Muitas empresas precisam das viagens corporativas para estreitar relacionamento com clientes, prospectar novos clientes, desenvolver projetos, conhecer novos fornecedores, visitar filiais, ou seja, para crescer o negócio como todo.
Por isso, é fundamental para as empresas desenvolver a competência de gestão de viagens e saber como reduzir gastos com viagens a trabalho, economizar e poder ter mais recursos para investir em outras áreas como marketing e vendas.
Pensando nisso, elaboramos uma lista resumida com as 7 dicas fundamentais para quem deseja reduzir gastos com viagens corporativas.
Sendo assim, confira a seguir como reduzir esses gastos e poupar para sua empresa.
1. Estabeleça uma política de viagens ✈️
A primeira coisa que uma empresa precisa para reduzir gastos com viagens corporativas é ter uma política de viagens. A política de viagens é um documento que estabelece regras, diretrizes e dá orientações para os viajantes a negócios da empresa. Ou seja, é um guia completo de como planejar, fazer reservas, orçamento para a viagem, saber como será o reembolso, entre outras coisas.
Por meio deste documento os funcionários podem fazer melhores escolhas na hora de fazer uma reserva de hospedagem, por exemplo, escolhendo um local de fácil acesso, próximo ao destino da viagem e a um custo menor. Esse é apenas um exemplo de como a política de viagens pode auxiliar na redução de gastos com as viagens corporativas.
2. Planeje cada viagem corporativa com antecedência 📅
Outra coisa muito importante é ter um bom plano de viagem. Nem sempre é possível planejar todos os detalhes de uma viagem, pois algumas delas acontecem de repente. No entanto, quando for uma viagem programada é importante planejar com antecedência os mínimos detalhes. Isso evita imprevistos que podem resultar em gastos que poderiam ser evitados.
Além disso, planejar com antecedência propicia pesquisar melhor os preços e escolher opções mais econômicas em uma viagem. Quando há um roteiro organizado, pesquisa de preço e definição de objetivos, é possível otimizar os custos ao longo da viagem.
3. Escolher de acordo com as necessidades 😊
Durante a viagem é comum que as pessoas escolham hospedagens mais conhecidas, por não saber exatamente se outra opção de hospedagem, com valor inferior, mas com os mesmos benefícios, realmente é uma boa opção. A verdade é que a opção mais conhecida nem sempre é a melhor opção, principalmente para o financeiro da empresa.
Isso vale para hospedagem e para qualquer outra situação onde há a possibilidade de escolher um serviço mais conhecido e outro menos conhecido, sendo que ambos oferecem os mesmos benefícios e atendem às necessidades durante a viagem.
Por isso, dê preferência para uma hospedagem ou serviço que atenda às necessidades do viajante, incluindo conforto, segurança e acessibilidade, desde que a opção escolhida esteja dentro do orçamento proposto para a viagem.
4. Utilize a tecnologia na gestão de viagens 🖥️
A tecnologia deve ser uma grande aliada do seu negócio, por isso, aproveite softwares, plataformas e aplicativos que auxiliam na gestão de viagens. A Onfly, por exemplo, é uma plataforma específica para gestão de viagens corporativas, que auxilia em diferentes processos permitindo uma maior economia para a empresa.
Com tecnologia de ponta, nossa plataforma oferece transparência nos processos de reembolso, recomenda as melhores opções para economizar em hospedagem e passagens aéreas, além de outros recursos que permitirão economizar muito mais.
5. Tenha uma política de proteção às fraudes 🔥
Já falamos aqui na Onfly que as fraudes nos processos de reembolsos representam uma grande parcela de todas as fraudes cometidas dentro de uma empresa. Dessa forma, a empresa que não possui uma política de proteção contra fraudes e tem sofrido com esse problema, pode perder muito dinheiro no processo de reembolso.
Sendo assim, ter uma política de proteção às fraudes nos processos de reembolso de despesas de viagem é fundamental para reduzir gastos. Além disso, essa é uma ação muito importante para que haja maior transparência nos processos, confiança na relação entre empregador e empregado, redução de gastos e otimização de processos.
Lembrando que ao usar a plataforma Onfly na gestão de viagens, os processos se tornam mais transparentes e eficientes, o que já auxilia na proteção às fraudes na sua empresa.
6. Estabeleça uma política para reembolso de despesas 🚨
Os principais custos em uma viagem estão relacionados às despesas do viajante, por isso, ter como foco a redução dos custos nos processos de reembolso é uma ótima forma de economizar.
Mesmo com todas as dicas já mencionadas sobre o assunto, é importante ter uma política específica para reembolso de despesas de viagens. Nesta política é preciso definir todas as regras para a solicitação do reembolso, assim como o orçamento máximo para cada uma das despesas em uma viagem. Por isso, tenha em mente as seguintes questões que devem ser definidas em uma política de reembolso:
- Exigência de relatórios com detalhamento de todos os custos que serão reembolsados;
- Apresentação de documentos fiscais que comprovem os gastos ao longo da viagem;
- Cálculo da variação cambial, no caso de viagens internacionais;
- Orçamento máximo para cada um dos gastos, como hospedagem, passagem aérea, restaurante, transporte, entre outros.
Ter todos esses pontos definidos e detalhados em um documento é muito importante para evitar problemas no processo de reembolso. Além disso, esse documento permitirá uma melhor organização e planejamento da viagem corporativa, além de otimização dos custos e maior esclarecimento entre os funcionários.
7. Estabeleça parcerias importantes para viagens 🗺️
Outra forma de reduzir gastos com viagens corporativas é estabelecendo parcerias importantes para as viagens da sua empresa. Isso significa ter parcerias com redes de hotéis, locadoras de veículos, restaurantes, companhias aéreas, e outras empresas que oferecem descontos interessantes ao estabelecer uma parceria.
Viu só quantas formas fáceis de reduzir gastos com viagens corporativas e economizar para sua empresa?
Conte nos comentários qual é a maior dificuldade da sua empresa em reduzir os gastos com viagens corporativas.
