5 dicas para melhorar a relação entre gestão de viagens e financeiro da sua empresa

O setor financeiro da empresa influencia os demais setores, assim como acontece com as viagens corporativas. Além disso, o investimento em viagens costuma ser o 3º maior dos negócios.

Por isso, a harmonia entre o setor financeiro e a gestão de viagens de uma empresa é essencial para a eficiência operacional e para o controle de custos. 

Não é incomum que haja atritos na relação entre financeiro e viagens, principalmente quando há inconsistência nos dados de gastos das viagens. 

Por isso, neste artigo, explicamos como uma relação bem estruturada entre esses dois setores otimiza os processos e contribui para a satisfação dos colaboradores que viajam a trabalho. Confira 5 dicas fundamentais para melhorar essa relação:

 1. Uso de cartão pré-pago corporativo

O setor de finanças gere os recursos da empresa, mantendo a relação equilibrada entre gastos e qualidade dos investimentos. Isso é importante para manter a satisfação dos colaboradores e a saúde financeira. 

Para ajudar nesse processo, implementar o uso de cartões pré-pagos corporativos pode transformar como as viagens são geridas financeiramente. 

Estes cartões, como o da Onfly, permitem que regras sejam estabelecidas e, consequentemente, um controle mais rígido sobre os gastos, uma vez que podem ser recarregados com uma quantia específica de dinheiro antes da viagem, com ajustes de limites rápidos e práticos. Isso ajuda a evitar despesas inesperadas.

O cartão corporativo também facilita a conciliação financeira após o retorno, que todos os gastos ficam centralizados em uma única fatura, que pode ser integrada de forma automática ao sistema de gestão de despesas, evitando erro e processos manuais.

Além disso, esses cartões reduzem a necessidade de adiantamentos e reembolsos, simplificando a gestão financeira e economizando tempo dos funcionários envolvidos.

 2. Uso de uma tecnologia de gestão de viagens transparente

Adotar uma plataforma de tecnologia para a gestão de viagens pode ser uma solução eficiente para aumentar a transparência e melhorar a comunicação entre o setor financeiro e os viajantes. 

Sistemas modernos, como a Onfly, oferecem funcionalidades que permitem o acompanhamento em tempo real dos gastos e das reservas de viagem.

Essas plataformas centralizam todas as informações em um único lugar, facilitando a visualização de despesas, a aprovação de orçamentos e a geração de relatórios detalhados. Isso agiliza o processo de gestão, mas também permite ao setor financeiro identificar rapidamente qualquer discrepância ou excesso, promovendo uma cultura de responsabilidade e clareza.

Uma plataforma única, como a da Onfly, ajuda a estabelecer as políticas de viagens com limites de custos, além de permitir relatórios com dados para rever os orçamentos que precisam de atualização. 

 3. Definição de políticas de viagens claras e objetivas

Pelo lado financeiro, é importante que a empresa tenha um plano de contas bem feito, detalhando registros, centro de custos, despesas e suas demais variáveis. 

No grupo de despesas de viagens, entram todos os gastos relacionados, como combustível, hotel, aéreo e os demais pagamentos decorrentes da viagem. 

Já pelo lado da gestão de viagens, é preciso estabelecer políticas de viagens claras e objetivas. Isso alinha as expectativas e evita mal-entendidos. 

Essas políticas devem ser bem comunicadas a todos os colaboradores e incluir diretrizes sobre reservas, limites de gastos, procedimentos para adiantamentos e reembolsos, e uso de cartões corporativos.

Ao definir essas regras, é importante envolver representantes de diferentes departamentos, incluindo o setor financeiro, para garantir que todas as necessidades e preocupações sejam abordadas. Confira aqui um guia completo e um modelo gratuito para criar sua política de viagens.

Políticas bem estruturadas promovem a conformidade com o plano de contas e reduzem a incidência de gastos não autorizados. 

 4. Treinamento e capacitação dos colaboradores

Investir em treinamento e capacitação dos colaboradores é uma forma eficaz de melhorar a relação entre o setor financeiro e a gestão de viagens. 

Os colaboradores devem saber sobre as políticas de viagem, o uso de ferramentas de gestão e as melhores práticas para controlar os gastos. Essa postura oferece mais engajamento nas regras e pode reduzir os problemas de conformidade e os erros administrativos.

Para isso, vale pensar em workshops regulares ou sessões de treinamento para manter todos atualizados sobre qualquer mudança nas políticas ou nas ferramentas utilizadas. 

 5. Feedback contínuo e avaliação de desempenho

Por fim, mas não menos importante, a gestão e eficiência de custo faz parte de uma boa relação entre o financeiro e o setor de viagens.

Mas além dessa questão prática, a comunicação também tem papel fundamental. Estabeleça uma rotina entre os setores com apresentação de dados, propostas de redução de custos e outros impactos no setor financeiro com aumento da eficiência. 

Esse processo de economia fica mais ligado à inteligência do fluxo do que apenas em economias pontuais, por exemplo, em uma única passagem aérea. 

Por isso, certifique-se de estabelecer um processo contínuo de feedback e avaliação de desempenho para aprimorar a gestão de viagens. O setor financeiro deve manter uma comunicação aberta com os colaboradores que viajam, solicitando feedback sobre o processo de gestão e identificando áreas de melhoria.

Sabemos que melhorar a relação entre o setor financeiro e a gestão de viagens é um processo contínuo que requer comunicação, transparência e colaboração. 

Com essas 5 dicas, a relação entre financeiro e viagens terá otimizado seus processos, além de garantir um ambiente de trabalho mais harmonioso, beneficiando tanto os gestores quanto os colaboradores que viajam a trabalho.

Para melhorar os processos entre a gestão de viagens e área financeira da sua empresa, indique a Onfly como a plataforma tecnológica de gestão de viagens. Com nosso cartão corporativo, processos digitais de reserva e prestação de contas, além de relatórios completos de viagem, sua empresa garante mais transparência e economia.