Tudo que você precisa saber para viajar a trabalho pela primeira vez
Um colaborador que estará em uma viagem de trabalho pela primeira vez pode ter muitos questionamentos. Tire suas dúvidas neste guia completo.
Um colaborador que vai viajar a trabalho pela primeira vez pode ter muitos questionamentos, principalmente sobre o que pode e não pode ser feito. Além disso, como não se sentir inseguro com o peso de representar a empresa e os seus interesses nos eventos corporativos?!
É justamente isso que queremos responder neste guia completo! Para você que é, literalmente, um “viajante de primeira viagem”, vamos explicar qual é o seu papel na viagem de negócios, o que não pode faltar na sua mala, quais são suas obrigações e seus direitos.
Além de dicas práticas que podem acalmar seu coração. Dessa forma, você vai estar mais do que preparado para embarcar no mundo das viagens corporativas.
Vamos lá?
Guia da viagem a trabalho
O que é viajar a trabalho?
A viagem a trabalho é quando há um deslocamento de um ou mais colaboradores. Essa viagem é feita pelo funcionário para representar a empresa e os seus interesses em compromissos profissionais.
Durante o seu compromisso, você vai apresentar a firma em que trabalha, seus produtos ou serviços, além de conectar e fazer networking com outras pessoas, sejam colaboradores, diretores ou consumidores.
A importância da política de viagens
Agora que você já sabe o que é a viagem corporativa, precisa conhecer outro item básico para qualquer colaborador que viaja a trabalho. Se você vai viajar a trabalho pela primeira vez, pode nunca ter ouvido falar em política de viagens.
Mas, é fundamental conhecer este documento, porque ele norteia tudo que pode e não pode durante a viagem a trabalho. Cada empresa pode ter seu manual mais específico com algumas regras e normas, além de orientações sobre quem recorrer no caso de alguma dúvida ou imprevisto.
O que pode e o que não pode na viagem a trabalho?
De forma geral, tudo que pode e que não pode ser feito na viagem a trabalho fica na política de viagens. Por isso, esse documento deve ser o mais claro possível!
Alguns itens são comuns na maioria das políticas de viagens empresariais; outros podem ser flexíveis, de acordo com convenções estabelecidas entre os gestores e funcionários. Mas relaxe, pois todas as suas rotinas e obrigações serão informados pelo seu líder direto ou pelo gestor de viagens
Também é o gestor quem repassará para você suas reservas de hotel, transporte, ingressos de eventos e demais documentos fundamentais para realizar a viagem.
Ou, caso a empresa utilize uma ferramenta de gestão de viagens, essa seleção de acomodação e passagens poderá ser feita de forma descentralizada e você mesmo poderá fazer suas reservas.
Nessas situações, os funcionários podem ter acesso à plataforma e eles mesmos podem comparar preços, verificar a localização dos possíveis hotéis, escolher os horários de voos e tudo mais que é necessário para elaborar o roteiro da viagem. Assim, caberá ao gestor aprovar suas escolhas.
A seguir, separamos algumas dúvidas comuns (aquelas que não tem resposta definida dependem de cada empresa, mas em todo caso sempre é válido conferir com o seu gestor para ter certeza).
O que? | Pode ou não pode? |
Levar acompanhante, cônjuge, pais ou filhos | Depende; se não houver restrições na política, vale perguntar ao gestor |
Ingerir bebida alcoólica | Depende, e mesmo que não haja proibição, deve ser com moderação |
Levar seu pet | Depende, considere o que diz a política e o bem-estar do animal na viagem |
Comprar lembrancinhas e itens pessoais | Pode, mas não será reembolsado pela empresa |
Participar de reuniões e eventos corporativos | Pode (e deve), desde que sejam acordados previamente |
Receber horas extras | Pode, se as horas trabalhadas ultrapassarem a carga horária acordada |
Ficar sem descanso semanal remunerado | Não pode, mesmo em viagem o colaborador deverá ter uma folga por semana |
Bater ponto e cumprir carga horária | Pode, conforme combinado com a empresa |
Atrasar ou não comparecer aos eventos corporativos | Não pode |
Ficar inacessível aos contatos da empresa | Não pode |
Colaborador pagar pela passagem, hospedagem e alimentação | Pode, desde que seja reembolsado pela firma |
Buscar novas oportunidades de trabalho | Não é de bom tom aproveitar o networkig para procurar novas vagas |
Passear no horário de trabalho | Não pode |
Visitar clientes e fornecedores | Pode (e deve), conforme o combinado |
Como montar sua mala?
Para montar a mala para a viagem a trabalho, considere a época do ano e o clima do destino na hora de decidir as roupas.
Também vale conferir a previsão do tempo para os dias em que a viagem está agendada (geralmente é possível consultar a previsão até 15 dias antes, mas lembre-se que quanto mais próxima da data, mais precisa será).
Outra dica é separar todos os itens que você vai levar em uma superfície, como em cima da cama, para poder visualizar e ter certeza de que nenhum item essencial está sendo deixado para trás.
Sobre a organização, saquinhos organizadores e necessaires podem ajudar para evitar derramamentos e facilitar o acesso a itens de higiene pessoal e calçados, por exemplo. Roupas que amassam com mais facilidade devem ser deixadas por cima na mala; já notebook e cabos, assim como documentos pessoais e para o embarque e acomodação, preferencialmente, devem ser armazenados na mochila, como bagagem de mão.
Qual transporte para a viagem corporativa?
Quem nunca viajou a trabalho, pode ter dúvidas de qual é o meio de transporte necessário para realizar uma viagem corporativa. E a resposta para essa questão é que isso depende! A viagem a trabalho pode ser feita com:
- carro próprio do colaborador (neste caso, se atente ao que a política da sua empresa diz sobre valores ressarcidos, principalmente sobre o km rodado, ou possíveis auxílios);
- carro alugado;
- ônibus;
- avião.
- outros meios de transportes
A definição exata de qual meio de transporte será adequado para cada viagem será feita com base na distância, objetivo da viagem, facilidade de acesso ao transporte público, quantidade de colaboradores envolvidos na viagem, dentre outros fatores.
Cheguei no aeroporto, e agora?
Comuns em viagens a trabalho, os deslocamentos aéreos demandam uma atenção a mais. É que o colaborador-viajante que vai embarcar em um voo precisa chegar com antecedência no aeroporto e há certas regrinhas na sua utilização, principalmente em viagens internacionais que exigem visto e passaporte.
O principal motivo para chegar antes é fazer o check-in e/ou despachar as malas. O check-in, hoje em dia, pode ser feito pessoalmente nos guichês de atendimento, pelos totens de auto-atendimento ou ainda pelo site/aplicativo, de forma online.
Portanto, quem faz o check-in virtual consegue uma janela de tempo maior antes do embarque. Quem vai despachar as malas, deve se atentar ao horário: geralmente, o processo pode ser feito entre 60 minutos até 3 horas antes do embarque, dependendo de cada companhia aérea.
Aqui abrimos um parênteses super importante! As bagagens precisam estar dentro das medidas e do peso exigidos pelas cias aéreas. O peso máximo da mala que será despachada, na maioria das companhias, é de 23 quilos; já para a bagagem de mão o peso geralmente é de 10 quilos.
Mas isso varia bastante de acordo com a empresa responsável pelo seu voo. Separamos a seguir as medidas exigidas pelas principais cias aéreas:
- Latam: 10kg ou 16kg para bagagem de mão (de acordo com a classificação da cabine escolhida para o voo), com medidas de 55x35x25cm e 23kg para mala de porão com 158 cm lineares;
- Gol: 10 kg com 55x35x25cm para a bagagem pessoal e 80x28x50cm e 23kg para bagagem despachada
- Azul: 10 kg com 55x35x25cm para a mala de mão e 80x28x50cm e 23kg para mala despachada
Tenha em mente que, caso sua mala ultrapasse o peso ou as medidas permitidas, será necessário pagar o excesso de bagagem. Nesta situação, é provável que seja responsabilidade do colaborador arcar com os custos extras, então, cuidado na hora de fazer as malas!
Também se ligue: sua mala pode ser inspecionada pela segurança do aeroporto e não deve transportar nenhum item que não seja permitido.
Caso o colaborador precise trabalhar, enviar e-mails ou participar de reuniões enquanto espera a hora do embarque ou durante o tempo de conexão de voos, vários aeroportos contam com espaços de coworking. Então, se você precisa de um ambiente com boa conexão de internet e iluminação adequada, reservar um espaço como este pode te ajudar bastante.
Cheguei no hotel, e agora?
Viagem de ida realizada com sucesso. Você, viajante, chegou ao hotel reservado para você durante a viagem de trabalho. O ideal é que esse espaço seja confortável, seguro e proporcione tranquilidade para momentos de descanso e de reuniões ou relatórios, por exemplo.
Ao chegar no hotel, você vai realizar o seu check-in e, para isso, basta apresentar seu documento de identidade ou passaporte (no caso de viagens no exterior) e o voucher de reserva.
Vale também aproveitar para conferir os horários do café da manhã e das demais refeições, se estas estiverem inclusas no pacote. Também é o momento de pegar a senha do Wi-fi e o telefone para contato direto com a recepção.
Se os seus compromissos de trabalho começarem só no próximo dia, aproveite o seu tempo livre para pesquisar sobre a região, verificando onde fica farmácia, supermercado, padaria, transporte público… Enfim, todos os estabelecimentos que forem úteis é importante saber se ficam por perto para caso você precise.
Como ficar seguro durante a viagem a trabalho?
Se você vai fazer sua primeira viagem de negócios sozinho, pode ser mais comum que você fique inseguro e até mesmo com medo de possíveis imprevistos que podem acontecer. Mas, calma!
O primeiro passo é ter em mente que a empresa, através do gestor de viagens, tem a obrigação moral e legal de cuidar do colaborador durante uma viagem a trabalho.
Esse é o Duty of Care – o dever de cuidar – que, na prática, funciona como uma gestão de riscos para manter o colaborador seguro. Dentre as medidas adotadas pelas empresas, estão:
- escolher um hotel adequado e com boa localização;
- ter uma política de viagens clara;
- simplificar e agilizar processos;
- orientar o colaborador sobre o que fazer e a quem recorrer em situações atípicas;
- estabelecer planos reservas caso aconteça algum problema;
- ouvir feedbacks e implementar melhorias nas viagens corporativas.
Por isso, para estar seguro durante a viagem, vale ter uma conversa franca com o seu líder direto ou com o gestor de viagens para esclarecer dúvidas e saber quais são as políticas do Duty of Care na rotina do trabalhador.
Por outro lado, fora a responsabilidade da empresa, o viajante também pode ser peça fundamental para se manter fora de situações de risco. Confira algumas dicas – que são pertinentes tanto para viagens de lazer, quanto para as viagens corporativas:
- utilizar cadeados em malas;
- aplicar senhas nos dispositivos eletrônicos;
- manter a atenção nos pertences pessoais;
- evitar locais desertos;
- manter os contatos de emergência atualizados junto à empresa;
- ter fácil acesso aos números de emergência, como a polícia militar pelo 190 e os bombeiros pelo 193;
- se necessário, utilizar uma doleira para dinheiro e documento pessoal;
- evitar bebida alcoólica em exagero e só se a sua política de viagens permitir a ingestão, ok?
O que a empresa paga durante a viagem?
É responsabilidade da empresa arcar com os gastos essenciais do trabalhador durante a viagem de negócios. A política de viagens de cada companhia vai definir quais são esses gastos básicos e o que pode e não pode ser reembolsado.
De forma geral, a empresa vai pagar:
- sua hospedagem;
- seu transporte local;
- sua passagem aérea, rodoviária ou ferroviária de ida e volta;
- suas entradas ou ingressos para eventos corporativos;
- sua alimentação.
A empresa não costuma pagar pelo consumo de bebidas alcoólicas, itens pessoais, alimentação fora do que foi determinado (como refeições extras), presentes, lembrancinhas, ou gorjetas… Ou seja, tudo aquilo que não é visto como essencial não será pago pela empresa.
Apesar disso, cada empresa pode ter regras específicas que tratam do pagamento além dos itens básicos. E essa norma vai estar na política de viagens, por isso, reforçamos mais uma vez a importância de consultar esse documento.
O pagamento dessas despesas será feito por adiantamento ou reembolso, conforme cada empresa estabelece. Em ambos os casos, guardar a nota fiscal ou recibo (ou registrá-lo na plataforma de gestão de despesas) será essencial para garantir o pagamento.
Outra maneira, que é muito eficaz de controlar os gastos do funcionário e tornar os processos mais ágeis, é através de um cartão corporativo. Por exemplo, com o cartão pré-pago corporativo da Onfly, todos os pagamentos podem ser feitos já integrados à gestão da empresa.
Também cabe a empresa pagar o sobreaviso ou a hora extra trabalhada, conforme as leis trabalhistas ou o contrato de trabalho estabelecido. A hora extra só será paga caso ultrapasse as horas firmadas em contrato. No caso de trabalhadores CLT, só se o tempo de serviço se for além das 44 horas semanais.
Em alguns casos, se o trabalhador estiver de sobreaviso, ou seja, à disposição da empresa por um determinado tempo (que não pode ultrapassar 24 horas), ele deve ser remunerado em mais ⅓ do valor ordinário da hora.
Como pedir reembolso do que foi pago pelo trabalhador?
Se o funcionário paga alguma despesa com o seu dinheiro, de comum acordo com a firma, a empresa deve garantir a restituição do valor, conforme a prestação de contas. Esse é o processo básico do reembolso.
No caso das viagens corporativas, o reembolso acontece quando o colaborador realiza gastos com alimentação, transporte, hospedagem ou outras daquelas atividades essenciais que conhecemos acima. O viajante realiza o gasto, envia os comprovantes, tem o reembolso aprovado (ou negado) pela empresa e aí pode receber o seu dinheiro de volta.
O grande desafio do reembolso é que esse é um processo que costuma ser bastante burocrático e demorado. Por isso, ter uma ferramenta de gestão de despesas é ideal para poupar tempo e dinheiro!
Com uma plataforma online, é possível acompanhar os gastos em tempo real, analisar os dados e registrar os comprovantes sem ter que ficar carregando aquela papelada por aí. Além disso, um cartão corporativo pode tornar esse processo ainda melhor, sem que o colaborador precise usar o seu cartão pessoal.
Destrave o medo da viagem a trabalho
A viagem corporativa não é nada mais nada menos do que um compromisso de trabalho, que acontece em um lugar diferente do escritório.
Na verdade, essa mudança de ares pode até ser bastante positiva para a produtividade e para os resultados de negócios. Uma pesquisa da Sleep Junkies relatou que 49% dos viajantes a trabalho estavam mais concentrados durante a viagem!
Não é necessário ter medo da viagem a trabalho. Se prepare, se organize e veja a viagem como uma chance de crescimento pessoal e profissional. Aproveite o momento para fortalecer seu networking e as trocas de experiências, ao mesmo tempo, em que não se esqueça de cumprir com as obrigações.
Com esse guia, com certeza sua viagem a trabalho vai ser mais eficiente. Boa sorte!
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