Política de viagem: por que é tão difícil engajar?

Você sabe o que é uma política de viagem? Entenda porque é tão difícil fazer com que os colaboradores da empresa engajem na política, se ela não é moderna e transparente.

Uma das missões mais difíceis em uma empresa é fazer os colaboradores respeitaram a política de viagens. Isso, inclusive, faz muitas pessoas refletirem sobre o modus operadi brasileiro. Talvez grande parte da população não leia nenhum manual de instrução quando compra coisas novas para nossa casa, imagine ler uma política de viagem.

Só de falar em política de viagem, o colaborador já se cansa, imaginando um documento gigantesco, burocrático e ineficiente.

Não adianta burocratizarmos o processo com regras malucas… Isso porque muitas das vezes, presos à regra, viajantes e criadores da política não se atentam sequer a qual é a melhor opção econômica/financeira para empresa.

Muitas vezes a empresa precisa implantar a política de viagem dentro da organização. Por isso, conhecer pontos de falha e de fricção com o usuário final (o viajante) torna o negócio capaz de ajudar na construção de uma política que será simples, clara, objetiva e, principalmente, aceita e seguida.

Sem mais delongas, vamos aos pontos que impedem ou, ao menos, atrapalham bastante o respeito a política de viagem da empresa.

homem lê política de viagem
Desafios de engajar colaboradores na política de viagens são comuns

Política de viagem do tempo da vovó

Quem nunca ouviu isto em uma das organizações que já trabalharam ou até mesmo na sua organização atual? Muitas vezes, a política fica ultrapassada baseada em dados e fatos do passado.

Por isso, não irá gerar cumprimento da norma. Até porque seria impossível a equipe operar de forma realística. Talvez este seja aquele caso em que a política de viagem estabelece ainda R$5,00 (cinco reais) para o café da manhã e o viajante sabe que este preço já não se encontra mais, principalmente em grandes capitais.

Que chatice: não posso trocar pelo melhor e mais barato

Muitas políticas de viagens, por serem extremamente rígidas, acabam por não olhar o custo benefício. Prefere-se, por exemplo, manter a viagem no domingo a noite de ônibus e pagar hora extra e adicional noturno para o viajante do que pagar R$100,00 (cem reais) a mais, em um caso hipotético para, ao invés do ônibus, utilizar o transporte aéreo.

Tamanho único

É muito comum, em várias empresas, processos desesperados por controlar e normatizar. Isso acontece ainda mais logo após a visita dos acionistas ou da auditoria. Para “solucionar”, muitas empresas buscam uma política de viagens padrão.

cartão de todos

E é aí mora o problema. As empresas se iludem, acreditando que política de viagem é “tamanho único”. Porém, na realidade, a melhor opção é conhecer a necessidade da empresa e dos colaboradores e, assim, construir algo real — que seja aceito, cumprido e até mesmo admirado.

Sem espaço para erros

Muitas políticas de viagens são tão apertadas e tão dentro da caixa, que quando o usuário viajante extrapola R$5,00 (cinco reais) que seja em um evento ele é punido e exposto.

Quando, na verdade, o viajante deveria pagar o que esta fora da política de maneira automática e educativa, ao invés de punitiva. Além disso, por que não bonificar e parabenizar quem cumpre e até economiza para empresa durante suas viagens?

Ninguém está nem aí para isso

Se a política nasce de um sistema de viagens ou é algo copiado de alguém e ninguém entende nada disto, com certeza não vai funcionar.

Por mais que esteja no software ou na planilha de RDV, como “isso pode” ou “isso não pode” o viajante não terá entendido nada sobre a política no final das contas.

A presunção de existência de uma política de viagens é para que se incorpore junto aos funcionários e não seja um mero “pode ou não pode” eletrônico sem saber o porquê disto. Se o que não é visto não é lembrado, o que não é explicado também não é respeitado.

Como melhorar o engajamento?

Em resumo, é possível fazer uma política de viagens que engaja e conquista a mente (e o coração) dos viajantes. Mas é preciso — como tudo em uma organização — avaliar, estudar e planejar a política antes de tentar implementá-la, e claro, treinar seus colaboradores para isto.

Nesse sentido, um bom software de gestão de viagens é imprescindível neste importante e democrático setor da empresa.

Afinal, por norma, a grande maioria dos setores da empresa viajam, uns mais, outros menos, obviamente. Mas, as viagens são uma dos eventos mais democráticos de uma empresa e, por isto, merecem respeito e atenção para que se reduza custos e produza eficiência.

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