Política de viagem: por que é tão difícil engajar?
Você sabe o que é uma política de viagem? Sabe o porquê é importante uma política clara e transparente para retenção de talentos? Entenda o que é uma política de viagem e porque é tão difícil fazer com que os colaboradores da empresa engajem nela
Uma das missões mais difíceis em uma empresa, e fazer os colaboradores respeitaram a política de viagens, o que me fez refletir inclusive no modus operadi Brasileiro, nós por definição não lemos nenhum manual de instrução quando compramos coisas novas para nossa casa ou para nossa vida, muitos de nós talvez nunca tenhamos lido as instruções de lavagem das nossas peças de roupas por exemplo, imaginem ler uma política de viagem.
Só de falar cansa?
Muitas vezes a empresa precisa implantar a política de viagem dentro da organização, e conhecer pontos de falha e de fricção com o usuário final (viajante) as torna capaz de ajudar na construção de uma política que será simples, clara , objetiva e principalmente aceita e seguida.
Não adianta pedirmos a lua para o viajante e burocratizarmos o processo com regras malucas do tipo, multiplica sua KM média de litros da cidade X fator de risco de roubo x qualquer coisa que seja par no final aprovar o que se pagará de KM rodado, ou ainda aquelas coisas sem pé nem cabeça até 200 km carro acima disto ônibus acima disto classe aérea econômica e muitas das vezes, presos a regra viajantes e criadores da política não se atentam sequer qual é a melhor opção econômica/financeira para empresa.
Sem mais delongas vamos aos pontos que impedem ou ao menos atrapalham bastante o respeito a política de viagem da empresa, a saber:
Política de viagem do tempo da vovó
Quem nunca ouviu isto em uma das organizações que já trabalharam ou até mesmo na sua organização atual? Pois é meus caros Muitas vezes com a política ultrapassada baseada em dados e fatos do passado não irá gerar cumprimento da norma, até porque seria impossível a equipe operar de forma realística, talvez aqui seja aquele caso em que a política de viagem estabelece ainda R$5,00 (cinco reais) para o café da manhã e nós sabemos que este preço já não se encontra mais principalmente em grandes capitais;
Que chatice: não posso trocar pelo melhor e mais barato
Muitas políticas de viagens por serem extremamente rígidas acabam por não olhar o custo benefício prefere-se, por exemplo, manter a viagem no domingo a noite de ônibus e pagar hora extra e adicional noturno para o viajante do que pagar R$100,00 (cem reais) a mais, em um exemplo hipotético para ao invés do ônibus utilizar o transporte aéreo;
Tamanho único
É muito comum em varias empresas desesperadas por controlar e normatizar muitas vezes logo após a visita dos acionistas ou da auditoria, busca-se algo as vezes no próprio oráculo dos espertos (google.com) uma linda e padrão política de viagens ai mora o problema, não se iludam, política de viagem não é tamanho único. A melhor opção é conhecer a necessidade da empresa e dos colaboradores e construir algo real e potável que seja aceito, cumprido e porque não até mesmo admirado.
Se errar, eu te mato
Muitas políticas de viagens são tão apertadas e tão dentro da caixa que quando o usuário viajante extrapola R$5,00 (cinco reais) que seja em um evento ele é punido e exposto no meio de todos em reunião “quase” pública quando na verdade deveria sim não pagar o que esta fora da política de maneira automática e educativa ao invés de punitiva e porque não bonificar e parabenizar quem cumpre e até economiza para empresa durante suas viagens?
Ninguém está nem ai para isso
Se a política nasce de um sistema de viagens ou é algo copiado de alguém e ninguém entende nada disto, com certeza não vai funcionar por mais que aparece lá no software ou na planilha de RDV – Você esta fora isto pode isto não pode o viajante não terá entendido nada sobre a política e simplesmente vai se sentir em um joguinho na primeira partida que descobrirá o que pode ou não fazer com determinado botão de comando
A presunção de existência de uma política de viagens é para que se incorpore junto aos funcionários e não seja um mero pode ou não pode eletrônico sem saber o porque disto, se o que não é visto não é lembrado o que não é explicado também não é respeitado.
Resumindo…
Em resumo, da para fazer, e muito bem feito diga se de passagem mas é preciso como tudo em uma organização avaliar estudar e planejar a política antes de tentar implementá-la, e claro, treinar seus colaboradores para isto, um bom software de gestão de viagens é imprescindível neste importante e democrático setor da empresa.
Afinal, via de regra, a grande maioria dos setores da empresa viajam, uns mais, outros menos, obviamente, mas viagens é uma dos eventos mais democráticos de uma empresa e por isto merece respeito e atenção para que se reduza custos e produza eficiência.
