7 dicas para reduzir gastos com viagens corporativas e economizar para sua empresa ūüíł

Veja 7 dicas incríveis para sua empresa poder reduzir custos com viagens corporativas, ter mais transparência e gerar mais valor para os acionistas

5 minutos de leitura

Muitas empresas precisam das viagens corporativas para estreitar relacionamento com clientes, prospectar novos clientes, desenvolver projetos, conhecer novos fornecedores, visitar filiais, ou seja, para crescer o negócio como todo.

Por isso, é fundamental para as empresas desenvolver a competência de gestão de viagens e saber como reduzir gastos com viagens a trabalho, economizar e poder ter mais recursos para investir em outras áreas como marketing e vendas.

Pensando nisso, elaboramos uma lista resumida com as 7 dicas fundamentais para quem deseja reduzir gastos com viagens corporativas.

Sendo assim, confira a seguir como reduzir esses gastos e poupar para sua empresa. 

1. Estabele√ßa uma pol√≠tica de viagens ‚úąÔłŹ

A primeira coisa que uma empresa precisa para reduzir gastos com viagens corporativas √© ter uma pol√≠tica de viagens. A pol√≠tica de viagens √© um documento que estabelece regras, diretrizes e d√° orienta√ß√Ķes para os viajantes a neg√≥cios da empresa. Ou seja, √© um guia completo de como planejar, fazer reservas, or√ßamento para a viagem, saber como ser√° o reembolso, entre outras coisas.¬†

Por meio deste documento os funcionários podem fazer melhores escolhas na hora de fazer uma reserva de hospedagem, por exemplo, escolhendo um local de fácil acesso, próximo ao destino da viagem e a um custo menor. Esse é apenas um exemplo de como a política de viagens pode auxiliar na redução de gastos com as viagens corporativas. 

2. Planeje cada viagem corporativa com anteced√™ncia ūüďÖ

Outra coisa muito importante é ter um bom plano de viagem. Nem sempre é possível planejar todos os detalhes de uma viagem, pois algumas delas acontecem de repente. No entanto, quando for uma viagem programada é importante planejar com antecedência os mínimos detalhes. Isso evita imprevistos que podem resultar em gastos que poderiam ser evitados.

Al√©m disso, planejar com anteced√™ncia propicia pesquisar melhor os pre√ßos e escolher op√ß√Ķes mais econ√īmicas em uma viagem. Quando h√° um roteiro organizado, pesquisa de pre√ßo e defini√ß√£o de objetivos, √© poss√≠vel otimizar os custos ao longo da viagem.¬†

3. Escolher de acordo com as necessidades ūüėä

Durante a viagem é comum que as pessoas escolham hospedagens mais conhecidas, por não saber exatamente se outra opção de hospedagem, com valor inferior, mas com os mesmos benefícios, realmente é uma boa opção. A verdade é que a opção mais conhecida nem sempre é a melhor opção, principalmente para o financeiro da empresa. 

Isso vale para hospedagem e para qualquer outra situação onde há a possibilidade de escolher um serviço mais conhecido e outro menos conhecido, sendo que ambos oferecem os mesmos benefícios e atendem às necessidades durante a viagem.

Por isso, dê preferência para uma hospedagem ou serviço que atenda às necessidades do viajante, incluindo conforto, segurança e acessibilidade, desde que a opção escolhida esteja dentro do orçamento proposto para a viagem. 

 

4. Utilize a tecnologia na gest√£o de viagens ūüĖ•ÔłŹ

A tecnologia deve ser uma grande aliada do seu negócio, por isso, aproveite softwares, plataformas e aplicativos que auxiliam na gestão de viagens. A Onfly, por exemplo, é uma plataforma específica para gestão de viagens corporativas, que auxilia em diferentes processos permitindo uma maior economia para a empresa. 

Com tecnologia de ponta, nossa plataforma oferece transpar√™ncia nos processos de reembolso, recomenda as melhores op√ß√Ķes para economizar em hospedagem e passagens a√©reas, al√©m de outros recursos que permitir√£o economizar muito mais.¬†

5. Tenha uma pol√≠tica de prote√ß√£o √†s fraudes ūüĒ•

Já falamos aqui na Onfly que as fraudes nos processos de reembolsos representam uma grande parcela de todas as fraudes cometidas dentro de uma empresa. Dessa forma, a empresa que não possui uma política de proteção contra fraudes e tem sofrido com esse problema, pode perder muito dinheiro no processo de reembolso. 

Sendo assim, ter uma política de proteção às fraudes nos processos de reembolso de despesas de viagem é fundamental para reduzir gastos. Além disso, essa é uma ação muito importante para que haja maior transparência nos processos, confiança na relação entre empregador e empregado, redução de gastos e otimização de processos.

Lembrando que ao usar a plataforma Onfly na gestão de viagens, os processos se tornam mais transparentes e eficientes, o que já auxilia na proteção às fraudes na sua empresa. 

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6. Estabele√ßa uma pol√≠tica para reembolso de despesas ūüö®

Os principais custos em uma viagem estão relacionados às despesas do viajante, por isso, ter como foco a redução dos custos nos processos de reembolso é uma ótima forma de economizar. 

Mesmo com todas as dicas j√° mencionadas sobre o assunto, √© importante ter uma pol√≠tica espec√≠fica para reembolso de despesas de viagens. Nesta pol√≠tica √© preciso definir todas as regras para a solicita√ß√£o do reembolso, assim como o or√ßamento m√°ximo para cada uma das despesas em uma viagem. Por isso, tenha em mente as seguintes quest√Ķes que devem ser definidas em uma pol√≠tica de reembolso:

  • Exig√™ncia de relat√≥rios com detalhamento de todos os custos que ser√£o reembolsados;
  • Apresenta√ß√£o de documentos fiscais que comprovem os gastos ao longo da viagem;
  • C√°lculo da varia√ß√£o cambial, no caso de viagens internacionais;
  • Or√ßamento m√°ximo para cada um dos gastos, como hospedagem, passagem a√©rea, restaurante, transporte, entre outros.

Ter todos esses pontos definidos e detalhados em um documento é muito importante para evitar problemas no processo de reembolso. Além disso, esse documento permitirá uma melhor organização e planejamento da viagem corporativa, além de otimização dos custos e maior esclarecimento entre os funcionários. 

7. Estabele√ßa parcerias importantes para viagens ūüóļÔłŹ

Outra forma de reduzir gastos com viagens corporativas é estabelecendo parcerias importantes para as viagens da sua empresa. Isso significa ter parcerias com redes de hotéis, locadoras de veículos, restaurantes, companhias aéreas, e outras empresas que oferecem descontos interessantes ao estabelecer uma parceria. 

Viu só quantas formas fáceis de reduzir gastos com viagens corporativas e economizar para sua empresa?

Conte nos comentários qual é a maior dificuldade da sua empresa em reduzir os gastos com viagens corporativas.

Jared Belfort
Autor: Jared Belfort

Jared Belfort √© especialista em viagens da Onfly, nos √ļltimos meses tem se dedicado a entender como funciona o mercado de viagens e como pode otimizar os custos de viagens das empresas, para falar com ele, basta enviar um e-mail para jared@onfly.com.br

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