Por causa de sua imprevisibilidade, a organização de eventos corporativos costuma ser um ponto nebuloso e que gera inseguranças, até para os profissionais mais experientes. Não existe uma fórmula pronta ou receita de bolo para se dar bem nessa atividade. O importante é ter calma ao tomar decisões, ser proativa, estudar bastante seu público e entender bem o seu objetivo com o evento.
Nesse bate-papo, vou te contar um pouquinho da minha experiência organizando eventos, o que eu gostaria de ter aprendido antes e compartilhar dicas para quem está se aventurando nesse mundo dos eventos!
Vamos começar?
Tenha seus objetivos definidos
Antes de qualquer coisa, você precisa saber quais são os objetivos do evento que você está organizando. É para aumentar a sua base de leads? Para fechar mais clientes? Ou é um evento interno, que busca aumentar a satisfação e interação entre os seus colaboradores?
Eventos corporativos são investimentos que trazem resultados para a sua empresa, mas para isso você precisa ter bem definido o que se espera de retorno e quais indicadores e métricas você vai utilizar para acompanhar os resultados.
Estude o seu público
Saber quais são os interesses, as dores e os pontos em comum que você tem com o público do evento é de extrema importância. Pense comigo: do que adianta a sua equipe de vendas ir para um evento de tecnologia com um pitch voltado para o público de marketing? Não faz muito sentido, né? Por isso, esteja alinhado com o público do seu evento e crie sua estratégia em volta dele.
Antecedência é tudo
Uma coisa é fato: quanto mais tempo você tiver para organizar um evento, seja um próprio ou algum que você irá como expositor, melhor. Essa antecedência faz com que você tenha mais tempo para pensar em ações, para buscar fornecedores de qualidade, fazer orçamentos com calma e definir os seus objetivos com o evento.
É possível organizar eventos corporativos em cima da hora? Sim. Mas você vai ficar sobrecarregada, os produtos ou serviços que precisará, naturalmente, ficarão mais caros, e algum detalhe importante pode passar despercebido.
Faça checklist
Eu, particularmente, adoro fazer o uso de checklists ao organizar eventos corporativos. Geralmente, eu faço três colunas: pré, durante e pós evento. Isso me ajuda bastante a visualizar todas as atividades que envolvem o evento, o que já foi feito, o que está pendente e quais serão os meus próximos passos. Cada um faz sua organização de um jeito, isso é algo bem pessoal, mas esse modelo simples de colunas em Excel, sempre me ajudou bastante e é muito prático.
Tenha bons parceiros
Ter bons parceiros, sejam eles fornecedores, colegas de equipe ou líderes, te ajuda muito na hora de organizar um evento. Dependendo do tamanho, é impossível que você organize tudo sozinha e, enquanto ele está acontecendo, você será demandado por várias pessoas. Por isso, não tenha vergonha de pedir ajuda e delegue funções que não necessariamente são de sua responsabilidade. Na hora da correria, ter pessoas do seu lado para te ajudar faz toda a diferença.
Atenção aos detalhes
Uma coisa que certamente aprendi durante esse tempo no mundo de eventos corporativos: a gente peca nos detalhes. Preste bastante atenção aos pequenos detalhes que podem ser essenciais para o bom funcionamento do seu evento. Levar um pendrive, verificar se o ponto de energia do espaço é 110v ou 220v, fazer uma prova dos materiais gráficos antes de mandar rodar, verificar previsão do tempo, qual é o dress code do evento, lista de presença, se precisa de brindes… a lista pode ser infinita!
O pós evento é ainda mais importante
A alegria de ver o evento acontecendo e estar tudo do jeitinho que você idealizou é imensa! Mas não acaba por aí. A forma que você vai acompanhar o pós evento é primordial, pois é daí que vão sair os resultados. Alinhe com a sua equipe o que você espera de retorno e em quanto tempo ele deve acontecer, tenha algum sistema que te permita acompanhar o andamento das atividades voltadas ao evento e sempre envolva sua equipe de marketing para traçar estratégias voltadas ao seu público de interesse.
Imprevistos acontecem
A verdade é que imprevistos podem acontecer em qualquer área, não só em eventos. E está tudo bem. Ninguém nasce sabendo de todos os hacks e todas as técnicas para realizar um evento com perfeição.
As vezes algo pode não ter saído da forma que você esperava, ou uma ideia que você julgava brilhante, não foi possível colocá-la na prática. Tente não ser duro consigo mesmo, pois mudanças de planos acontecem. O mais importante de tudo é o aprendizado que você vai tirar dessas experiências para que possa levar para outras situações futuras.
Por fim,
o que tenho de mais valioso para compartilhar é que seja um simples happy hour da sua equipe na sexta-feira até um evento gigantesco para seus clientes, trate as demandas com carinho e atenção, coloque seu coração no que está fazendo e dê sempre o seu melhor.
O resultado vem! 🙂
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