O que considerar ao escolher uma agência de viagens corporativas

Como escolher uma nova agência de viagem corporativa? Este post ajuda a respoder uma pergunta muito comum para secretárias, CFOS, travel managers e CEOS com todos as principais variáveis que devem ser avaliadas para escolher uma nova agência corporativa (moderna, de preferência) para sua empresa

5 minutos de leitura

A história é quase sempre parecida, a empresa começa crescer, os gastos com viagens começam a ficar significativos, o limite do cartão de crédito totalmente comprometido, e a analista administrativa (ou a secretária, em muitos casos) começa a não dar conta de tanto trabalho e já solicita a contratação de novos colaboradores.

Bom, é exatamente nesta hora que a empresa considera redesenhar os processos relacionados a compra de viagens e entende a importância de utilizar uma agência especializada em viagens corporativas para ajudá-la neste desafio.

Isto posto, e depois de 2 anos estudando vários cases no mercado, elencamos os principais pontos que sua empresa deve levar em consideração antes de contratar uma agência:

Índice do artigo

Inovação e tecnologia

É importante que a empresa busque agências que possuem tecnologia e processos de vanguarda, não dá por exemplo para ficar solicitando compra de passagem por telefone ou até mesmo por e-mail, em pleno século XXI, a agência precisa ter processos ágeis, oferecer uma plataforma self-booking e um time de atendimento focado no sucesso do cliente.

A agência também precisa ir além e não se restringir a ser um mero emissor de passagens, é necessário gerar valor para sua empresa, por exemplo, oferecendo relatórios de inteligência que ajudem a empresa a melhorar sua tomada de decisão.

Conciliação financeira e fatura

Um pilar importante do processo de gestão de viagens são os reportes financeiros, se a empresa usa cartão de crédito para comprar as passagens e reservas de hotel, é importante ter de forma transparente a relação de despesas do cartão, relacionadas com os gastos de viagem. Muitas empresas se perdem neste processo, ocasionando, com alguma frequência, situações de fraude ou até mesmo cobrança indevidas.

Outro ponto importante, é se a agência fatura no boleto para sua empresa, haja visto a alta burocracia que os bancos tradicionais exigem para fazer cartão de crédito corporativo, muitas empresas simplesmente não possuem cartão de crédito, ou quando possuem, o limite é muito baixo (que algumas vezes já está comprometido com outros serviços). Portanto, é importante que a agência de viagens fature todas as despesas no boleto para a empresa.

Plataforma self-booking moderna e ágil

Uma plataforma self-booking é um sistema onde os colaboradores da sua empresa poderão emitir e reservar bilhetes aéreos e hotéis, ela deve ser fácil, ágil, moderna e funcionar bem em dispositivos móveis, buscando e apresentando sempre as melhores opções, com filtros diversos como: preço, horário, companhia e aeroporto.

Tudo que sua empresa precisa é de agilidade e rapidez, não dá para adotar uma agência que pede que a solicitação de viagem seja feita por e-mail ou telefone, quando isto acontece, existem até 6 interações para realizar a compra da passsagem, e novamente, um processo que levaria 15 minutos, acaba levando 3 ou 4 horas.

Pense em uma plataforma que os seus colaboradores, dentro de uma política de viagem pré-definida e combinada, possam eles mesmos olharem a disponibilidade dos voos e solicitarem a compra.

Uma plataforma self-booking também tem que ser fácil de usar, não deveria ser necessário treinar os colaboradores para usá-la, veja bem, já viu alguma pessoa passando por um treinamento para usar aplicativos como whatsapp ou facebook?

Ou melhor, já viu treinamento de plataformas como Submarino Viagens e Decolar.com ?

Plataforma de gestão de despesas incluída?

Um dos pilares de uma boa solução de gestão de viagens é a plataforma de gestão de despesas, afinal, o café, o almoço e o jantar que o colaborador da empresa realiza em sua viagem devem ser pagas pela empresa, portanto, precisa de lançar as despesas e solicitar um reembolso futuro (lembrando que a política de viagem deve ser respeitada, há empresas também que realizam inclusive antecipação do pagamento ao colaborador).

Agências de viagens corporativas mais modernas oferecem em sua plataforma digital toda opção de gestão de despesas, eliminando as famigeradas planilhas excel com os recibos do cartão grampeadas.

O que sua empresa pode ganhar com uma plataforma de gestão de viagem:

  • Eliminação de passivos trabalhistas (com os recibos digitalizados na nuvem);
  • Automação nos processos de lançamento de despesas e reembolsos, com alçadas de aprovação;
  • Transparência e visibilidade das políticas de viagens para todos os colaboradores;
  • Mapeamento de centro de custos, clientes e projetos;
  • Relatórios de despesas por centro de custos, colaboradores, clientes e projetos;
  • Possibilidade de integrar com o ERP da empresa, garantindo segurança e governança das informações;
  • Agência não é commodity, entenda seus serviços e diferenciais
  • É muito comum empresas tomarem decisões entre agências baseada exclusivamente no menor valor do DU ou FEE (normalmente comissões cobradas por agências por seus serviços), esquecem que agência não é commodity, existem diferenças entre os serviços prestados

Customer Service

Serviços de suporte aos colaboradores, no que tange todo o ciclo de vida de uma viagem de negócios, existem empresas que perdem profissionais qualificados por não terem uma política de viagens definida e não darem suporte a eles durante suas viagens de negócios. É importante lembrar, é responsabilidade da empresa dar todo o suporte para seus colaboradores enquanto estes estiverem em viagem pela empresa.

Relatórios gerenciais e apoio na tomada de decisão

Agências corporativas orientadas ao cliente, devem ter obsessão em entregar informações que ajudem as empresas a tomarem as melhores decisões de viagens, como por exemplo, se a empresa está pagando caro pelas passagens por estarem comprando sempre em cima da hora, a agência pode realizar um trabalho junto com o travel manager da companhia para conscientizar os colaboradores da importância em planejar e reservar as passagens com antecedência.

Conclusão

A escolha de uma agência corporativa, orientado ao sucesso da empresa, é fundamental para garantir a retenção de talentos e redução de despesas corporativas da companhia.

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Marcelo Linhares
Autor: Marcelo Linhares

Marcelo Linhares é um dos fundadores da Onfly, possui mais de 10 anos de experiência em marketing digital e varejo omnichannel, nos últimos 2 anos estudou o mercado de viagens e percebeu que as agências tradicionais trabalhavam da mesma forma há 20 anos, e resolveu criar a Onfly para transformar este mercado. Ele está sempre disponível no e-mail marcelo@onfly.com.br

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