Gestão da experiência do colaborador com viagens a trabalho: como fazer?

A gestão da experiência do colaborador é um assunto cada vez mais discutido. Assim como a usabilidade e UX são usados para atrair o cliente, esse conceito tem se popularizado na gestão da experiência do colaborador, principalmente em processos de viagens a trabalho. 

Hoje, adquirir e reter talentos é, de longe, uma das maiores preocupações das empresas, e está cada vez mais em voga como a experiência do colaborador pode melhorar a retenção dele, diminuindo o turnover da empresa.

A grande verdade é que os processos de viagens a trabalho e reembolsos são cansativos para os colaboradores. Quando esses processos se tornam difíceis, chatos e cansativos, os funcionários ficam desanimados com o trabalho e podem até deixar a empresa. 

Essa prática até possui um nome específico, é o turnover, quando bons empregados deixam a empresa por causa de etapas cansativas e enroladas.

Por isso, gerenciar a experiência do colaborador é um assunto importante para todas as empresas, principalmente aquelas que possuem processos de viagens e reembolsos. É muito importante otimizar essas tarefas, facilitar o trabalho dos funcionários e tornar a experiência de viagem e reembolso muito mais prazerosa. 

Para saber mais sobre o assunto, confira as dicas abaixo.

O que é gestão da experiência do colaborador?

Primeiro, é importante entender o que é essa gestão tão inovadora. A gestão da experiência do colaborador é a análise, planejamento e implementação de ações que beneficiem as interações do colaborador com o empregador. É também a gestão que cuida da satisfação do funcionário, de sua relação com a liderança e seu papel como colaborador na empresa. 

Há aspectos muito importantes que são capazes de interferir na experiência do colaborador, eles são:

• O ambiente de trabalho;
• As ferramentas e tecnologias utilizadas no trabalho;
• A cultura organizacional ou o comprometimento do empregador com o sucesso e saúde do colaborador.
• Os líderes e colegas de trabalho (talvez esta, seja a mais importante).

Por isso, é importante que os gestores tenham uma atenção com esses aspectos, buscando uma melhor satisfação dos colaboradores, dentro do que é oferecido pela empresa.

Por que é importante cuidar da experiência do colaborador?

De forma geral, o funcionário precisa de estímulos para que seu trabalho seja mais fácil e prazeroso. Independentemente da área de atuação da sua empresa, é possível que os colaboradores estejam cheios de processos cansativos que demandam tempo e energia dos funcionários.

Além desses processos cansativos, se o ambiente de trabalho não é amigável e não há uma preocupação da empresa com o bem-estar do funcionário, os bons colaboradores ficam desanimados com o trabalho e podem até deixar a empresa em busca de uma outra que esteja comprometida com a experiência do colaborador.

E não é só com o turnover que as empresas precisam se preocupar, mas também com a produtividade dos colaboradores que diminui muito quando a experiência dos funcionários não é levada em conta. 

Como fazer uma gestão da experiência do colaborador com viagens e reembolsos?

Temos que admitir: os processos com viagens e reembolsos são cansativos na maioria das empresas. Mas é importante considerar que muitas delas ainda utilizam ferramentas ruins que atrapalham esses processos e não possuem uma boa gestão para cuidar da experiência do colaborador. 

Por isso, trouxemos um guia com tudo necessário para que o funcionário tenha uma boa experiência em suas viagens pela empresa e com o processo de reembolso. Leia a seguir.

1. Defina uma política de viagens corporativas

O primeiro passo para que os colaboradores tenham uma boa experiência com viagens corporativas é definir uma política de viagens. Nesta política é preciso incluir todas as informações que os colaboradores precisam saber, incluindo regras para reembolsos, despesas que são reembolsadas, prazo para reembolso, entre outras informações.

Quanto mais clara e objetiva for essa política, melhor. Isso porque o colaborador precisa de informações simples e compreensíveis, que não gera ambiguidade ou mau entendimento. 

2. Esteja dentro da legislação trabalhista

Outro fator de grande importância é que a política de viagens esteja dentro da legislação trabalhista, garantindo que os colaboradores tenham seus direitos assegurados conforme orienta as leis vigentes.

Por isso, sempre observe se as regras implementadas na empresa não fere nenhum direito dos colaboradores, pois isso terá um grande impacto na experiência do colaborador. 

3. Deixe todo o processo de reembolso mais simples

Se for preciso, faça uma reestruturação de todo o processo de reembolso para que ele se torne muito mais simples. Quanto mais simples e fácil, mais otimistas e produtivos seus colaboradores se tornarão. 

Já viu como funciona a política de viagens da Netflix? Talvez vale uma reflexão.

Menos é mais, lembre-se disto.

Isso vale tanto para o pessoal que cuida de toda a papelada e planejamento das viagens corporativas, quanto dos colaboradores que viajam em nome da empresa. Isto posto, simplifique, crie poucas etapas, padronize o procedimento, facilite a comunicação com os funcionários, elimine etapas desnecessárias e torne esse processo mais fácil. 

4. Utilize tecnologias facilitadoras

Algo que fará bastante diferença na experiência do colaborador com viagens e reembolsos é a utilização de tecnologias facilitadoras. Lembra que as ferramentas utilizadas no trabalho impactam diretamente na satisfação do colaborador? Por isso, use as melhores tecnologias para esses processos cansativos.

Um exemplo de tecnologia facilitadora é a plataforma Onfly, que permite gerenciar os processos de viagens corporativas com muita facilidade. Nossa plataforma foi pensada para que o gestor encontre tudo que precisa e para facilitar o trabalho dos colaboradores. 

5. Faça o pagamento do reembolso rapidamente

Quando o colaborador faz uma viagem corporativa e paga as despesas com seu próprio dinheiro, ele espera receber o reembolso rapidamente. Mas isso não ocorre em muitas empresas, o que deixa o colaborador desmotivado. Sendo assim, agilize o processo de reembolso para que o colaborador receba rapidamente.

Isso deixará o colaborador muito mais satisfeito e confiante sobre o negócio. É uma ótima forma de melhorar a experiência do colaborador.

6. Pense nos imprevistos que podem acontecer

Em uma viagem corporativa, podem ocorrer inúmeros imprevistos como enchentes, acidente de trânsito, entre outras situações que podem fazer com que o colaborador não cumpra com seu objetivo na viagem. 

Por isso, é importante que a empresa esteja preparada para esses imprevistos e saiba lidar da melhor forma. Afinal, não é culpa do colaborador se algo não ocorreu como esperado e, na maioria das vezes, ele precisará de amparo da empresa. 

Cuidar desses mínimos detalhes mostra para sua equipe que a empresa tem comprometimento com a saúde e bem-estar dos seus colaboradores. 

7. Continue aprimorando os processos

Por fim, não poderíamos deixar de lembrar que é fundamental continuar aprimorando, investindo e adaptando os processos de viagens e reembolsos para que a experiência do colaborador seja sempre gerenciada. 

Melhoria contínua, sempre! Acredite, é sempre possível melhorar os processos.

Com o passar do tempo, novas tecnologias e soluções tendem a surgir para facilitar o trabalho administrativo. Por isso, é importante ficar atento a tudo que possa ser útil e benéfico para os colaboradores da sua empresa.

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