5 maneiras de economizar com viagens devido ao aumento dos custos em 2022

O ano de 2022 tem sido uma época de altas nos preços de diversos segmentos de viagem devido a diversos fatores econômicos e de insumos que alimentam este setor. Consequentemente, muitas empresas estão vendo seus gastos com viagens de negócios subirem em suas planilhas e relatórios de gestão. E se colocam procurando, cada vez mais, mecanismos eficazes para economizar com viagens. 

Segundo uma pesquisa exclusiva da Onfly, os preços de passagens aéreas subiram quase 15% até fevereiro desde ano. Já ao longo do ano passado, as tarifas dispararam 19,3%.

41% de empresas ao redor do mundo relatam que aumentaram os gastos com viagens de funcionários para viagens aéreas, 34% para estadias em hotéis, 33% para aluguel de carros e 26% para viagens compartilhadas e táxis. Os dados fazem parte da Pesquisa de Recuperação de Viagens de Negócios de abril da Global Business Travel Association (GBTA), a principal associação do mundo que atende o setor de viagens de negócios.  

Recentemente, publicamos sobre como contornar o aumento de preço das tarifas aéreas, que em maio, o preço médio da passagem aérea no Brasil atingiu o maior valor em dez anos. Mas sabemos que os custos de uma viagem corporativa vão além dos traslados e esbarram em uma série de outras variáveis. Por isso, elencamos 5 maneiras de economizar com viagens devido ao aumento dos custos em 2022. Bora lá?

Repense sua política de viagens

O que sua política de viagens faz para atenuar despesas desnecessárias, buscar eficiência e economizar com viagens? Se esta é uma meta a ser alcançada você precisará dedicar um certo tempinho para entender as oportunidades de otimizar sua política de viagens para gerar economia.

Já explicamos por aqui que uma política de viagem corporativa possibilita otimizar processos, controlar custos e definir parâmetros para as viagens e reembolsos de despesas realizadas pelos colaboradores em nome da empresa. Ou seja, é um guia completo de como planejar, fazer reservas, orçamento para a viagem, saber como será o reembolso, entre outras coisas. 

Assim, todos os colaboradores podem fazer melhores escolhas na hora de fazer uma reserva de hospedagem, por exemplo, escolhendo um local de fácil acesso, próximo ao destino da viagem e a um custo menor. Além disso, visando contornar os aumentos das tarifas de viagens, pense em fazer alterações em suas políticas aéreas, como a classe de cabine mais alta permitida, preço acima da tarifa recomendada, política aérea de preço fixo e compra antecipada das passagens e reservas, resultando em uma significativa redução de custos.

Adote uma plataforma multi-broker 

Cada agência de viagens apresenta uma política de tabelamento e precificação diferente, o que pode causar distorções tarifárias. Mas você sabia que é possível capturar tarifas melhores em muitos momentos nos canais intermediários, como consolidadoras, operadoras ou OTAs?

A Onfly, por exemplo,  tem um algoritmo proprietário que varre a internet em busca de vários canais, inclusive os diretos, para trazer as melhores tarifas para o cliente, tem uma vantagem competitiva enorme, e, consequentemente, gera redução de custos para todos os nossos clientes. É o que chamamos de plataforma multi-broker e pode ser sua fiel aliada nesta empreitada em economizar com viagens. 

Faça uma análise constante do seus dados e viajantes

Acompanhar, controlar e minimizar custos são regras primordiais na hora da gestão de viagens corporativas. Mapear suas metas de política com a cultura da sua empresa para garantir que as diretrizes e restrições que você está definindo atendam às necessidades certas e que esteja sendo cumprida.  O que os seus números e gráficos dizem sobre o comportamento do seu viajante? Qual a tendência de reservas internamente? Tem alguma companhia ou hotel que está oferecendo melhores condições e seus colaboradores estão optando por elas?  O que seus funcionário fazem para economizar com viagens?

Já falamos por aqui também que a função do gestor de viagens agora é bem mais analítico e menos operacional. Com isso, você tem uma noção amplamente mais controlada do voo, hotel, trem ou carro e suas respectivas economias. 

Outro ponto importante é ter conhecimento do seu público que viaja a trabalho, crie especificações para cada tipo de viajante dentro da sua empresa para oferecer a melhor experiência de viagem para cada perfil de forma personalizada. E economizar no ponto certo. 

Um executivo de vendas tem uma possibilidade muito maior de ter que cancelar uma viagem do que um operador técnico por exemplo. Identificar requisitos de aprovação de viagem para mitigar riscos e otimizar a visibilidade

Revise seus contratos com fornecedores

Você tem um acordo corporativo com alguma companhias aérea, rede hoteleira ou empresa de aluguel de carro? Uma dica é avaliar as condições do seu contrato e ver se esta pode gerar alguma economia ou avaliar novas possibilidades . Vamos pegar o exemplo de um acordo com uma locadora de veículos

Estes são acordos firmados entre locadoras e empresas. Basicamente, esse acordo funciona como um crédito ou faturamento para a contratante PJ, que passa a ter uma mudança significativa na forma de pagamento e cadastro com a locadora. 

Portanto, a empresa não precisa se preocupar em pagar a locação do veículo com cartão de crédito, como ocorre normalmente. Nesse caso, há a possibilidade de realizar pagamentos mensais, o que permite alugar mais veículos e com mais frequência no mês. Tudo sem a necessidade de caução.

Se já tem um acordo, que tal um plano mais barato que atenda às suas necessidades sem perder a qualidade de serviço do seu aluguel do carro por exemplo. Com um acordo, a locadora pode oferecer novas condições especiais como upgrade de veículos, descontos na locação, atendimento diferenciado, entre outras ofertas especiais para as empresas. 

Planeje e antecipe suas compras

De acordo com um estudo feito pela American Express Global Commercial Services, em 80% das reservas feitas pelos respondentes da pesquisa, os maiores índices de economia ocorreram entre oito a 14 dias de antecedência da viagem. É…quem trabalha com gestão sabe a importância primordial de um bom planejamento e antecedência na hora de comprar ou orçar algum produto ou serviço. 

Tempo de antecedência de compra é hoje o melhor jeito para as empresas conseguirem reduzir custos do bilhete, mas nem sempre esta é a realidade das empresas. Entender o processo de gestão de viagens da sua empresa é um passo importantíssimo para começar a economizar. Isso inclui comprar passagens com antecedência, reservar o hotel, reservar o carro para locação, planejar o roteiro para a viagem e garantir que o colaborador tenha tudo que precisa. 

Quando pensamos em flutuação de passagens aéreas, horas podem fazer a diferença. Agora imagine como uma gestão de compras com antecedência de uma semana pode afetar no custo anual da empresa?

E ai? Já sabe como começar a economizar com viagens na sua empresa?

Bom, todas essas dicas são um bom pontapé inicial para começar a reduzir custos. E caso queira um conteúdo mais completo e com outras dicas poderosas de economia, cadastre-se e recebe nosso e-book “Viagens Corporativas mais baratas”.

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José Alberto Rodrigues
José Alberto Rodrigues

Olá! Me chamo José Alberto Rodrigues. Sou jornalista e pós-graduado em Comunicação e Marketing. Sou o Analista de Conteúdo na Onfly e nos últimos meses venho me dedicando a entender como funciona o mercado de viagens corporativas e como otimizar os custos de viagens das empresas. Para falar comigo, é só mandar um e-mail para jose@onfly.com.br