6 dicas para planejar uma viagem a trabalho para seus colegas
Se sua empresa ainda concentra todo fluxo de reservas em um colaborador, veja dicas para reservar a viagem a trabalho dos seus colegas.

A organização de uma viagem a trabalho é uma tarefa de grande importância, já que o sucesso de uma viagem de negócios depende enormemente do planejamento.
Por isso, organizar uma viagem de trabalho para os colegas é algo que exige conhecimento, dedicação e certos cuidados.
Pensando nisso, reunimos 6 dicas essenciais para planejar uma viagem corporativa para os seus colegas de trabalho.
Se sua empresa ainda não trabalha de forma descentralizada com suas viagens, e concentra todo fluxo de reservas apenas em um colaborador — seja gestor de viagens, gerente de facilities ou secretária administrativa — veja a seguir essas macetes para ter êxito neste enorme desafio.
1. Considere as preferências dos viajantes
Ao planejar uma viagem de negócios para seus colegas de trabalho, é fundamental que você considere as preferências deles. Afinal, é preciso pensar no bem-estar de quem realizará a viagem e isso inclui suas preferências em uma viagem a negócio.
Nesse caso, anote todas as informações relevantes para poder utilizar esses parâmetros ao fazer uma reserva ou determinar algo importante para a viagem de seus colegas de trabalho.
Um exemplo de preferências é quem prefere fazer conexões para determinado destino do que um voo longo em um único avião, ou até mesmo, qualidade do hotel. Essas informações te ajudarão a escolher as melhores opções para cada um de seus colegas de trabalho.
Com a tecnologia, uma plataforma online de gestão de viagens corporativas permite salvar as preferências dos viajantes, automatizando o processo e poupando tempo. Esse é o traveler profile, que garante reservas mais ágeis ao salvar os dados do viajante.
2. Priorize o objetivo da viagem
Em uma viagem a trabalho, há sempre um objetivo profissional que deve ser priorizado. Ele pode ser aproximar de um cliente, fechar um negócio, participar de um treinamento… Dependendo do tipo de cada viagem.
Por isso, ao fazer a organização de viagens para seus colegas, é fundamental identificar o objetivo da viagem e determiná-la como prioridade na viagem a trabalho.
Ao priorizar o objetivo da viagem, é importante que todas as ações em torno desse planejamento sejam voltadas para complementar esse objetivo. Ou seja, ao escolher a hospedagem é fundamental considerar o local da reunião ou evento de trabalho, por exemplo. Afinal, você não quer que o viajante gaste horas de deslocamento na cidade, não é mesmo?
As demais ações envolvidas em uma viagem, como hospedagem, transporte, alimentação e até mesmo lazer, devem complementar o objetivo da viagem, que, por sua vez, será a prioridade.
Por isso, é importante pensar que todas as ações auxiliam no objetivo de viagem e isso só é possível com a organização de viagens e os mínimos detalhes acertados, como o itinerário completo da viagem a negócio.
3. Inclua a agenda durante a organização de viagens
Outro ponto muito importante é a agenda dos seus colegas ao realizar uma viagem a negócios. É possível que, mesmo em viagem, seus colegas tenham trabalho para entregar ou mesmo compromissos inadiáveis.
Por exemplo, existem demandas profissionais, como relatório para entregar após a viagem (RDV) ou apresentações de resultados no retorno da viagem e demandas pessoais, como rotina de exercícios físicos que precisa cumprir.
Além disso, alguns viajantes costumam estender a viagem ou combiná-la com momentos de lazer. Essa prática de aproveitar a viagem, seja com o cônjuge ou com outros colegas de trabalho ao fazer uma viagem a negócio, é o que conhecemos como bleisure.
Nesse caso, é importante ter todas essas informações para melhor organização de viagem.
Lembre-se também de colocar todos os convites de vôo e hospedagem na agenda do seu colega (seja do Google ou do Outlook), de preferência com os localizadores do aéreo e o nome e endereço do hotel.
É importante incluir a agenda do seu colega para que você possa conciliar todas essas informações. Lembre-se também de que, em uma viagem de trabalho, o viajante precisa ter bastante tempo livre, que deverá ser usado para focar no trabalho, e ele não quer perder tempo com imprevistos.
O foco é tudo, já que, para algumas viagens, em uma empresa, o retorno pode ser de milhões de reais (pense em uma viagem comercial, por exemplo, para fechar o contrato com um grande negócio).
4. Planeje o itinerário da viagem a trabalho
Se tem algo que facilita muito ao longo de uma viagem é o itinerário. Através desse documento é possível conferir o resumo de toda a viagem. Assim, fica muito mais difícil que o viajante esqueça de fazer algo importante ou fique confuso sobre horários e compromissos ao longo da viagem de trabalho.
Sendo assim, para auxiliar seus colegas em uma viagem a negócios, elabore um itinerário de viagem, incluindo um resumo de todo o deslocamento, desde o horário do voo até o retorno do viajante.
Isso facilitará a organização pessoal do seu colega de trabalho e aumentará as chances de alcançar uma viagem de sucesso.
Quando for elaborar o itinerário, não se esqueça de deixá-lo em formato cronológico. Ou seja, a ordem dos eventos deve seguir a ordem cronológica para as informações serem claras e organizadas. Também é importante elaborar uma cópia digital para acessar de qualquer lugar.
Com uma ferramenta digital de gestão de viagens corporativas, como a Onfly, o itinerário já fica disponível no aplicativo, com acesso na palma da mão pelo viajante.
5. Capacite seus colegas para fazer suas próprias reservas
A maioria dos viajantes prefere fazer suas próprias reservas, em vez de ter um terceiro que faça as suas escolhas. Com autonomia, fica mais simples escolher seu hotel, o horário do voo e até mesmo se esses compromissos não interferem na sua rotina de trabalho.
Logo, embora você ainda seja responsável por planejar a viagem, você ganhará mais tempo e aumentará a satisfação dos viajantes se permitir que eles façam suas próprias reservas (numa política de viagens pré-estabelecida, que seja clara e alinhada com todos os viajantes).
Para isso, é fundamental contar com um software de gerenciamento de viagens que inclua todas as regras da política de viagem da empresa.
Existem vários softwares e plataformas tecnológicas, como a Onfly, que permite cadastrar colaboradores com permissões diferentes. Assim, o viajante pode escolher tudo que for preciso para a viagem, desde a hospedagem que deseja reservar, seu voo, transporte rodoviário e aluguel de carros.
Depois, o responsável pelas viagens só precisa aprovar (ou recusar) essas reservas.
Acredite, isso é muito poderoso! Com cada colaborador fazendo sua reserva dentro de uma política pré-configurada, nunca mais ninguém irá reclamar que você escolheu um hotel ruim ou que o voo era inadequado.
E você terá muito mais tempo livre para decisões mais estratégicas. Dessa forma, é possível analisar dados e tomar decisões mais inteligentes.
Essa mudança, inclusive, é um grande impulsionador de carreiras. Você só conseguirá promoções na empresa se sair de uma função mais operacional para uma muito mais gerencial e que apoie a empresa com análise de dados (confira um report incrível com 13 KPIs para gestão de viagens).
Isso facilitará todo o processo de organização de viagens e, ao mesmo tempo, fará com que a viagem seja mais prazerosa, considerando que o viajante tem a autonomia de fazer suas próprias reservas.
6. Use um software para a organização de viagens
Se tem algo que irá descomplicar a organização de viagens na sua empresa é a utilização de um software ou plataforma de viagens, como já mencionamos.
Além de permitir que os viajantes façam suas próprias reservas, um software de gerenciamento de viagens possui inúmeras funcionalidades e relatórios que serão úteis para a organização de viagens e tomada de decisão mais inteligente, além de, claro, mais econômica.
Com a Onfly, por exemplo, você tem tudo em um só lugar, como itinerário de viagens, confirmações de viagens, aprovação de reservas, política de viagens, gestão de despesas, passagens com descontos, cadastro de hotéis preferidos e muito mais.
Isso significa que você terá uma ferramenta completa sempre à mão para realizar a organização de viagens de seus colegas de trabalho, permitindo autonomia a eles. Ou seja, você terá economia de tempo, uma melhor organização e até mesmo economia de dinheiro, já que, com a plataforma Onfly, sua empresa pode reduzir em até 35% os gastos com viagens corporativas.
Essas foram as 6 dicas para planejar uma viagem de trabalho para seus colegas de trabalho.
Se gostou deste conteúdo, aproveite para conhecer a plataforma da Onfly, a mais completa em gestão de viagens e despesas corporativas.
