Como fazer um controle de custos e despesas eficiente

Você sabia que o processo de controle de custos pode influenciar diretamente no crescimento de uma empresa? Independente do seu tamanho, o controle e a gestão dos seus custos são um dos fatores principais para garantir um crescimento efetivo e saudável.

Todo e qualquer valor importa! Por isso, se atentar a todas as movimentações financeiras que saem do seu caixa é tarefa fundamental para manter a companhia sustentável, aumentar sua competitividade no mercado e, consequentemente, o sucesso dos negócios. 

Para evitar problemas devido ao descontrole das suas finanças, é importante definir um bom processo de controle de custos e saber exatamente quais são eles. Vamos entender tudo isso no conteúdo a seguir, acompanhe.

O que é controle de custos?

O controle de custos é, basicamente, todo o processo de administração e gestão dos custos fixos e variáveis de uma empresa, com o objetivo de diminuir os gastos e maximizar seus lucros. 

Ou seja, trata-se de um processo que contribui estrategicamente na busca dos objetivos das empresas, já que é com um bom controle financeiro que é possível avaliar e tornar possível qualquer ação para atingimento de metas e tomada de decisões na companhia.

Quando falamos de pequenas e médias empresas, este cenário se torna ainda mais importante, já que os recursos são um pouco mais limitados. Ou seja, a atenção precisa ser redobrada.

Esse controle pode ser feito de diversas maneiras e com diferentes tipos de ferramentas, mas é importante ter em mente que seu objetivo principal é ter em mãos todos os gastos e despesas para garantir um bom planejamento financeiro e resultados sempre positivos.

Custos fixos e variáveis

Conhecer quais são os tipos de custos de uma empresa é fundamental para que os empresários e responsáveis saibam exatamente onde e quanto estão gastando, além de garantir a manutenção responsável dos recursos da empresa

Os custos fixos são todos aqueles custos que não se alteram de acordo com a produção da sua empresa, por exemplo, o aluguel da sua fabrica ou escritório. Ou seja, podemos considerar como custos fixos os gastos que se mantém iguais todos os meses. 

Já os custos variáveis são os custos que têm relação à produção e variam de acordo com o seu volume, por exemplo, a compra de matéria prima e a depreciação de máquinas. Esses custos podem ser alterados devido à variação do ritmo de vendas, produção ou prestação de serviços.

Custos e despesas, qual a diferença?

A diferença básica entre estes dois tipos de gastos é simples: os custos são os gastos que envolvem toda a operação de aquisição ou produção de mercadorias, como falamos anteriormente; as despesas são os gastos para a administração da empresa em geral, como salários e gastos com marketing e publicidade, por exemplo. 

Pense o seguinte: a falta de determinado gasto afetaria diretamente a sua produção? Se sim, este gasto é considerado um custo, se não, é uma despesa. As despesas também podem ser divididas entre fixas e variáveis, e seguem o mesmo raciocínio dos custos.

Despesas de viagem

Quando é preciso viajar para fechar uma venda, se reunir com um fornecedor, ou qualquer outro motivo ligado à administração e operação da empresa, os gastos com passagem, transporte e estadia costumam ser considerados despesas de viagem a trabalho.

A contabilização desse tipo de despesa deve ser feita com bastante cuidado, detalhando tudo, principalmente em casos de reembolso. O controle das despesas de viagem também pode ser dividido pelos centros de custo de uma empresa, o que permite rastrear melhor os gastos e se manter fiel ao orçamento.A importância de fazer a gestão de custos da sua empresa

Ao executar o processo de controle de custos em uma empresa, o planejamento e a dedicação precisam ser primordiais. Afinal, um controle mal executado pode resultar em diversos problemas, como a dificuldade no atingimento de metas, resultados negativos, falta de lucro e falhas no planejamento financeiro.

É importante detalhar todas as movimentações financeiras e mantê-las acessíveis a todos os responsáveis pela área, para que as decisões sejam tomadas de forma eficiente e para que as oportunidades de investimentos sejam bem aproveitadas.

Uma boa gestão de custos – feita da forma correta e com as ferramentas ideais – pode resultar em um controle mais efetivo de gastos. Para que isso seja possível, é preciso ter acesso às informações importantes de forma rápida, além de dados confiáveis para as melhores tomadas de decisão. 

Como fazer um controle de custos eficiente?

Já falamos bastante sobre a importância de entender todos os custos de uma empresa, realizar o controle das movimentações do seu caixa e sempre avaliar a situação financeira da empresa, certo? Mas, e como fazer isso de forma eficiente? 

Pois é. Muitos empresários e equipes ainda utilizam planilhas financeiras e de fluxo de caixa para manter esse tipo de controle. Mas será que esse método é realmente eficaz? Você sabia que é possível automatizar todo esse processo e garantir muito mais produtividade no seu dia a dia, com tarefas otimizadas e dados integrados e atualizados em tempo real? 

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