Como fazer os colaboradores engajarem na política de viagens da sua empresa?

Para viagens corporativas, o principal objetivo é que os negócios realizados fora do escritório sejam um sucesso, onde sucesso pode ser definido como uma boa implantação de um software/sistema, uma reunião de acompanhamento ou uma prospecção comercial com assinatura de contrato.

Fazer os colaboradores engajarem na política de viagens pode ser uma dor de cabeça de maneira geral, só até você perceber que o segredo é trazer um equilíbrio entre ambas as partes, empresa e colaboradores.

A começar pela própria ideia de viagens. Tá certo que um profissional viaja com o dinheiro da empresa para fins de trabalho, para gerar oportunidades e receitas que justifiquem os custos. Mas para quê tanta formalização, sabendo que todo o processo de viagem envolve bem mais que as reuniões, eventos criação de networking, etc.?

Vamos te mostrar que uma boa política de viagens pode trazer tanto o foco que o profissional precisa para realizar um bom trabalho, como dar a liberdade para que desfrutem de um bom momento também.

Porquê é tão difícil fazer os colaboradores engajarem na política de viagens?

Simples: há toda uma “mítica” envolvendo a questão de viagens corporativas para quem nunca fez ou agiu pouco no setor. Não são tão raros os que se imaginam em vôos de primeira-classe, nos restaurantes estrelados, um hotel de qualidade, e tantos outros pequenos luxos. A realidade não é assim nem nas grandes empresas, para sermos sinceros.

Soma-se isso a falta de comunicação da própria equipe responsável pela política de viagens e os colaboradores. E agora não falamos nem das fantasias imaginadas pelos colaboradores, mas sim de saber quais aspectos são necessários para fazer uma boa viagem, proveitosa tanto a ele como a empresa.

Encontrar o equilíbrio é complicado para cada segmento, mas temos algumas sugestões que vão facilitar um pouco a sua vida. Seja a longo ou curto prazo, o segredo é planejamento, sempre. Foco na política de viagens.

Primeiro de tudo: a verba disponível é de quanto?

Viagens corporativas são investimentos, guarde isso com você sempre. E como todo investimento, a verba dedicada a ele deve ser condizente com a escala de retorno que deseja, e isso deve ficar claro para seus colaboradores também.

Na prática, saiba quanto está disposto a investir em uma viagem corporativa, e à partir dela construir sua política de viagens. Uma das características marcantes dessa geração, muito boa por sinal, é que engajá-los a participar do procedimento aumenta sua confiança na tarefa, além de conscientizarem dos custos reais da viagem.

Por falar em conscientização…

“O valor é esse, e deve ser gasto neste grupo de despesas…”

O consenso e conscientização dos funcionários deixando claro para eles qual é a cobertura da verba oferecida. Passagens de avião, hospedagem, alimentação dentro e fora dos eventos, taxi (ou apps de carona compartilhada), e outros gastos específicos, devem ser passados com antecedência, tanto para o colaborador, como para o responsável pela aprovação.

Tudo isto fica contemplando na política de viagem da empresa

Para deixar o post mais didático, segue um exemplo de política de viagem:

Política de viagem da empresa XPTO

Gastos com alimentação: R$ 90,00 (dia)

Estacionamento: R$ 25,00 (dia)

Aluguel de carro: R$ 60,00 (dia)

Limite de gastos com Uber/99/Táxi: 140,00 (dia) – valor acima disto, considere aluguel de carro

Importante: despesas com bebidas alcoólicas e cigarros não serão ressarcidas pela Empresa, sob nenhuma hipótese

Toda prestação de contas deverá ser realizada pelo software de gestão de despesas da Onfly e deverão ser solicitados o reembolso via RDV (Relatório de Despesas de Viagem) da plataforma

Dúvidas? Entre em contato com o time de viagens no e-mail: viagens@xpto.com.br

Consultores de viagens exercem um papel muito importante aqui. São profissionais treinados para oferecer as melhores opções, com referências que facilitam a busca dos melhores custos-benefícios. E isso engloba o aspecto turístico também, que de certa forma, podem entrar nesses “outros aspectos”.

O “turismo corporativo” e a cultura da empresa para tal

Antes de assinar um contrato, o colaborador sabe quais são os aspectos que definem a cultura da empresa, e isso está ligado a suas políticas e formas de trabalho. E este, como “a cara da empresa” fora de sua sede, deve refletir essa questão com o cuidado e o respeito que lhe foram confiados ao ser encaminhado para uma viagem.

Por isso que o termo “turismo corporativo” encontra maior significado. Dentro dos gastos, discriminados pelos recursos disponíveis ao colaborador, é importante que ele tenha autonomia para gastar, desde que eles estejam de acordo com as políticas da empresa.

Encontrar esse equilíbrio demanda um estudo cuidadoso e uma análise de seus responsáveis. Contar com uma consultoria nesse sentido faz toda a diferença.

Incentive os colaboradores a economizar em custos, e retornar com ideias

Com o colaborador participando do processo, ou recebendo de forma clara todos os detalhes relacionados à verba, outra forma de incentivar o seu engajamento com a viagem corporativa é ser participativo diretamente com as tarefas que lhe foram passadas.

Nós sabemos como uma viagem pode ser uma experiência transformadora em muitos aspectos, principalmente para lugares que nunca tinha visitado antes. Novamente, o foco da viagem deve ser o trabalho, cumprir a agenda na qual foi recebida. Mas e o tempo livre?

Os funcionários sabem que não podem abusar dos recursos da empresa enquanto não estiverem a trabalho durante a viagem. Porém, se passarem esses aspectos com confiança, tudo que eles recebem ao longo da viagem podem ser transformados em novas ideias e possibilidades ao seu negócio.

Por fim, planejamento, sempre

Cada segmento profissional tem suas formas de tratar a política de viagens. Ao estabelecer a sua dentro da empresa, considere detalhes importantes para não ser pego de surpresa, nem os seus colaboradores.

Calendário: tem segmentos que viajam com meses de antecedência, outra para o dia seguinte para tratar urgências. Quando determinar o seu orçamento para investir em viagens, considere esse tipo de planejamento;

Considere investir em um self booking: caso ainda não saiba, trata-se de um sistema automatizado para agendamento de viagens. Eles cobrem tudo o que precisa para fazer uma viagem econômica e sem perda de tempo, além de oferecer relatórios mais precisos para ter um melhor controle orçamentário.

Viu só? Fazer os colaboradores engajarem na política de viagens de sua empresa não é uma tarefa tão complexa assim. Exige planejamento e atenção, isso é um fato, mas o peso e as preocupações de fazer um bom investimento nesse sentido fica bem menor quando eles participam ativamente do processo.

Favoreça o engajamento, e só colherá benefícios no futuro. Até a próxima! Siga a Onfly para novas dicas.