Como calcular o reembolso de KM corretamente na sua empresa!

É comum em grande parte das empresas que os colaboradores utilizem seus carros particulares para atividades profissionais e, por isso, é fundamental saber calcular corretamente o reembolso de km da viagem.

Fazer isso da maneira certa ajuda no controle de gastos da sua empresa, garante que ela esteja cumprindo com os direitos de seus colaboradores e, é claro, facilita a manutenção de um bom ambiente profissional.

O reembolso de KM (Ou reembolso de quilometragem)

Para fazer o reembolso de km (quilometragem) de forma correta, é necessário saber o valor médio do litro de combustível nos postos mais próximos e a quantidade média de KM que o carro do seu colaborador percorre a cada litro. Mas, como você já deve saber, a conta não é tão simples assim.

Em uma viagem a trabalho feita com seu próprio carro, o colaborador não utiliza apenas o combustível e, portanto, a sua empresa deve arcar, também, com outros custos. E eles são, principalmente: a limpeza, o seguro e as taxas anuais do veículo. Além disso, outros fatores podem entrar no cálculo, como uma possível manutenção, valor de estacionamento, se utilizado, e a depreciação do carro.

E é sempre válido lembrar: é muito importante que todos esses gastos a serem reembolsados estejam bem claros na política de reembolso da sua empresa, para uma comunicação mais clara entre gestor e colaborador.

Como calcular o Reembolso de KM da melhor forma

Antes de tudo, para que não haja erros na hora de reembolsar o seu colaborador, todos os gastos devem estar corretamente listados. Para fazer isso de forma extremamente simples, você pode contar com softwares que automatizam a gestão de despesas da sua empresa. 

Já listamos aqui em nosso blog sete razões para você automatizar essa função, então, se você ainda não conferiu, dê uma lida assim que terminar este texto!

Então, vamos ao mais importante? Como fazer a conta do reembolso de km sem esquecer de nada e com o cálculo correto?

Antes de chegar ao resultado final, primeiro devemos calcular, individualmente, todos os gastos envolvidos na utilização profissional do carro de um colaborador.

Para exemplificar e explicar melhor cada passo do cálculo, vamos supor que Carlos, um novo colaborador da sua empresa, precisasse ser reembolsado após uma viagem profissional e, a cada tópico, veremos como a conta se aplica a ele, ok?

1 – Combustível

Para fazer o cálculo do combustível é necessário, primeiro, saber o valor médio do litro de combustível. Depois, o consumo médio de litros por KM do veículo em questão.

Com essas informações já listadas, é só dividir o preço do combustível pelo consumo médio do carro.

Suponhamos, então, que o combustível esteja custando R$5,00 e que o carro do Carlos faça 10 quilômetros por litro. A conta seria: 5 / 10 = 0,5. Cada quilômetro, então, custaria R$0,50.

2 -Limpeza

É importante que, principalmente a serviço, o carro esteja sempre limpo e apresentável. Sendo assim, visitas a postos para limpeza do veículo também fazem parte dos custos referentes ao reembolso de km.

Para chegar ao valor necessário, é preciso ter em mãos os custos de limpeza no mês ou no ano, assim como a quilometragem rodada no mesmo período.

Então, é só dividir os gastos de limpeza pela quilometragem.

Pensemos que Carlos tenha realizado duas lavagens por mês, custando, cada uma, 50 reais – totalizando R$1.200 no ano –, e corrido 30 mil quilômetros no ano. A conta seria: 1200 / 30000 = 0,04. Portanto, o gasto relativo à limpeza seria de R$0,04 por KM percorrido a trabalho.

3 – Seguro

O cálculo dos custos referentes ao seguro do carro em questão segue a mesma lógica e é bem simples. Basta saber o preço pago pela apólice e, novamente, a quilometragem rodada no ano.

Para chegar ao resultado, vamos dividir o preço do seguro pela quilometragem percorrida.

Lembramos aqui que, em muitos casos, a empresa não arca com o valor total do seguro, já que o carro e, portanto, os benefícios da apólice também são de uso do colaborador. Isso, claro, precisa estar muito claro e detalhado na política de viagens da empresa.

Vamos supor que Carlos tenha contratado um seguro no valor de R$2.400 e que tenha percorrido os mesmos 30 mil quilômetros no ano. A conta seria: 2400 / 30000 = 0,08. Então, o custo seria de R$0,08 por KM. Caso a empresa arque com apenas 50%, bastaria apenas dividir por dois, alterando o valor para R$0,04.

4 – Taxas anuais

Assim como o seguro, as taxas anuais, como IPVA, licenciamento e demais encargos do DETRAN, também podem ser divididas entre empresa e colaborador. Além disso, o cálculo segue a mesma lógica.

É necessário saber o valor total das taxas e a quilometragem rodada ao longo do ano.

Dividimos o custo das taxas pela quantidade de quilômetros percorridos e temos o valor desejado.

Hipoteticamente, Carlos teve R$1.800 de gastos com taxas anuais e, nesse período, correu os mesmos 30 mil quilômetros. A conta seria: 1800 / 30000 = 0,06. O valor seria de R$0,06 por KM e, caso a empresa arcasse com a metade, de R$0,03.

5 – Manutenção, estacionamento e depreciação do veículo

Esses são fatores que também podem estar presentes no cálculo final do reembolso de km, mas dependem de certas circunstâncias.

Uma manutenção, caso necessária, deve ser reembolsada pela empresa, tendo como custo o valor pago na oficina visitada. Em alguns casos, os valores são divididos entre empresa e colaborador, já que uma revisão pode ser feita e, com isso, outros reparos no carro, não necessariamente ligados ao uso profissional.

Caso utilize estacionamentos durante o uso comercial do veículo, o colaborador também deve ter seus gastos ressarcidos. O cálculo não segue a mesma lógica de divisão por quilometragem já que estacionamentos cobram, normalmente, por tempo de utilização. Sendo assim, o valor da permanência no local é o custo a ser reembolsado.

A depreciação do veículo é um cálculo a ser feito com base na Tabela Fipe e, para chegar aos custos de reembolso, segue-se a mesma lógica que já vimos: divisão do valor total pelos quilômetros percorridos ao longo do ano.

Entretanto, essa é uma variável que não entra na conta de todas as empresas, já que deve estar presente apenas em casos em que a companhia exija que o colaborador troque de veículo após certo período.

Resultado final

Por fim, basta somar os valores calculados individualmente, conforme explicamos, e multiplicá-los pelo total de quilômetros percorridos a trabalho pelo colaborador.

Assim, chegamos ao valor de reembolso de km necessário.

No caso de Carlos, que correu 30 mil quilômetros no ano, sendo 20 mil a serviço, e desconsiderando os valores de manutenção, estacionamento e depreciação, por serem relativos, a conta seria: (0,5 + 0,04 + 0,08 + 0,06) * 20000 = 13600. Portanto, Carlos receberia de reembolso por km anual o valor de R$13.600.

E a a famosa conta do valor do KM reembolsado pela empresa seria de: R$ 0,68 (sessenta e oito centavos).

É importante ter um número mágico médio, para não ter que calcular sempre o valor para todos os funcionários, com as respectivas especificidades.

Basta pegar a quilometragem rodada e multiplicar pelo valor do KM, simples assim 😉

Como já dissemos, todo esse processo, vital para a saúde financeira e para o bem-estar de sua empresa, fica mais fácil e com menos chances de erro com a utilização de softwares que te auxiliam no controle de gestão de reembolsos.