O que é plataforma self-booking de viagem e porquê sua empresa precisa de uma

Entenda como uma plataforma self-booking pode ser fundamental para transformação da gestão de viagens da sua empresa

Entenda como uma plataforma self-booking pode ser fundamental para transformação da gestão de viagens da sua empresa, automatizando processos, entregando mais tempo aos colaboradores e reduzindo custos com preços mais acessíveis


De acordo com uma pesquisa do GBTA (Global Business Travel Association), 45% dos colaboradores gastam em torno de 2 horas para planejar uma viagem corporativa, 36% gastam entre 1 e 2 horas e 9% gastam mais de 2 horas, definitivamente organizar uma viagem corporativa é algo complexo e trabalhoso, reservar o hotel, alugar carro e comprar as passagens aéreas, sempre focando no melhor custo-benefício.

Entretanto, hoje já existem plataformas digitais que reúnem todos estes conteúdos, de hotel, aéreo, ônibus e aluguel de carro em um só lugar, facilitando bastante e reduzindo drasticamente o tempo gasto para planejamento de viagens.

Um pequeno resumo do que será abordado no artigo

O que é uma plataforma self-booking?

Estas plataformas, são chamadas de plataforma self-booking de viagem, pois os próprios colaboradores, podem eles mesmos realizarem as reservas e fazerem as solicitações de viagens, claro, respeitando uma política de viagem previamente configurada pela empresa (por exemplo, não pode comprar uma passagem que custe mais de R$ 1000,00).

Para se ter ideia da economia de tempo que as plataformas de self-booking disponibilizam para seus usuários, em média, clientes que utilizam a plataforma de self-booking da Onfly reduziram para 20 minutos o processo de emissão de passagem e reserva de hotel para uma viagem.

Características

Destacamos abaixo, as 8 principais características que que uma boa plataforma de self-booking deve ter.

1 -Boa Usabilidade

A plataforma deve ser extremamente fácil de usar, pense por exemplo que ninguém precisou passar por um treinamento para usar aplicativos como o do facebook ou do whatsapp, porquê deveria ter um treinamento para usar uma plataforma self-booking?

Ela deveria ser tão simples quanto uma decolar.com, hotel urbano ou submarino viagens, o fato de ser "corporativo" não pode ser justificativa para ter uma usabilidade ruim.

2 - Pagamento facilitado

Uma boa plataforma de reserva self-booking devem permitir de forma clara, a configuração e parametrização das condições de pagamento, uma vez o cartão de crédito configurado, todos os colaboradores podem fazer reservas utilizando este cartão, sem precisar ter por exemplo acesso ao número do cartão, da mesma forma, se a opção da empresa for por faturamento.

3 - Integração

É interessante também que a plataforma self-booking possua uma forma de extrair os dados via CSV, Excel ou API, para integração com outros sistemas, como ERP por exemplo, isto dá uma acelerada no processo de transparência e gestão, principalmente para empresas que necessitam de reportar as demonstrações financeiras e contábeis para os seus acionistas.

Veja um exemplo, uma coisa é o acionista receber a simples informação que a empresa gastou R$ 12 milhões com viagens no trimestre, outra coisa é ele ter a informação que a empresa gastou R$ 12 milhões, sendo: R$ 3milhões, para prospecçao comercial, com os nomes dos principais viajantes e o tempo médio de antecedência de compra das viagens, feita por cada executivo de expansão, R$ 5 milhões gastos para o time de operações e suporte, com o nome dos clientes e projetos atendidos, e outros R$ 4 milhões foram gastos com viagens para o exterior, no projeto de internacionalização do escritório.

Este nível de detalhamento das informações só é possível com a completa integração do ERP com a plataforma self-booking.

4 - Dados de hotel e de passagens aéreas em tempo real

É uma premissa das plataformas de self-booking retornar em tempo real os preços e a disponibilidade dos vôos e dos hotéis, proporcionando a oportunidade de combinar diversos trechos entre as companhias aéreas.

Plataformas de self-booking não devem ter restrições de companhias aéreas, elas devem ser agnósticas, e trazer todos os dados, preferencialmente de forma ordenada por data, horário e preço.

5 - Gestão de despesas e alçada de aprovação

Uma boa plataforma de self-booking corporativa deve ter integrado toda uma solução para gestão de despesas, com opção dos colaboradores lançar despesas, solicitar reembolsos através de RDVs e ter um workflow de aprovação respeitando a política de viagem da empresa.

Afinal, não dá para desassociar aquele almoço ou café que o colaborador toma na viagem com as despesas de viagem, ter uma visão 360 dos custos de viagem é fundamental para uma melhor gestão de viagens.

6 - Suporte em real-time

As plataformas também devem oferecer suporte em tempo real para os seus respectivos usuários, seja através de telefone, whatsapp ou por chat online na plataforma.

É condição "Sine qua non" para o sucesso de qualquer plataforma self-booking um suporte 'real-time' para ajudar os viajantes no planejamento de viagem

7 - Configuração de níveis de acesso

Uma funcionalidade essencial para uma plataforma self-booking corporativa é a configuração de "níveis de acesso".

Cada empresa pode criar regras, onde existem colaboradores que poderão realizar reservas para todos da empresa, e os colaboradores que por exemplo, só poderão realizar reserva para sua própria viagem.

8 - Mobile-friendly

A maior parte dos acessos hoje na internet no Brasil já são provenientes de dispositivos móveis, principalmente celulares.

Portanto, a plataforma self-booking tem que ser amigável no acesso pelo celular, mantendo as principais funcionalidades fáceis de realizar, como por exemplo, cotar passagens aéreas ou reservar hotéis.

Vantagens para as empresas e para o processo de gestão de viagens

Dentre os principais benefícios que uma plataforma de viagens self-booking robusta pode proporcionar as empresas, podemos destacar:

Simplificação do processo

É muito comum empresas terem departamentos específicos ou pessoas alocadas full time para gestão de viagens, e esta pessoa centraliza toda compra, solicitação de remarcação, reserva de hotél e acompanhamento do viajante.

Mais comum ainda é este profissional em muitos momentos ter que fazer longas horas extras, pois o volume é sazonal.

Este mesmo profissional ou departamento, tem que ficar apurando notas fiscais de despesas dos viajantes, confrontar com a política de viagem e solicitar ao financeiro o reembolso.

Com uma plataforma self-booking, dado que a política de viagem está clara e previamente configurada, o processo pode ser extremamente simplificado, onde cada profissional entra e realiza a reserva, sem necessariamente criar gargalos em um departamento ou profissional.

O mesmo acontece com reembolsos, o próprio sistema valida os recibos e a política de viagem, acelerando exponencialmente o tempo dos colaboradores.

Isto deixa o papel do travel manager e(ou) do setor, muito mais estratégico, buscando melhoria contínua na gestão de viagens.

Logo, uma plataforma self-booking simplica o processo e reduz drasticamente os gargalos da organização.

Automação

Todo esforço de geração de relatórios e lançamento no ERP, pode ser automatizado se a plataforma self-booking for integrada com o ERP, esta automação reduz drasticamente os esforços manuais de exportar e importar dados em diversos sistemas.

Segurança

Os pagamentos ficam seguros, se for via cartão de crédito, os dados são salvos em plataformas PCI Compliance (Payment Card Industry), com níveis elevados de criptografia e segurança.

Se for via fatura, todo o extrato da fatura fica disponível para futura checagem por parte da empresa.

Transparência, Compliance e adesão a política de viagens

A principal vantagem de uma plataforma self-booking é colocar a gestão de viagens em conformidade com as normas internas e leis da empresa, dando muita transparência e segurança aos acionistas, garantindo que os recursos estão sendo gastos da melhor maneira possível.

Em processos de auditoria, normalmente o primeiro setor a ser auditado é o de compras e suprimentos, uma plataforma self-booking "idônea" facilita esta auditoria, entregando todos os dados de viagens de forma clara e simples, mostrando inclusive o share de colaboradores que estão respeitando a política de viagens.

Acionistas podem ficar tranquilos, pois sabem que o seu patrimônio está sendo bem gerido.

Conclusão

Plataformas self-booking são essenciais para transformação digital das viagens corporativas das empresas, entregando agilidade, simplificação e garantindo transparência em todo o processo de viagens.

Empresas da nova economia, precisam e devem implantar plataformas de self-booking na sua gestão de viagens.


AUTOR: Marcelo Linhares

PUBLICADO EM:26 May 2019

BIO: Marcelo Linhares é um dos fundadores da Onfly, possui mais de 10 anos de experiência em marketing digital e varejo omnichannel, nos últimos 2 anos estudou o mercado de viagens e percebeu que as agências tradicionais trabalhavam da mesma forma há 20 anos, e resolveu criar a Onfly para transformar este mercado. Ele está sempre disponível no e-mail marcelo@onfly.com.br


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