O que levar em consideração em uma política de viagem pós Covid?

Na medida em que a retomada das viagens corporativas após período crítico do isolamento social foi se flexibilizando, muitos gestores de viagens tiveram de repensar a política de viagem pós Covid dentro de suas respectivas empresas. Porém, com os dados crescentes de casos flutuantes e diretrizes em constante mudanças em diferentes cidades do país e do mundo é imprescindível uma orientação mais clara e disciplinar para os colaboradores viajantes. 

Quanto mais a política de viagem pós covid for capaz de oferecer aos seus funcionários quesitos como segurança e confiança, mais você estará minimizando e prezando pela saúde e bem estar dele. Fornecer um ambiente onde as pessoas se sentem valorizadas, independentes e parte de um propósito será mais importante do que nunca.

Já explicamos por aqui que uma política de viagem corporativa possibilita otimizar processos, controlar custos e definir parâmetros para as viagens e reembolsos de despesas realizadas pelos colaboradores em nome da empresa. Com a crise sanitária ocasionada pelo coronavírus ficou mais que claro a necessidade e importância de criar uma política de viagens para auxiliar sua empresa em todos esses processos e a reduzir riscos.

Com toda esta situação, a sua política de viagem pós COVID deve incorporar, além de todas as regras já existentes, práticas que vão garantir ao seu colaborador todos os recursos necessários para a mitigação de qualquer infecção durante e após a viagem. 

A seguir, elencamos uma série de novas diretrizes que você e sua organização podem incorporar em sua política de viagem pós covid e te ajudar a formulá-la da melhor maneira possível. 

Bora lá?

Defina novos parâmetros de reserva e compra de passagens

Para uma maior segurança e evitar que um colaborador seja exposto ao vírus em aeroportos e conexões, uma dica é realizar mudanças nas regras de reservas e compras de passagens aéreas. 

Muitas empresas vêm adotando uma política de viagem pós covid que prioriza, além do custo envolvido, uma viagem sem escalas, ou seja, dando a possibilidade do viajante escolher os voo diretos para os seus destinos. Essa opção reduz que o colaborador fique nesse vai e vem de aeroportos e cidades até o destino final. 

Por isso é importante colocar recursos em suas política de viagem pós covid que podem promover uma maior segurança durante a viagem, como prazos de reserva, durações e rotas de voo autorizadas e escalas. 

Após essas mudanças, verifique se estes novos padrões estão rodando de forma correta em seu software de gerenciamento de viagens para que os funcionários possam pesquisar facilmente voos e acomodações que atendam às suas necessidades e requisitos.

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Crie novos itens de reembolso

Qualquer política de viagem contém os itens e serviços que são cobertos pelo reembolso. Geralmente são  quesitos como refeições, aluguel de carro, hospedagem e km rodado, por exemplo. 

Mas, com a nova conjuntura e cuidados com o colaborador, já pensou em adotar o reembolso ou oferecer antes de qualquer viagem itens como máscaras faciais, desinfetante para as mãos ou álcool em gel?  Pois é! Diversas empresas vem adotando esses novos itens na lista de despesas aprovadas. 

Se estes materiais se tornam indispensáveis e obrigatórios no cotidiano de todos, pode ser necessário atualizar sua política de viagem para adicionar máscaras, luvas, suprimentos desinfetantes e itens semelhantes à sua lista de despesas reembolsáveis.

Outra questão neste sentido é sobre os custos para testes de Covid antes e após a viagem agendada. Em caso de solicitação de um teste negativo por parte do local, empresa ou evento do colaborador viajante é importante estar definido dentro da política de viagens quem será o responsável por essa despesa. 

A realização de quarentena como parte da política de viagens pós covid

É natural que a realização de uma viagem aumente a exposição de um funcionário ao COVID-19, que pode afetar a saúde de todos os outros funcionários na volta ao trabalho na sede. 

Se sua empresa acredita que deva existir um período de quarentena nesta pós viagem, defina recomendações padrão para estas situações. Por exemplo, viajantes que retornam de destinos acima de um determinado limite de casos trabalharão em casa por 10 dias ou até obterem um resultado negativo no teste.

Saiba o que fazer em casos positivos de COVID após uma viagem

Se um dos colaboradores testar positivo ou desenvolver algum dos sintomas típicos do COVID-19 durante ou logo após a viagem, sua política de viagens deve esclarecer todas as medidas necessárias para sua saúde, de acordo com o Ministério da Saúde. Normalmente, essas diretrizes incluem isolamento imediato, busca de cuidados médicos adequados e testes adicionais de COVID-19 quando necessário.

Além dessas normas adotadas mundialmente, é preciso que este funcionário informe imediatamente ao RH ou superior direto para que a organização tome todas as medidas cabíveis, como acompanhamento para outras infecções e realocação de tarefas cotidianas do colaborador afastado.

Verifique as condições de viagem, destino e do colaborador

Como tentativa de limitar e coibir a propagação do vírus e cumprir com os requisitos da Organização Mundial da Saúde (OMS), cada país, estado e municípios passaram a adotar medidas e normas sobre medidas sanitárias e de visitação. Os requisitos para viajar em pandemia variam em cada destino e podem mudar a qualquer momento, já que novas diretrizes são sempre lançadas pelos países e estados. 

No entanto, para quem irá realizar uma viagem a trabalho é fundamental saber quais são esses requisitos para realizar a viagem com segurança e respeitando as normas exigidas por cada localidade. Em casos de viagens internacionais, quase todos os países do mundo exigem a realização do teste antígeno ou PCR negativo para ingresso ao país, assim como comprovação de vacinas e seguro viagem. 

Mesmo com o avanço da vacinação para a prevenção da covid-19 e os estudos sobre a eficácia das vacinas e efetividade dos imunizantes disponíveis no Brasil, muitas pessoas se negam a se vacinar. Por isso, como forma de proteger a todos os funcionários e se adequar às normas vigentes, é importante saber a situação das vacinas do colaborador viajante para evitar atritos e cancelamentos.  

Por isso, é importante pesquisar sobre o destino antes da viagem e é essencial que os gestores de viagem fiscalizem se o colaborador está indo até o local com todos os requisitos necessários. 

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José Alberto Rodrigues
José Alberto Rodrigues

Olá! Me chamo José Alberto Rodrigues. Sou jornalista e pós-graduado em Comunicação e Marketing. Sou o Analista de Conteúdo na Onfly e nos últimos meses venho me dedicando a entender como funciona o mercado de viagens corporativas e como otimizar os custos de viagens das empresas. Para falar comigo, é só mandar um e-mail para jose@onfly.com.br