem falar na demora de sabe-se lá quantos dias úteis para ter o processo de reembolso aprovado. 

Isso gera uma dor de cabeça muito grande para os viajantes, gestores e até mesmo para o setor financeiro. Temos como visão que as pessoas são o principal ativo de uma empresa e, por isso mesmo, reter talentos com alta satisfação é tão essencial quanto atrair novos colaboradores capacitados. 

Em empresas de tecnologia essa importância ganha ainda mais força. Contar com o colaborador que já entende o produto/serviço e desempenha sua função positivamente é imprescindível para o crescimento, expansão e divulgação das empresas tech, seja uma startup ou um negócio com anos de trajetória. 

4. Auditoria ineficiente 

Sua empresa ainda transfere dados manualmente entre softwares, demandando tempo e energia em processos demorados e sujeitos a erros? Isso acaba com a auditoria eficiente!

Esse problema pode ser facilmente resolvido com o uso e integração entre soluções tecnológicas. 

Atualmente, o software de gestão de viagens e de despesas corporativas pode ser totalmente integrado a outros sistemas, como ERP, bancário ou mobilidade, tornando o processo um fluxo contínuo de dados e informações. Tudo funciona como uma “engrenagem” unindo as “peças” por meio de low-code para garantir um processo fluído e automatizado.

Assim, é muito mais simples conferir os dados em auditorias e processos de checagem de despesas de viagens, diminuindo a incidência de erros e garantindo mais transparência e compliance (inclusive, isso é um grande chamariz para investidores que prezam por consistência). 

5. Achar que política de viagens não combina com tecnologia 

Quando os colaboradores da sua empresa pensam em política de viagens, ainda acreditam que esse é um documento de dezenas de páginas cansativo e sem propósito? É hora de atualizar essa visão.

A política de viagens combina, sim, com a tecnologia. São as “regras do jogo” com o que pode e não pode ser feito em uma viagem e, por isso, é um documento básico para qualquer gestão de viagens e de despesas corporativas.

Apesar disso, esse documento não precisa ser chato. Na verdade, a recomendação é que seja bastante direto e de fácil acesso e entendimento. Hoje em dia, soluções tecnológicas oferecem a integração da política de viagens dentro da plataforma de gestão — simplificando muito o processo.

Se o viajante faz uma reserva pelo software de gestão de viagens, a própria ferramenta indica se aquela é uma reserva dentro ou fora da política; quem aprova e os motivos da aprovação ou recusa da despesa de viagem. Isso também vale para a hora de apresentar o RDV, o sistema indica quais comprovantes estão faltando; quem recusou/aprovou a despesa e como indicar os gastos em poucos cliques. 

Qual desses problemas sua empresa de tecnologia ainda enfrenta quando trata de custos de viagens? Comente aqui embaixo ou no nosso LinkedIn sobre qual solução você gostaria de acompanhar em mais detalhes no Blog da Onfly! 

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Elaine Maciel
Elaine Maciel

Elaine é comunicóloga pela UFSJ e embarcou no desafio de fazer parte do time de comunicação e marketing da Onfly como Analista de Conteúdo. Para conversar com ela, basta enviar um e-mail para elaine.maciel@onfly.com.br!

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