8 aspectos para entender o que é uma plataforma self-booking para viagens corporativas

De acordo com uma pesquisa da GBTA (Global Business Travel Association), 45% dos colaboradores gastam em média de 2 horas para planejar uma viagem a trabalho. Outros 36% gastam entre 1 e 2 horas e 9% gastam mais de 2 horas.

Definitivamente, esse dado nos diz que organizar uma viagem corporativa é algo complexo e trabalhoso.

Afinal, é um processo que consiste em fazer reserva em hotel, alugar carro e comprar passagens. Um processo que muitas das vezes para ser aprovado de primeira precisa focar no melhor custo-benefício. Ou seja, não é uma tarefa fácil de resolver.

Dito isso, hoje já existem plataformas digitais que reúnem todos esses processos em um só lugar. Desde hotel, aéreo, ônibus e aluguel de carro, facilitando bastante e reduzindo drasticamente o tempo gasto para o planejamento de viagens a trabalho.

Neste artigo, você vai aprender:

O que é uma plataforma self-booking?

De um jeito simples, uma plataforma de self-booking é uma plataforma que reune todos os conteúdos em um só lugar e não depende de um terceiro (agente de viagens corporativas, por exemplo) para operar.

Em uma plataforma de self-booking os próprios colaboradores podem fazer as reservas e as solicitações de viagens.

Claro, sempre respeitando uma política de viagem previamente definida pela empresa.

Vou te dar uma ideia da economia de tempo que as plataformas self-booking disponibilizam para seus usuários. Com dados apurados do uso da Onfly, nossa plataforma de self-booking, em média as pessoas demoram apenas 12 minutos para finalizar o processo de emissão de passagem e reserva de hotel.

Essa redução de tempo acontece por conta da simplificação do processo de emissão, sem aquele longo trabalho de ter que mandar um email ou ligar para alguém para pedir para emitir a reserva da viagem a trabalho.

No mercado corporativo existem:

• travel techs focadas, como OBTs (online booking tools);
• corporate travels com plataformas self-booking;
• plataformas de expense management, que ajudam a resolver o problema de reembolso do viajante;
• e soluções end-to-end que unificam todos esses processos de ponta a ponta, desde a reserva até a prestação de contas.
  

Características

Destacamos abaixo, as 8 principais características que que uma boa plataforma de self-booking deve ter.

1. Boa Usabilidade

A plataforma deve ser extremamente fácil de usar. Pense por exemplo que ninguém precisou passar por um treinamento para usar aplicativos como o do facebook ou do whatsapp, porquê deveria ter um treinamento para usar uma plataforma self-booking?

Ela deveria ser tão simples quanto outras plataformas de viagem que são voltadas para viagens a lazer, como Decolar.com. Aqui, acreditamos que o fato de ser “corporativo” não pode ser justificativa para ter uma usabilidade ruim.

2. Pagamento facilitado

Uma boa plataforma de reserva self-booking devem permitir de forma clara, a configuração e parametrização das condições de pagamento. Uma vez o cartão de crédito configurado, todos os colaboradores podem fazer reservas utilizando este cartão, sem precisar ter por exemplo acesso ao número do cartão. Isso deve ser da mesma forma, se a opção da empresa for por faturamento.

3. Integração

É interessante também que a plataforma self-booking possua uma forma de extrair os dados via CSV, Excel ou API, para integração com outros sistemas, como ERP por exemplo. Esta ação dá uma acelerada no processo de transparência e gestão, principalmente para empresas que necessitam de reportar as demonstrações financeiras e contábeis para os seus acionistas.

Veja um exemplo. Em uma situação, o acionista recebe a simples informação que a empresa gastou R$ 12 milhões com viagens no trimestre.

Em outra situação, o acionista tem a informação que a empresa gastou R$ 12 milhões, sendo: R$ 3 milhões para prospecção comercial, com os nomes dos principais viajantes e o tempo médio de antecedência de compra das viagens, feita por cada executivo de expansão; R$ 5 milhões gastos para o time de operações e suporte, com o nome dos clientes e projetos atendidos; e outros R$ 4 milhões foram gastos com viagens para o exterior, no projeto de internacionalização do escritório.

Este nível de detalhamento das informações só é possível com a completa integração do ERP com a plataforma self-booking.

4. Dados de hotel e de passagens aéreas em tempo real

É uma premissa das plataformas de self-booking retornar em tempo real os preços e a disponibilidade dos voos e dos hotéis, proporcionando a oportunidade de combinar diversos trechos entre as companhias aéreas.

Plataformas de self-booking não devem ter restrições de companhias aéreas. Na verdade, devem fornecer todos os dados, preferencialmente de forma ordenada por data, horário e preço.

5. Gestão de despesas e alçada de aprovação

Uma boa plataforma de self-booking corporativa deve ter integrado toda uma solução para gestão de despesas, com opção dos colaboradores lançar despesas, solicitar reembolsos através de RDVs e ter um workflow de aprovação respeitando a política de viagem da empresa.

Afinal, não dá para desassociar aquele almoço ou café que o colaborador toma na viagem com as despesas de viagem. Ter uma visão 360 dos custos de viagem é fundamental para uma melhor gestão de viagens.

6. Suporte em real-time

As plataformas também devem oferecer suporte em tempo real para os seus respectivos usuários, seja através de telefone, WhatsApp ou por chat online na plataforma.

É condição indispensável para o sucesso de qualquer plataforma self-booking um suporte ‘real-time’ para ajudar os viajantes no planejamento de viagem e especialmente se for com um atendimento 24/7. 

7. Configuração de níveis de acesso

Uma funcionalidade essencial para uma plataforma self-booking corporativa é a configuração de “níveis de acesso”.

Cada empresa pode criar regras, onde existem colaboradores que poderão realizar reservas para todos da empresa, e os colaboradores que por exemplo, só poderão realizar reserva para sua própria viagem.

Isso garante controle total, ao mesmo tempo em que oferece a autonomia para os viajantes e gestores.

8. Mobile-friendly

Atualmente, a maior parte dos acessos na internet no Brasil já são provenientes de dispositivos móveis, principalmente celulares.

Portanto, a plataforma self-booking tem que ser amigável no acesso pelo celular, mantendo as principais funcionalidades fáceis de realizar, como por exemplo, cotar passagens aéreas ou reservar hotéis.

Vantagens para as empresas e para o processo de gestão de viagens no Self-booking

Dentre os principais benefícios que uma plataforma de viagens self-booking robusta pode proporcionar as empresas, podemos destacar:

Simplificação do processo

É muito comum empresas terem departamentos específicos ou pessoas alocadas full time para gestão de viagens, e esta pessoa centraliza toda compra, solicitação de remarcação, reserva de hotel e acompanhamento do viajante.

Mais comum ainda é este profissional, em muitos momentos, ter que fazer longas horas extras, pois o volume é sazonal.

Este mesmo profissional ou departamento, tem que ficar apurando notas fiscais de despesas dos viajantes, confrontar com a política de viagem e solicitar ao financeiro o reembolso.

Com uma plataforma self-booking, dado que a política de viagem está clara e previamente configurada, o processo pode ser extremamente simplificado, onde cada profissional entra e realiza a reserva, sem necessariamente criar gargalos em um departamento ou profissional.

O mesmo acontece com reembolso de despesas, já que o próprio sistema valida os recibos e a política de viagem, acelerando exponencialmente o tempo dos colaboradores.

Isto deixa o papel do travel manager e/ou do setor, muito mais estratégico, buscando melhoria contínua na gestão de viagens.

Logo, uma plataforma self-booking simplifica o processo e reduz drasticamente os gargalos da organização.

Automação

Todo esforço de geração de relatórios e lançamento no ERP, pode ser automatizado se a plataforma self-booking for integrada com o ERP. Esta automação reduz drasticamente os esforços manuais de exportar e importar dados em diversos sistemas.

Segurança

Os pagamentos ficam seguros na plataforma. Se forem feitos via cartão de crédito, os dados são salvos em plataformas PCI Compliance (Payment Card Industry), com níveis elevados de criptografia e segurança.

Se for via fatura, todo o extrato da fatura fica disponível para futura checagem por parte da empresa.

Transparência, compliance e adesão a política de viagens

A principal vantagem de uma plataforma self-booking é colocar a gestão de viagens em conformidade com as normas internas e leis da empresa, dando muita transparência e segurança aos acionistas, garantindo que os recursos estão sendo gastos da melhor maneira possível.

Em processos de auditoria, normalmente o primeiro setor a ser auditado é o de compras e suprimentos. Por isso, uma plataforma self-booking “idônea” facilita esta auditoria, entregando todos os dados de viagens de forma clara e simples, mostrando inclusive o share de colaboradores que estão respeitando a política de viagens.

Acionistas podem ficar tranquilos, pois sabem que o seu patrimônio está sendo bem gerido.

Vale a pena utilizar self-booking?

Sem dúvidas, as plataformas self-booking são essenciais para transformação digital das viagens corporativas das empresas, entregando agilidade, simplificação e garantindo transparência em todo o processo de viagens.

Empresas da nova economia, precisam e devem implantar plataformas de self-booking na sua gestão de viagens. Ficou com alguma dúvida?

Como a Onfly, a plataforma nº1 em gestão e viagens corporativas, pode te ajudar hoje? Fale com um de nossos especialista preenchendo os campos abaixo e tenha a melhor plataforma self-booking em atuação na sua empresa.