Por que é preciso pensar antes de fechar contrato com a agência de viagens do seu amigo?

Quando se trata de gestão de viagens e despesas corporativas,  misturar a vida pessoal com negócios pode ser muito perigoso, entenda! 

Escolher a prestação de um serviço, que envolva tecnologia e inovação, por amizade pode ser tornar uma grande dor de cabeça. Afinal, o que o seu conhecido oferece pode não ser o que sua empresa  espera e seus colaboradores precisam. Consequentemente, pode causar um desgaste desnecessário na relação e fazer com que você pise em ovos, além de um péssimo exemplo para toda sua empresa, imagina que todos os colaboradores comecem tomar decisões estratégicas baseado nas relações de amizade, e não no que é melhor para a empresa? 

Uma dica valiosa que faz a diferença e que gostamos de frisar por aqui é: para suas viagens pessoais, continue viajando com seu amigo, para as viagens da sua empresa, contrate uma plataforma profissional e que gere valor para sua empresa. Decisões erradas podem impactar diretamente na forma como você analisa os processos relacionados à compra de viagens e despesas corporativas e em todos seus sistemas internos. 

Não pensar em todo o processo das despesas e demandas de viagens de seu negócio pode desencadear uma série de  problemas para as suas atividades operacionais. Por isso, elencamos 6 situações para se pensar antes de assinar qualquer contrato com um parente ou amigo.

Pegue um bom café, respire, e vem com a gente, a leitura vai ser divertida 😉

Tome cuidado ao fechar contrato com um amigo

1. A agência do seu amigo ou parente atende todas as demandas do seu negócio?

Primeiramente, sabemos do valor simbólico  e emocional de apoiar o negócio de um amigo ou parente que está empreendendo. Não é atoa que a #apoieumamigo sempre aparece nos trendings topics nas redes sociais. Empreender, em qualquer nicho, não é uma tarefa fácil. Qualquer ajuda é bem vinda em qualquer etapa do negócio para dar aquela movimentada e ânimo na amizade. Se você está procurando por um serviço que um amigo oferece, por que não assinar um contrato com ele? Porém, quando se trata de serviços de gestão e simplificação de processos é preciso olhar além. E vou te contar o porquê. 

Bom, antes de fechar qualquer contrato de prestação de serviços ou adquirir uma plataforma de gestão, é importante pesquisar se esta atenderá todas as demandas das suas viagens corporativas e de seus colaboradores, por exemplo. Este trabalho de identificar as lacunas e falhas do processo de viagens da sua empresa são de suma importância para decidir qual serviço ou agência utilizar. Ao fechar com a agência de um conhecido você se perguntou se o que ele oferece é o que sua empresa está procurando no momento?

Se você busca um sistema que integre em um só lugar compra de passagens aéreas, aluguel de quartos em um hotel e um monitoramento dos gastos do colaborador, pergunte se a agência do seu conhecido oferece soluções para a sua demanda. Se a resposta for não, é preciso repensar sua estratégia de contratação de serviços. Afinal, se existe no mercado um lugar que atenda suas expectativas, por que não colocar na balança?

Existe uma diferença muito grande entre viagens a lazer e as viagens a trabalho, e quase sempre uma empresa que faz bem viagens a lazer para pessoas físicas, faz muito mal, viagens a trabalho (contamos um pouco desta história por aqui). 

Uma plataforma self-booking, por exemplo, em que todos os seus colaboradores podem pesquisar, solicitar, emitir e reservar bilhetes aéreos, hotéis e de translado com apenas alguns cliques, além de fazer toda gestão de adiantamentos, reembolsos e até cartão corporativo, sem ter que enviar vários e-mails ou ficar horas no telefone pode reduzir, e muito o tempo dos colaboradores e gastos desnecessários. 

Mesmo que a agência do seu amigo ofereça vários descontos e facilidades, no fim do mês esses benefícios podem sair bem caros (e não é só no sentido financeiro). Do que adianta pagar mais barato, se o seu colaborador não está contente com o serviço?  Vá com calma! Misturar vida pessoal e profissional, neste caso, pode não ser a opção mais assertiva.

 2. A agência do seu amigo ou parente tem uma plataforma de gestão e monitoramento de fácil acesso?

Em uma sociedade sempre preocupada com o tempo, é preciso pensar estrategicamente em empresas que possuam processos de ponta e com metodologias ágeis para entregar o melhor serviço para o seu negócio. E descomplicar a vida dos seus colaboradores para que não acarrete sobrecarga de tarefas. Na hora de decidir sua agência de viagens corporativas é preciso escolher uma opção que irá automatizar todo o processo de prestação de contas das despesas, incluindo recibos, reembolsos e relatórios de forma fácil. 

As principais vantagens de se ter uma plataforma de gestão são as reduções de custos, aprimoramento de gestão e uma maior produtividade de seus funcionários. Escolher uma agência sem analisar todas as variantes é sinônimo de falhas. Por isso, veja se a plataforma escolhida disponibiliza uma gestão de viagens e de despesas de forma fácil e descomplicada. 

Se for o caso, faça uma pesquisa interna com as pessoas que precisam se locomover a grandes distâncias e entenda quais são as maiores contestações. Esse estudo institucional é uma forma ágil para ponderar sobre os dados quantitativos e qualitativos do objeto de pesquisa e planejar sobre quais as dores que estão prejudicando o crescimento e desenvolvimento das viagens corporativas. Com a opinião interna em mãos, você poderá pesquisar no mercado a melhor solução. 

3. A agência do seu amigo ou parente possui atendimento 24 horas para resolver os pepinos da sua viagem?

O escritório do seu conhecido não é o aplicativo de mensagens instantâneas dele. Whatsapp, Telegram e Direct de redes sociais não são os canais apropriados para este tipo de ajuda. Se um fato acontecer você tem pra onde correr ou pedir aquele help? Se ele tem um time focado em dar auxílio para os clientes 24 horas…ótimo. Afinal, existem voos e check-ins de madrugada. Não dá para ficar esperando até o horário comercial sentado num banco de aeroporto ou hotel esperando uma solução cair do céu. Analise se a agência escolhida possui um bom atendimento, agilidade e foco na solução.

Uma solução, por exemplo, é perguntar se existe uma equipe de Sucesso do Cliente, que acompanhe mensalmente o seu uso da plataforma para solucionar qualquer demanda e ficar disponível para auxiliar a qualquer dia e hora, via WhatsApp, email ou telefone. Toda pergunta na hora de fechar um contrato é necessária.

Além disso, priorize plataformas de tecnologia que conte também com a possibilidade de requisições offline de hotéis, automóveis, passagens multitrechos, ônibus e traslados, caso seja necessário. Cada viagem é única e por isso é preciso detalhar suas necessidades. 

4. A agência preterida investe em tecnologia e soluções inovadoras?

Infelizmente, muitas agências de viagem ainda estão paradas no tempo. A tecnologia está aí para ser usada e ser elevada para outros patamares dentro da sua empresa. A agência do seu conhecido está preocupada em trazer os melhores softwares, plataformas e aplicativos para a sua gestão de viagens? 

Com tecnologia de ponta, as plataformas oferecem transparência nos processos de reembolso, recomendam as melhores opções para economizar em hospedagem e passagens aéreas, além de outros recursos que permitirão economizar muito mais. Uma plataforma de viagens corporativas usa tecnologia para te ajudar, e não para te substituir. A automatização de processos em viagens corporativas significa a redução de custos que poderiam ser investidos em outras áreas internas. 

Investir em prestadores de serviços que buscam aprimorar suas tecnologias e estão imersos na transformação digital faz com que sua empresa se torne mais competitiva e eficiente. Um pequeno algoritmo na plataforma do seu conhecido pode fazer toda a diferença. 

Aqui na Onfly por exemplo, são 20 profissionais de tecnologia trabalhando diariamente para entregar a melhor plataforma para os clientes, é um investimento em P&D que sua empresa se beneficia diretamente.

5. Você e seu amigo possuem abordagens alinhadas e confiança?

Existe uma pergunta decisiva é se você e seu amigo  trabalham de formas sincronizadas.  Se você tem um pé atrás com as escolhas do seu amigo ou parente, vale a pena o risco? Relações de amizades precisam ser reforçadas dia a dia e quando isso tudo envolve dinheiro, e a saúde financeira da sua empresa, é preciso ter tudo muito bem alinhado. Separe sua pessoa física da sua entidade jurídica! 

Acredite, isto é importante.

E se você é uma pessoa que segue seus desafios pela emoção, isso pode ser um problema! Afinal, seu julgamento de uma ação empresarial pode esbarrar em percepções sobre outros aspectos observados em seu vínculo pessoal. E isto é um risco para sua visão do outro. Você quer arriscar sua amizade e sua empresa?

6. Um péssimo exemplo para todos os funcionários

Como diz Rony Meisler, CEO da Reserva, o “exemplo arrasta”, na verdade a melhor forma de liderar é dando o exemplo, logo, você vai dar o pior exemplo para sua equipe, deixando claro que as suas decisões não são pautadas pelas melhores escolhas para sua empresa, mas sim, para sua vida pessoal.

Agora imagina, se a moda pega na empresa? Todos os seus funcionários começarem a realizar compras de serviços e produtos pautados nas relações de amizade, e não no que é efetivamente melhor para empresa.

Pense bem, se este é o exemplo, que você quer dar para todos os colaboradores, um claro conflito de interesse que pode implodir a cultura corporativa da sua organização.

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José Alberto Rodrigues
José Alberto Rodrigues

Olá! Me chamo José Alberto Rodrigues. Sou jornalista e pós-graduado em Comunicação e Marketing. Sou o Analista de Conteúdo na Onfly e nos últimos meses venho me dedicando a entender como funciona o mercado de viagens corporativas e como otimizar os custos de viagens das empresas. Para falar comigo, é só mandar um e-mail para jose@onfly.com.br

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