Cinco razões para explicar por que os colaboradores devem reservar as próprias viagens corporativas

Saiba o por que os colaboradores da sua empresa devem fazer as próprias reservas de viagens! Como um processo descentralizado, empodera, entrega agilidade, reduz burocracia e cria uma cultura de ‘senso de dono’ nos colaboradores. Neste artigo, iremos ver 5 motivos para você descentralizar o processo de viagens na sua empresa

6 minutos de leitura

Nas organizações, cada vez mais encontramos um perfil de funcionário atuante, dedicado e com autonomia para tomar decisões, dentro dos limites de suas atribuições. Essas qualidades são, de um lado, exigidas pelo mercado de trabalho e, por outro, incentivadas dentro das empresas.

Desta forma, o funcionário moderno e com “ownership sense” interage com a gestão de forma muito mais autônoma do que antes: não precisa esperar uma ordem de ação, vai atrás do objetivo e o cumpre, para depois discutir com o gestor imediato os aspectos positivos ou não dessa intervenção.

Empresas modernas não punem o erro, entendem que a falha faz parte da jornada de aprendizado, e valorizam colaboradores que arriscam e possuem atitude.

Nesse sentido, os gestores estão delegando mais liberdade de ação aos colaboradores, exatamente porque existem tarefas que eles podem facilmente fazer à sua maneira, e se sentem prestigiados quando podem colaborar de maneira mais ativa na empresa. Uma dessas atribuições é a marcação de viagens de negócios: como as relações de trabalho exigem cada vez mais flexibilidade, é natural que as viagens corporativas passem a ser gerenciadas de forma mais autônoma, a fim de que o funcionário possa ter uma agilidade maior no processo de reserva.

Essa nova geração de viajantes a negócios é conhecedora de tecnologia e tem menor probabilidade de seguir políticas e métodos de viagem restritos e desatualizados. As empresas que entendem a importância de manter seus funcionários felizes estão adaptando as formas de gerenciamento de viagens corporativas, passando a permitir que os próprios colaboradores reservem e organizem suas viagens de negócios.

Uma tendência cheia de vantagens: funcionários marcam suas próprias viagens corporativas

Uma tendência observada nas empresas que delegam aos seus próprios funcionários a tarefa de tratar das viagens corporativas é o aumento da confiança entre os pares: gestores e colaboradores trabalham numa mesma sintonia, a fim de otimizar custos e tempo. A prática da auto-reserva (via plataforma de self-booking) acaba substituindo o fluxo tradicional, burocrático, onde o colaborador precisa enviar um e-mail, ou telefonar, para a pessoa responsável para solicitar uma compra de passagem e hotel.

Dessa forma, como os funcionários das empresas cada vez mais desejam liberdade para poderem organizar suas próprias viagens, sem intermediários, a própria viagem a negócios tende a ficar mais econômica, desde o início do processo, já que se elimina principalmente o tempo gasto nas idas e vindas de informações e dados, o que ocorre com frequência no âmbito das consultas as agências de viagens tradicionais. No geral, a auto-reserva é uma experiência menos estressante e mais satisfatória, tanto para o funcionário quanto para a empresa que vai arcar com suas despesas de viagem.

Vale lembrar que hoje os colaboradores já conhecem e se acostumaram com sites de turismo online (conhecido como OTAs), como Decolar.com e Submarino Viagens, que oferecem uma experiência de reserva muito fácil, logo, qualquer experiência de reserva diferente da que ele já está acostumada, fica traumática e repleta de atritos. O colaborador deseja ter a mesma experiência que ele possui para fazer uma reserva pessoal, em uma reserva corporativa (não é porquê é uma viagem de negócios, que a experiência tem que ser ruim).

Outra questão sensível, as viagens corporativas com “excesso de gerenciamento” podem sair mais caras do que as viagens de negócios em um modelo auto-gerenciável. Para uma empresa, ter gerentes de viagem, gerentes de escritório ou assistentes que fiquem exclusivamente por viagens, requer um esforço e um investimento extra, e muitas vezes, o “molho sai mais caro que o peixe”.

Neste contexto, apresentaremos cinco motivos para que a sua empresa permita que os próprios viajantes de negócios reservem e administrem suas viagens corporativas.

1.Reservas de passagens e hotel com mais agilidade

Os funcionários de sua empresa podem reservar suas próprias viagens de negócios, com a mesma liberdade de quando reservam suas viagens de lazer; isto reduz exponencialmente o tempo, pois evita aquele ‘ping-pong’ e troca de e-mails intermináveis. Mas atenção, antes de descentralizar, é preciso estabelecer previamente uma política de viagem, e deixar todo mundo alinhado com as regras!

Uma pesquisa da GBTA (Global Business Travel Association) identificou que 45% dos colaboradores gastam em torno de 2 horas para planejar uma viagem corporativa, 36% gastam entre 1 e 2 horas, e 9% gastam mais de 2 horas.

Em um modelo self-booking, este tempo reduz para alguns minutos, lembre-se, o core-business da sua empresa não é planejar viagem, é vender algum produto ou serviço.

2. Sentimento de pertencimento da equipe

A delegação de responsabilidades aos funcionários, no momento de preparar uma viagem corporativa, aumenta o sentimento de pertencimento da equipe empresa. Essa sensação de fazer parte ativa da empresa é bastante positiva, pois denota o alto nível de confiança dos gestores em seus colaboradores. É sempre muito importante melhorar a satisfação dos funcionários, e fazer isso através da aderência à política de viagens da empresa é uma ótima estratégia.

3. Melhor experiência de compra

As modernas plataformas de gerenciamento de viagens estão gradativamente se distanciando das antigas plataformas, que antes existiam nas empresas, que tinham usabilidade ruim e eram muito difíceis de operar. As plataformas modernas são tão fáceis de usar como uma OTA (Online Travel Agency), e dispensam treinamento, e não exige que a empresa possua departamentos de viagens exclusivos.

4. Segurança e Compliance

Permitir que os viajantes de negócios confiem em si mesmos, dentro de uma plataforma de gestão de viagens, garante segurança aos acionistas e dá transparência ao processo.

Ou seja, o colaborador tem mais agilidade ao reservar uma viagem, e a empresa ganha com segurança e compliance, pois todos os dados ficam guardados em um único lugar, com dados rastreáveis e facilmente auditáveis.

5. Vantagens no planejamento das viagens corporativas: colaboradores buscam as melhores tarifas

Os viajantes a negócios geralmente são bem informados, tendo tempo para ler resenhas e reunir depoimentos positivos acerca desse tipo de viagem. Em suma, eles não estão dispostos a desperdiçar dinheiro com algo que não seja uma ótima experiência para eles. As empresas que adotarem essa nova abordagem obterão o benefício de otimizar seus gastos em viagens, além de criar o tipo de cultura empresarial de que os funcionários adoram fazer parte.

Em resumo, colaboradores engajados gostam de fazer bons negócios para as empresas, e sabendo que existe uma plataforma que irá “monitorar” estas despesas isto se torna “sine qua non” para o seu rito de reserva de hotéis e passagens.

Conclusão

Permitir que os funcionários reservem suas próprias viagens, com regras claras e segurança aos acionistas, entrega uma melhor experiência, reduz tempo e dinheiro para empresa e valoriza os colaboradores.

Faça e permita esta experiência em sua empresa!

Jared Belfort
Autor: Jared Belfort

Jared Belfort é especialista em viagens da Onfly, nos últimos meses tem se dedicado a entender como funciona o mercado de viagens e como pode otimizar os custos de viagens das empresas, para falar com ele, basta enviar um e-mail para jared@onfly.com.br

Deixe seu e-mail e receba em primeira mão dicas de viagens corporativas

Só conteúdo supimpa, acredite ;-)

    Prometemos não enviar qualquer tipo de spam.


    Outros artigos
    Otimize sua gestão de viagens
    Clique aqui e baixe sua planilha de RDV
    Descubra o que nenhuma agencia de viagens corporativas quer te contar