A organização de viagens é uma tarefa de grande importância, considerando que o sucesso de uma viagem de trabalho depende enormemente do planejamento.
Por isso, planejar uma viagem de trabalho para os colegas é algo que exige conhecimento, dedicação e certos cuidados.
Pensando nisso, reunimos 6 dicas essenciais para planejar uma viagem de trabalho para seus colegas de trabalho.
Então, se sua empresa não trabalha de uma forma descentralizada de viagens, e ainda todo fluxo de reservas encontra-se centralizado em você, veja a seguir essas 6 dicas matadoras para ter êxito neste enorme desafio.
1. Considere as preferências dos viajantes
Ao planejar uma viagem de negócios para seus colegas de trabalho, é fundamental que você considere as preferências deles. Afinal, é preciso pensar no bem-estar de quem realizará a viagem e isso inclui suas preferências em uma viagem a negócio.
Nesse caso, anote todas as informações relevantes para que possa utilizar esses parâmetros ao fazer uma reserva ou determinar algo importante para a viagem de seus colegas de trabalho.
Um exemplo de preferências é quem prefere fazer conexões para determinado destino do que um voo longo em um único avião, ou até mesmo, qualidade do hotel.
Essas informações te ajudarão a escolher as melhores opções para cada um de seus colegas de trabalho.
2. Priorize o objetivo da viagem
Em uma viagem a trabalho, há sempre um objetivo profissional que deve ser priorizado. Por isso, ao fazer a organização de viagens para seus colegas é fundamental identificar o objetivo da viagem e determiná-la como prioridade na viagem a trabalho.
Ao priorizar o objetivo da viagem, é importante que todas as ações em torno desse planejamento seja para complementar esse objetivo. Ou seja, ao escolher a hospedagem é fundamental considerar o local da reunião ou evento de trabalho, por exemplo, você não quer que o viajante gaste horas de deslocamento dentro da cidade, não é mesmo?
Todas as demais ações envolvidas em uma viagem como hospedagem, transporte, alimentação, lazer, entre outras, devem complementar o objetivo da viagem, que por sua vez, será a prioridade.
Por isso, é importante pensar que essas ações auxiliem no objetivo de viagem. E isso tudo será possível por meio da organização de viagens, que tem o papel de planejar os mínimos detalhes como o itinerário completo da viagem a negócio.
3. Inclua a agenda durante a organização de viagens
Outro ponto muito importante é sobre a agenda dos seus colegas ao realizar uma viagem a negócios. É possível que mesmo em viagem, seus colegas tenham trabalho para entregar ou mesmo compromissos inadiáveis.
Por exemplo, relatório para entregar após a viagem, slides para apresentar no retorno da viagem, rotina de exercícios físicos que precisa cumprir, entre outros. Além disso, alguns viajantes costumam viajar com o cônjuge ou com outros colegas de trabalho ao fazer uma viagem a negócio, o que conhecemos como bleisure. Nesse caso, é importante ter todas essas informações para ter uma melhor organização de viagem.
Lembre-se também de colocar todos os convites de vôo e hospedagem na agenda do seu colega (seja do google ou do outlook), de preferência com os localizadores do aéreo e o nome do hotel.
É importante incluir a agenda do seu colega ao fazer a organização da viagem, para que você possa conciliar todas essas informações. Lembre-se, em uma viagem de trabalho o viajante precisa ter bastante tempo livre, que deverá ser usado para focar no trabalho, e ele não quer perder tempo com questões extras.
Foco é tudo, para algumas viagens, em uma empresa, o retorno pode ser de milhões (pensa em uma viagem comercial por exemplo para fechar o contrato com uma grande empresa).
4. Planeje o itinerário da viagem a trabalho
Se tem algo que facilita muito ao longo de uma viagem é o itinerário. Através desse documento é possível conferir o resumo de toda a viagem. Com isto, fica muito mais difícil que o viajante esqueça de fazer algo importante ou mesmo fique confuso sobre horários e compromissos ao longo da viagem de trabalho.
Sendo assim, para auxiliar seus colegas em uma viagem a negócios elabore um itinerário de viagem, incluindo um resumo de toda a viagem, desde o horário do voo até o retorno do viajante. Isso facilitará a organização pessoal do seu colega de trabalho e aumentará as chances de alcançar uma viagem de sucesso.
Quando for elaborar o itinerário, não se esqueça de deixá-lo em formato cronológico. Ou seja, a ordem dos eventos deve seguir uma ordem cronológica para que as informações sejam claras e organizadas. Também é importante elaborar uma cópia digital e talvez impressa (se o colaborador preferir, mas vamos preservar algumas árvores, por favor).
5. Capacite seus colegas para fazer suas reservas
A maioria dos viajantes prefere fazer suas próprias reservas, em vez de ter um terceiro que faça as reservas. Logo, embora você ainda seja responsável por planejar a viagem, você ganhará mais tempo e aumentará a satisfação dos viajantes, deixando que eles façam suas próprias reservas, claro, dentro de uma política de viagens clara e alinhada com todos os viajantes.
Para isso, é fundamental contar com um software de gerenciamento de viagens que inclua toda a política de viagem da empresa. Existem vários softwares e plataformas desse tipo, como a Onfly, que permite cadastrar colaboradores com permissões diferentes. Assim, o viajante pode escolher a hospedagem que deseja reservar e até mesmo voo. Depois você só precisa aprovar as reservas.
Acredite, isto é muito poderoso, com cada colaborador fazendo sua reserva dentro de uma política pré-configurada, nunca mais ninguém irá reclamar que você colocou ela em um hotel ruim, ou que o vôo era inadequado.
E você terá muito mais tempo, para analisar dados e tomar decisões mais inteligentes, acredite, você só conseguirá promoções dentro da empresa se sair de um cargo mais operacional para um cargo muito mais gerencial e que apoie a empresa com análise de dados (temos um report incrível com 13 KPIs para gestão de viagens)
Isso facilitará todo o processo de organização de viagens e ao mesmo tempo fará com que a viagem seja mais prazerosa, considerando que o viajante tem a autonomia de fazer suas próprias reservas. Alguns softwares contam ainda com dicas para reserva e diretrizes baseadas na política de viagens da empresa para auxiliar nas reservas.
6. Use um software para a organização de viagens
Se tem algo que irá descomplicar a organização de viagens na sua empresa é a utilização de um software ou plataforma de viagens, como já mencionamos. Além de permitir que os viajantes façam suas próprias reservas, um software de gerenciamento de viagens possui inúmeras funcionalidades e relatórios que serão úteis para a organização de viagens e tomada de decisão mais inteligentes, além claro, de uma incrível economia.
Com a Onfly, por exemplo, você tem tudo em um só lugar, como itinerário de viagens, confirmações de viagens, aprovação de reservas, política de viagens, gestão de despesas, passagens com descontos, cadastramento de hotéis preferidos e muito mais.
Isso significa que você terá uma ferramenta completa sempre à mão para realizar a organização de viagens de seus colegas de trabalho. Ou seja, você terá economia de tempo, uma melhor organização e até mesmo economia de dinheiro, já que a plataforma Onfly é capaz de reduzir em até 30% os gastos com viagens corporativas.
Essas foram as 6 dicas para planejar uma viagem de trabalho para seus colegas de trabalho. Se gostou deste conteúdo, deixe seu comentário e aproveite para conhecer a plataforma Onfly, a mais completa em gerenciamento de viagens corporativas.
