Como evitar problemas fiscais em viagens corporativas?

Entenda a importância da transparência na política de viagens para evitar passivos fiscais e trabalhistas na sua empresa

Quando se fala em política de gastos, toda e qualquer empresa trabalha para ter resultados de excelência, de acordo com o ramo de atividades. É fato que uma melhor compreensão dos tipos de despesas e sua real necessidade torna o processo de aprovação de gastos muito mais rápido e eficiente. Isso evita problemas de ordem fiscal que podem deixar qualquer setor financeiro em maus lençóis. Como contornar essas dificuldades fiscais, então?

O primeiro passo é estabelecer com seus funcionários uma listagem muito clara do que configura ou não “despesa de viagem a trabalho”. Isso proporcionará aos gestores financeiros assumirem o controle de seu gerenciamento de despesas, diminuindo os erros, economizando tempo e reduzindo a possibilidade de fraudes. Por exemplo, é preciso estabelecer regras para que o colaborador se sinta seguro para saber se o lanche que ele consumiu na chegada à cidade em que vai exercer uma atividade em nome da empresa é mesmo uma despesa comercial válida. Ou então, se ele pode escolher livremente entre transporte público ou privado (como Uber ou um metrô) como meio de seguir até o hotel em que ficará hospedado.

Ainda hoje, a maneira mais comum ( e até mesmo ultrapassada) de as empresas realizarem o processo de reembolsos ainda é por meio de formulários, notas fiscais anexadas e planilhas de Excel.

Nesse sistema, o colaborador arca com suas próprias despesas de transporte, alimentação, hospedagem, combustível e outros, quando está a serviço fora da cidade sede da empresa. Posteriormente, o funcionário apresenta todos os comprovantes fiscais de pagamento dessas despesas e solicita o reembolso diretamente à empresa.

Todos os gastos dos colaboradores em deslocamento devem ser registrados, a fim de que o setor financeiro consiga validar o reembolso. Depois desse registro, geralmente feito no retorno da viagem a negócios, há a conferência dos valores gastos, para identificar se eles estão de acordo com as regras estipuladas na política de reembolsos. Tudo deve ser checado pelo setor competente: se as despesas não excederam o limite, se estão dentro do prazo hábil para ressarcimento e se não há nenhuma irregularidade ou divergente em relação as políticas da empresa.

Entretanto, esse sistema já vem mostrando sinais de cansaço e ineficiência, há um bom tempo: os comprovantes podem ser extraviados no meio do caminho, fazendo com que a despesa não possa ser reembolsada; sem a existência de um documento que comprove o gasto realizado pelo funcionário, eventualmente ele pode ser levado a agir de má fé, solicitando reembolsos para gastos inexistentes; para resolver internamente essas questões, geralmente é preciso que a empresa disponibilize um analista financeiro só para conferir cupons fiscais e planilhas, o que se trata de tarefa monótona, longa e altamente burocrática.

Esses exemplos demonstram os muitos problemas que podem ocorrer quando a empresa ainda adota um formato tradicional de conferência de despesas e reembolso de despesas em viagens corporativas. Isso pode, de fato, acarretar um prejuízo financeiro até mesmo para o colaborador, que pode acabar ficando sem seu reembolso, além de muitas dores de cabeça fiscais para a empresa – afinal, as empresas, nem sequer poderiam reembolsar despesas sem comprovação, para não incorrer em problemas fiscais.

E qual é a solução mais adequada para a gestão das despesas de viagens corporativas, afinal?

A tendência do mercado para o gerenciamento das viagens a trabalho é a automação do processo, por meio de sistemas ou aplicativos desenhados especificamente para esse fim. Através deles, a equipe da empresa que lida com gastos de viagens de colaboradores poderá identificar certos padrões com despesas (ou mesmo de um determinado funcionário), abrindo oportunidades de treinamento, para garantir uma melhor sintonia quando o assunto é despesas e gastos de funcionários em viagem. O gerenciamento de gastos feito através de um processo automatizado é simples e rápido, e manterá a empresa no caminho da redução de erros e de custos.

Ao utilizar a tecnologia para centralizar a gestão de despesas corporativas, a empresa torna o processo de reembolsos muito mais produtivo. Além disso, é possível livrar-se das velhas e complicadas planilhas de gastos, o que elimina, por tabela, a necessidade de guardar e conferir centenas de comprovantes. Já existem plataformas disponíveis no mercado que tornam possível o envio de qualquer recibo no momento em que a despesa é feita pelo funcionário, e o gestor de gastos com viagens pode aprová-la (ou não) em tempo real.

Estes softwares contam com várias funcionalidades que permitem parametrizar, com maior eficiência, as regras corporativas, de modo que qualquer irregularidade seja verificada no momento em que a solicitação de reembolso é feita pelo colaborador. Assim, é muito simples identificar possíveis distorções dos valores de ressarcimento solicitados, apontar erros em notas fiscais e questionar documentos que não estejam alinhados com as políticas de viagens corporativas da empresa.

O reembolso de despesas em viagem e a questão da tributação

É natural que as empresas usem as despesas com reembolso de viagens no abatimento dos seus respectivos rendimentos tributáveis, tal prática porém, feita de maneira errônea e sem as devidas comprovações pode acarretar penalidades previstas na legislação. Já nos casos em que o reembolso de despesas é legítimo, considera-se que as despesas pagas são simples saídas financeiras com a devida comprovação.

Se a gente olhar o prisma trabalhista, um melhor gerenciamento de despesas com viagens corporativas pode livrar a sua empresa de um processo jurídico, haja vista, a possível frequência de adiantamentos e reembolsos efetuados, muitas vezes, diretamente na conta do funcionário. É importante conhecer a legislação e a jurisprudência trabalhista para evitar estes prováveis desconfortos e em um litígio conseguir comprovação imediata que as verbas de viagem não eram salários indiretos etc.

As despesas de viagens à trabalho dos colaboradores referem-se aos gastos que eles têm, principalmente, com hospedagem, alimentação, passagens rodoviárias ou aéreas, traslados e/ou quilometragem rodada com seu carro próprio. No entanto, essas despesas não fazem parte do salário do funcionário, ou seja, não possuem natureza salarial, e sim indenizatória, por isto existe a grande necessidade de controlá-las e identificá-las muito bem.

Aprovada em Abril de 2017, a reforma trabalhista flexibilizou diversas normas das relações no mundo do trabalho, fortalecendo os acordos feitos diretamente entre empresa e funcionários. A maneira como o reembolso de despesas de trabalho ocorrerá, é um dos temas que na legislação trabalhista pode ser acordado e formalizado entre empresa e funcionários. Por isso, as empresas devem estar atentas aos acordos e estabelecer uma política clara de ressarcimento de despesas, em casos de viagens a negócios de seus colaboradores.

 

Jared Belfort
Autor: Jared Belfort
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